Saúde pública: como acabar com as filas e resolver outros problemas de gestão

Por Equipe Pixeon em 16 de dezembro de 2019

Os serviços públicos de saúde no Brasil englobam uma série de instituições, como hospitais militares, hospitais municipais, estaduais, federais, universitários, hospitais de servidores públicos, entre outros, seja por gestão direta ou não. Apesar de cada um contar com sua própria gestão, de forma centralizada, todas as organizações acabam esbarrando nos mesmos problemas e desafios, principalmente na saúde pública.

Neste material, vamos mostrar quais são os desafios que as instituições de saúde enfrentam e quais recursos e tecnologias podem ajudá-las a conquistar produtividade e qualidade em seus processos. Confira!

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Sumário:

A hierarquia de atendimento no SUS
Quais são os maiores problemas enfrentados pelas instituições públicas de saúde no país?
Tempo de espera por atendimento e dificuldades no acesso a serviços são principais queixas apresentadas pela população
Faltam leitos para atender a população
Recursos destinados à saúde pública não são suficientes e desperdício é alto
Problemas da gestão prejudicam organização e produtividade
Falta de controle afeta insumos, medicamentos e exames
Documentos físicos ocupam espaço e oferecem risco à segurança de dados dos pacientes
7 tecnologias que vão mudar o cenário da saúde pública no Brasil
A tecnologia proporciona melhor aproveitamento de recursos na saúde pública

A hierarquia de atendimento no SUS

Antes de apresentar os principais desafios enfrentados pelas instituições de saúde, é importante destacar que todos os processos são orientados pelo Sistema Único de Saúde (SUS), que organiza e define os padrões de atendimento que serão utilizados pelas organizações.

Para que os atendimentos fossem realizados de forma organizada nas instituições públicas, uma hierarquia dos serviços foi criada. A classificação é baseada no grau de complexidade para cada atendimento, sendo dividida da seguinte forma:

Atenção Básica: É a porta de entrada do cidadão na saúde pública, aonde são realizados atendimentos e ações de promoção, prevenção e recuperação da saúde do paciente. Dentro desse aspecto, os pacientes são conduzidos para a realização de consultas, vacinação e outros procedimentos que tem o cuidado com a saúde na primeira instância. Esses atendimentos costumam envolver a família, por meio da ESF – Estratégia Saúde da Família, da saúde do idoso, das crianças e dos adolescentes.
Atenção Secundária: nesse estágio, o paciente já foi diagnosticado com alguma doença e precisa de acompanhamento especializado. O paciente contará com o auxílio de um especialista, sendo necessário realizar consultas e exames rotineiros, ou até um tratamento específico.
Atenção Terciária: atende pacientes com quadro de alta complexidade, que precisam de internação.
Reabilitação: entra em casos onde o paciente recebe alta, mas ainda precisa de acompanhamento com especialista, como fisioterapeutas, por exemplo.

A partir dessa classificação, o SUS definiu quais seriam as unidades de atendimento de saúde para receber cada caso. Ficando organizado da seguinte forma:

Postos de saúde: unidades que prestam assistência à população, de acordo com a sua área. Cada bairro conta com seu próprio posto de saúde. Nesse local, são realizados os agendamentos de consulta, vacinação, aplicação de medicamentos controlados, curativos etc. Quem faz o atendimento são os profissionais de nível médio (enfermeiros e auxiliares de enfermagem). Os postos de saúde podem ter atendimento médico, mas não é uma regra.

Unidade Básica de Saúde (UBS): são centros de atendimento maiores do que os postos de saúde e oferecem suporte à atenção básica e integral. Os pacientes podem ser atendidos por médicos de diferentes especialidades, além de outros profissionais de saúde, como dentistas, por exemplo.

Unidade de Pronto-Atendimento (UPA): é um centro de atendimento de urgência e emergência, disponível 24 horas. A UPA é capacitada para prestar atendimento de média e alta complexidade, como pressão alta, infarto, fraturas etc. A ordem dos atendimentos é definida pelo grau de emergência dos pacientes.
Hospitais: recebem atendimentos de atenção terciária. Quando as outras instituições não conseguem prestar o atendimento necessário, o paciente é encaminhado para um hospital. A instituição conta com mais recursos e profissionais para lidar com casos críticos, específicos ou que ameaçam a vida dos pacientes. Além de realizar cirurgias, partos e tratamentos específicos. Estão incluídos aqui os hospitais universitários, militares, etc.

Os hospitais universitários são administrados pela Ebserh (Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares), órgão criado para gerenciar a oferta de serviços gratuitos de assistência médico-hospitalar, ambulatorial e de apoio diagnóstico e terapêutico à comunidade, proporcionados pelas instituições de saúde.

O objetivo é criar um padrão único para todos os hospitais universitários. Porém, o sistema ainda está em fase de testes e melhorias, e não conta com sistemas para atender a parte laboratorial e de radiologia. E ainda não consegue sincronizar os resultados dos exames radiológicos com o prontuário do paciente.

Outras instituições também integram o SUS, como hemocentros (bancos de sangue), laboratórios, institutos de pesquisa, farmácias populares, SAMU etc.

Com tantos níveis de atendimento, é possível imaginar os problemas que são enfrentados dentro de cada instituição. A começar pela falta de informação da população. Muitas pessoas ainda confundem os serviços e acabam sobrecarregando os hospitais públicos com pequenos problemas, prejudicando o atendimento de outras pessoas e a produtividade das instituições.

IMPORTANTE

As divisões dos serviços de saúde foram criados para que cada instituição pudesse lidar com determinados tipos de atendimento. Por isso, algumas instituições contam com mais recursos do que outras. Assim, um hospital sempre terá mais recursos do que uma UPA. A UPA, por sua vez, terá mais recursos do que um Posto de Saúde.

Quais são os maiores problemas enfrentados pelas instituições públicas de saúde no país?

As instituições públicas de saúde brasileiras enfrentam diversos desafios, mas grande parte dos problemas seriam resolvidos com investimento em tecnologia. A falta de automação nos processos impede que as instituições alcancem produtividade e eficiência.

Apenas 9,6% das despesas da saúde pública são destinadas a sistemas de TI e automação de processos.
Fonte: Observatório 2017 –ANAHP

Os principais problemas das instituições públicas, são:

processos manuais e retrabalho;
armazenamento local de documentos;
desperdício de recursos;
acúmulo e perda de materiais em estoque;
faltas dos pacientes em consultas;
duplicidade nos cadastros de pacientes, etc.

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Esses e outros problemas poderiam ser evitados se as instituições utilizassem sistemas automatizados. Entenda a seguir quais são os problemas enfrentados na saúde pública e como eles impactam na rotina das instituições e seus pacientes.

Tempo de espera por atendimento e dificuldades no acesso a serviços são principais queixas apresentadas pela população

Uma pesquisa realizada pelo Datafolha, encomendada pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), mostra que 74% dos entrevistados apontam dificuldades no acesso a consultas com especialistas. Para 68%, a dificuldade está no acesso a cirurgias. O acesso a leitos em UTI e exames de imagem também são vistos como um desafio, 64% e 65% dos entrevistados, respectivamente apresentaram essa queixa.

Entretanto, o fator que aparece com avaliação mais negativa para os entrevistados é o tempo de espera no atendimento. Esse é considerado como o maior gargalo da saúde pública:

61% dos entrevistados esperam por cirurgia;
56% esperam por exames de imagem;
55% aguardam por consultas médicas.

As estatísticas mostram que, ao longo dos anos, o tempo de espera não melhorou. Em uma pesquisa realizada em 2014, mostra que 29% dos pacientes, que aguardavam por algum dos procedimentos citados acima, obteve resposta em 6 meses. Em 2018, o número subiu para 45% dos pacientes. O tempo de resposta foi superior a 12 meses.

O tempo de espera para realização de consultas, exames e cirurgias dobrou, entre 2014 e 2018.

Faltam leitos para atender a população

O Brasil conta com 2,3 leitos por mil habitantes. O recomendado pela Organização Mundial de Saúde é de 3 e 5, segundo a Associação Nacional de Hospitais Privados.

O número de leitos é inferior ao recomendado para atender a população, porém muitas unidades possuem leitos disponíveis que não são utilizados pela população. A falta de manutenção nos leitos e os problemas de gestão nas unidades de saúde prejudicam o atendimento e a ocupação das salas e equipamentos.

Recursos destinados à saúde pública não são suficientes e desperdício é alto

Em 2018, apenas 3,6% do orçamento do governo federal foi destinado para a saúde pública. A média mundial é de 11,7%, segunda a OMS. A taxa ainda é menor do que o aplicado no continente africano, 9,9%.

Para piorar, uma Emenda à Constituição, aprovada em 2016, impede que, pelos próximos 20 anos, os gastos públicos com saúde ultrapassem a inflação nos 12 meses anteriores. Segundo estudo do Ipea, o congelamento dos gastos vai representar perdas de R$ 743 bilhões para o SUS durante o período.

Gastos com saúde não podem ultrapassar a inflação registrada nos últimos 12 meses.

O investimento em saúde não é alto, mas os gastos das instituições tornam o cenário mais preocupante. Procedimentos mal feitos, exames desnecessários, erros médicos e ambulatoriais, além do consumo excessivo de materiais resultaram em um desperdício de R$ 100 bilhões para a saúde pública e privada.

Problemas da gestão prejudicam organização e produtividade na saúde pública

A demora no atendimento, a falta de médicos e disponibilidade de equipamentos, são alguns problemas gerados pela falta de tecnologia. Em muitas situações, o atendimento não é ágil porque há um desequilíbrio no volume de exames que cada médico realiza, por exemplo.

Sem o gerenciamento adequado das agendas de cada profissional, bem como a organização da fila de atendimentos, um profissional é sobrecarregado, enquanto outro poder lacunas de atendimentos. Para o paciente, o atendimento demora porque não há profissionais na unidade, e não porque a agenda não foi bem planejada.

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Falta de controle afeta insumos, medicamentos e exames

Uma instituição que não tem controle sobre o uso de seus recursos, compra mais do que o necessário e desperdiça os materiais. Com os medicamentos a situação é semelhante. A falta de um sistema para controle de lotes e validade prejudica a organização e o armazenamento dos remédios.

Sem o devido controle, a tendência é que os novos lotes sejam colocados à frente dos antigos, levando os profissionais a distribuírem os medicamentos com prazo de validade mais recente primeiro.

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Documentos físicos ocupam espaço e oferecem risco à segurança de dados dos pacientes

O volume de informação que uma instituição de saúde precisa armazenar varia de acordo com o seu porte. Ainda assim, a quantidade de documentos não é pequena. Principalmente em instituições que existem há alguns anos. Além disso, a tendência é que o volume só cresça.

Com isso, instituições que não utilizam sistemas automatizados, precisam de armários, salas e até galpões para arquivar todas as informações sobre os pacientes. A lei determina que o histórico médico do paciente deve ser armazenado por, no mínimo 20 anos.

O prontuário médico deve ser mantido na instituição por, no mínimo, 20 anos, segundo a Resolução CFM nº 1.821/2007, no caso de documentos impressos em papel. Para os prontuários digitalizados ou microfilmados, esse armazenamento deve ser permanente. Saiba mais.

O armazenamento físico gera custos para as instituições de saúde, prejudicam a gestão das informações, a produtividade dos profissionais e não garantem segurança. A ação do tempo e as adversidades podem deteriorar os documentos, tornando as informações impossíveis de serem identificadas.

Além disso, sempre que for necessário levantar o histórico do paciente, um profissional terá que dedicar alguns minutos ou até horas de seu dia procurando as informações. O resultado de usar o armazenamento físico acaba gerando mais custos para a instituição, reduzindo a eficiência e a produtividade.

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7 tecnologias que vão mudar o cenário da saúde pública no Brasil

A Pixeon conta com soluções completas para atender as instituições de saúde pública (hospitais universitários, militares, estaduais, municipais etc) e privada. As ferramentas ajudam a instituição a administrar suas atividades desde a chegada do paciente na recepção, até a retirada de exames e agendamento de consultas.

Assista o vídeo a seguir e saiba como tornar um hospital digital:

https://www.youtube.com/watch?v=e9wBEbTx9oI

Conheça a seguir, algumas das soluções que podem ser utilizadas para automatizar processos, reduzir gastos e ampliar a qualidade do atendimento.

1. Controle de processos

Quando o hospital não tem controle sobre os exames, a repetição de processos se torna frequente. O paciente vai até a instituição de saúde, realiza o exame e volta para casa. Se os sintomas persistirem, retorna para a unidade e acaba refazendo os mesmos exames. Isso acontece pela falta de registros. O controle digital permitiria que o médico seguisse com uma outra alternativa.

Saúde pública: como acabar com as filas e resolver outros problemas de gestão — Esse fluxo é ineficiente, gerando retrabalho e atraso no tratamento dos pacientes. Com o controle de processos, o médico pode agir com maior precisão e velocidade.

No que se refere à farmácia, o controle evita desperdícios e a troca de medicamentos, ampliando a segurança. A instituição consegue acompanhar a validade e estoque, por exemplo. Dessa forma, impede que um medicamento que acabou de chegar seja distribuído primeiro.

Além disso, a instituição consegue fazer uma melhor distribuição das despesas. Hoje, os hospitais públicos têm um custo muito elevado com a distribuição e o controle dos medicamentos. É preciso ter precisão, acondicionamento específico, evitar extravios ou roubos.

Com um sistema digital há o registro em tempo real das informações e atualização dos dados de acordo com a utilização, baixa no consumo etc.

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2. Central de Laudos (distribuição de exames laboratoriais e radiológicos)

Os exames médicos, radiológicos e laboratoriais envolvem uma série de problemáticas. Como mostramos inicialmente, a demora no processo é a principal delas. O paciente fica meses aguardando na fila de espera para realizar um procedimento. Depois que consegue, enfrenta outro problema: o armazenamento das imagens que, por falta de tecnologia, acabam se perdendo.

Isso acontece porque não há controle no processo de emissão e entrega do documento. Com isso, se o paciente vai até a unidade buscar seus resultados, mas não encontra, uma nova via é emitida. Esse processo gera mais custos para o hospital.

O sistema de gerenciamento de exames permite que o conteúdo seja armazenado em uma plataforma online. O médico emite o laudo do exame e depois os resultados são liberados para que o paciente acesse e imprima – se assim preferir – pela internet. Tendo que retornar à unidade apenas para uma nova consulta.

Um ano de gastos com filmes e impressão pode ser compensado com investimento na solução, aumentando o repasse público.

O sistema digital elimina as despesas com filme fotográfico, envelopes, etiquetas, insumos de impressora, reemissão e aumenta a segurança dos dados do paciente. Além de oferecer praticidade para todos os envolvidos.

Esse método de armazenamento já é padrão em hospitais e laboratórios particulares, mas também pode ser implementado na saúde pública. Dessa forma, aumenta a produtividade e a eficiência do setor, pois a instituição tem total controle sobre o processo, mesmo com um fluxo grande de pacientes.

A instituição ganha maior produtividade e aumenta a oferta de atendimentos do hospital, otimizando o uso dos recursos públicos. Assim, os médicos conseguem trabalhar com mais agilidade, uma vez que os diagnósticos são dados de forma rápida, precisa e o paciente não fica preso esperando o resultado.

Além disso, elimina o retrabalho, reduzindo a necessidade de realizar o mesmo exame novamente, pois o histórico do paciente fica armazenado no centro de diagnóstico e imagem. Caso o paciente retorne, apresentando os mesmos sintomas, o médico pode conduzir o atendimento buscando outras alternativas, como novos exames.

A ferramenta aumenta a produtividade do hospital, que executa mais atendimentos e consegue ampliar o repasse do governo. Com a redução nos custos e o aumento no repasse, o valor pode ser redistribuído para outras áreas estratégicas e que precisam de mais investimento.

3. Prontuário Eletrônico do Paciente

O processo de cadastro e armazenamento de dados dos pacientes é um dos principais desafios da saúde pública. Um obstáculo que pode ser vencido com a tecnologia e sistemas que integram as informações.

Quando o paciente chega ao hospital, unidade de saúde, UPA ou clínica, os profissionais de atendimento precisam localizar todo o seu histórico médico. Em instituições que não utilizam tecnologia, as informações são armazenadas em pastas dentro de arquivos físicos.

Esse processo não é eficiente ou seguro, e demanda muito tempo. Não é eficiente, pois exige que o profissional saia de seu posto para localizar as informações. Não é seguro, pois as informações podem ser perdidas, rasuradas e até sofrer com as ações do tempo. Demanda tempo, pois o profissional tem que fazer uma busca manual.

Outro processo que prejudica o armazenamento e a localização das informações é a duplicidade de cadastros. Sem uma gestão informatizada, não é possível identificar os cadastros que estão duplicados, como por exemplo, quando o paciente foi cadastrado mais de uma vez. Em uma situação com o nome completo e em outra com apenas um dos nomes, como por exemplo: João Pedro Silva vs João Silva.

Além de outros erros que podem acontecer devido ao processo ser manual, dependendo do preenchimento a mão, que prejudica o entendimento por causa da letra do profissional.

O Prontuário Eletrônico do Paciente elimina todos esses problemas. O registro é feito no sistema, com isso não há risco de confusão com a legibilidade do conteúdo. Mesmo que o paciente seja cadastrado mais de uma vez, o sistema reconhece as informações, como CPF e RG e sincroniza em um único cadastro. Caso um profissional faça a inserção de um paciente que já existe, o sistema vai notificá-lo.

Depois disso, os exames e laudos do paciente, que foram armazenados no sistema, são sincronizados com o seu cadastro. Todas as informações ficam registradas naquele ambiente, que pode ser acessado de qualquer dispositivo móvel, de forma rápida. Basta fazer uma busca pelo nome, documento ou número de cadastro do paciente e todas as informações estarão reunidas ali.

Saiba mais sobre a importância do PEP, no vídeo a seguir:

https://www.youtube.com/watch?v=UgX5D4CllSE

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4. Controle de agenda

Instituições que realizam muitos atendimentos por mês e contam com um grande número de profissionais, de especialidades diferentes, precisam gerenciar as agendas de forma que não haja confusão de datas, horários e profissionais.

Sem um sistema automatizado, a gestão é feita manualmente. Gerando uma ineficiência para os atendimentos. Já com o uso de um sistema digital, é possível distribuir os pacientes de forma igualitária de acordo com o número de profissionais que têm na instituição e seus horários.

Assim, evita-se que a mesma consulta seja remarcada, pois o sistema lembra o paciente e solicita que a consulta seja confirmada. Além disso, os profissionais de atendimento não precisam ligar para cada paciente, perdendo tempo, gerando custos com telefonia e realizando tentativas em vão.

5. Disponibilidade de leitos no hospital

Um sistema permite que a instituição tenha maior controle sobre os leitos que estão disponíveis, quantas pessoas estão internadas, quais os procedimentos e exames que podem ser executados nessa unidade de saúde, especialidades que são atendidas etc. O sistema evita atrasos no atendimento, pois o controle de leitos informa quantos pacientes podem ser atendidos, auxiliando a movimentar a fila de espera.

6. Controle de qualidade

O controle de qualidade dentro das instituições costumam ser feitos por meio de planilhas. É dessa forma que a instituição mensura a qualidade e a quantidade de atendimentos, quantos médicos estão atendendo, quantos pacientes têm passado pelo hospital e com isso tentam fazer um gerenciamento macro.

Com um sistema de BI, é possível ver como a instituição está funcionando no todo. Os gestores conseguem identificar as áreas que estão no gargalo e o que pode ser feito para minimizar os impactos internos.

7. Fluxo das filas de atendimento

Atender mais pacientes e melhor com os mesmos recursos, é impossível quando não há dados e informações centralizadas. Dessa forma, não é possível medir a capacidade operacional. Sem um sistema informatizado, onde as informações estão concentradas, a instituição não consegue saber se precisa melhorar o cadastro de paciente, o atendimento, ou tempo de espera na recepção.

Uma tecnologia que reúna todas as informações do paciente, permite que a instituição consiga melhorar sua capacidade de atendimento, sem precisar mexer no time. Aumentando também o nível e a satisfação dos pacientes.

Os sistemas digitais de filas de atendimento organizam as consultas e os procedimentos de forma automatizada, de acordo com a prioridade e necessidade de cada caso, além da disponibilidade de profissionais e equipamentos. Com isso, as atividades dentro de cada instituição são realizadas com maior produtividade, aumentando o número de procedimentos realizados e de pacientes atendidos.

No final, reduz o tempo de espera dos atendimentos e há melhor aproveitamento dos recursos hospitalares.

A tecnologia proporciona melhor aproveitamento de recursos na saúde pública

A implementação da tecnologia na administração da saúde pública gera impactos positivos para a gestão de custos das instituições. A centralização das informações permite que todos os processos sejam interligados. Com isso, o médico consegue saber se há estoque do medicamento que pretende receitar ao paciente, por exemplo.

Se o paciente tem um histórico de idas frequentes à unidade de saúde, o médico pode consultar as informações e verificar quais procedimentos o paciente já realizou. Isso evita que o paciente tenha que repetir exames. Dessa forma, o paciente também não ocupará filas de atendimento desses procedimentos, dando lugar para outra pessoa.

A automação dos processos proporciona melhor aproveitamento dos recursos na saúde pública. Reduz o tempo entre os procedimentos, tanto médicos, quanto administrativos, diminui as filas de atendimento, torna o atendimento mais ágil, elimina despesas, centraliza as informações e outros benefícios que são percebidos logo nos primeiros meses de uso das ferramentas.

Além disso, os treinamentos são fundamentais para tornar a equipe mais capacitada para lidar com as tecnologias e alinhada com os objetivos da instituição. Envolver os profissionais no processo de transformação digital, proporcionará ganhos para o avanço da saúde pública.

A Pixeon também auxilia a instituição nesse processo, oferecendo treinamentos para que os profissionais consigam se adaptar às novas ferramentas.

Como a tecnologia melhora os processos na saúde pública:

– Integração das informações;
– Controle do histórico clínico da população;
– Controle dos atendimentos para os médicos, procedimentos, internações;
– Controle de insumos e medicamentos;
– Gestão de entrega e distribuição da quantidade e validade de lotes;
– Evita desperdício e compras desnecessárias;
– Permite que ações sejam coordenadas a partir das informações obtidas nos atendimentos;
– Diminui os gargalos das áreas improdutivas;
– Permite o gerenciamento de toda área de saúde;
– Melhora o atendimento, a produtividade dos profissionais, disponibilizando agendas, otimizando todos os processos;
– Entre outros benefícios.

Conte com a Pixeon para transformar os processos dentro da sua instituição de saúde pública, e aproveite todos os benefícios das ferramentas digitais para ampliar a produtividade e qualidade dos serviços prestados.