10 vantagens do uso do Prontuário Eletrônico – PEP

Como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) pode auxiliar as instituições de saúde? Primeiro, é preciso entender o contexto. Em muitas ocasiões, o atendimento pode envolver diversas especialidades e áreas: cardiologia, oftalmologia, oncologia, nefrologia, enfermagem, fisioterapia, fonoaudiologia, nutrição, entre outras. Isso pode significar uma grande locomoção dentro de um espaço físico. Poderá ser necessário que o paciente vá para diferentes áreas do hospital ou da clínica e, até mesmo, em uma unidade diferente da mesma instituição. Nesse caso, como organizar as informações geradas em tantos locais?

Neste ponto, o PEP tem uma atuação muito importante. A segurança das informações dentro do fluxo de um atendimento para outro é o que garante grande parte dos benefícios dessa tecnologia. Com os dados organizados dentro de um contexto, cria-se um apoio para a decisão de qual tipo de tratamento será adotado para o paciente.

Com o amparo de uma equipe competente e capacitada, a utilização de informações e conhecimento sobre o paciente também proporciona o diagnóstico e o tratamento adequado. Por isso é tão relevante a transmissão de informações entre diversas especialidades com o uso do PEP. Diversos tratamentos classificados como complexos exigem que os profissionais tenham fácil alcance de todos os procedimentos efetuados, como, quais são os medicamentos administrados durante um exame ou as prescrições dos plantonistas.

PEP: antes versus depois, o que mudou?

Fim da era do papel

A prática mais utilizada antes da adoção do PEP é a da transcrição em um prontuário físico. Ou seja, compilar as informações manualmente em fichas para cada paciente. Com a tecnologia, a era do papel chega ao fim. O PEP é um dos mecanismos que fazem parte da Tecnologia Paperless. E qual é o conceito? Facilitar o acesso a informações e, ao mesmo tempo, mitigar erros manuais ou de ruído de comunicação. Tudo está armazenado em um único local. A redução do papel é uma medida tanto de sustentabilidade quanto de inovação.

Possibilidade de cruzar dados

Outro ponto é que antes, ao compilar manualmente as informações, havia uma dificuldade e, até mesmo, a impossibilidade de cruzamento de dados. Esse empecilho comprometia a eficiência no transporte de dados e o entendimento por todas as equipes. Sem o PEP, o resultado era uma análise fragmentada da saúde, considerando a inviabilidade de obter registros antigos de cada paciente e o extravio dos prontuários que concentravam todo o histórico clínico.

Maior produtividade

O pós-PEP, ou seja, quando a instituição faz uso do PEP, apresenta um índice de produtividade muito maior em todas as etapas. Uma vez que o sistema e as informações coletadas desde a recepção até o histórico do paciente, garantem mais segurança e agilidade para tomada de decisões e análises de cada caso.

Suponhamos que o paciente passe pela triagem e avise que possui uma alteração cardíaca, ao chegar à consulta, o médico terá acesso a essa informação e isso já possibilita que ele não prescreva uma medicação que possa ter efeito prejudicial ao coração. E tudo isso é eletrônico e on-line.

Outro exemplo: quando o paciente faz uma ressonância dentro da instituição e volta em outra semana, mesmo que seja um médico diferente, o profissional terá acesso a todos os resultados anteriores e poderá acrescentar mais observações, sem que haja riscos de perder informações ou ainda de perder tempo procurando-as.

Ganho de tempo na solicitação de exames padrão

Também favorecendo a produtividade, o PEP agiliza os exames que são mais comuns e padronizados. Um exemplo são os exames obrigatórios para gestantes. Com o sistema, o médico pode deixar as solicitações separadas em uma pasta e apenas apertar o botão para imprimir. Não é preciso escrever um por um. Basta fazer apenas um bloco e encaminhar para o paciente.

Mas é importante ressaltar que isso não significa que todos os exames obedecem a um padrão. Quando há um quadro específico, é possível ter informações sobre procedimentos anteriores e futuros, além de agendar as sessões e pedir uma pré-autorização para o plano de saúde.

Antes do PEP	Depois do PEP
Gasto excessivo de papel	Redução significativa de papel
Análise fragmentada dos dados	Possibilidade de cruzar dados para um melhor atendimento ao paciente
Muito tempo gasto com transcrições e procurando informações	Informações com fácil acesso on-line
Informações dispersas	Informações centralizadas
Solicitação de exames padrão um a um	Solicitação de exames padrão automatizada
Risco de perda de dados por fraudes e acidentes	Dados seguros
Dados com acesso irrestrito	Dados com acesso monitorado e apenas para usuários liberados
Acesso aos dados exclusivamente na instituição	Acesso aos dados de qualquer lugar com acesso a internet
Prescrições muitas vezes ilegíveis	Prescrições sempre legíveis, sem riscos de erros

 PEP: personalização, agilidade e gestão

O PEP automatiza, mas também personaliza. O que isso quer dizer? Se uma paciente, por exemplo, chegar abatida ao hospital, relatar na triagem que está com um problema pessoal e que seu filho está doente, essa informação poderá ser inserida em seu PEP. Dessa forma, o médico saberá disso e poderá comentar sobre o assunto, o que torna o atendimento mais próximo e empático.

Por fim, há duas características que queremos destacar antes de abordarmos as principais vantagens do uso do PEP. A primeira é a agilidade no atendimento. Com o PEP, é possível acompanhar todo o fluxo do paciente dentro da instituição, comprovando cada etapa para os planos de saúde e evitando as glosas. A segunda é que há mais recursos para a gestão, permitindo acompanhar os indicadores de desempenho, como número de retornos, óbitos, etc. Esses recursos servem como argumento de negociação com os planos de saúde.

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10 principais vantagens do PEP

Como abordamos anteriormente, a tecnologia tem motivado várias mudanças positivas na área da saúde. O PEP é apenas um dos exemplos de como é possível adquirir benefícios estratégicos para uma instituição. Abaixo, fizemos uma checklist objetiva com 10 vantagens que o PEP pode proporcionar:

1. Registros salvos por tempo indeterminado

O PEP permite que a instituição mantenha registros por tempo indeterminado sobre cada paciente. Dessa forma, a qualquer momento que um profissional precisar resgatar o histórico de um paciente, poderá encontrar com facilidade e ainda cruzar dados, acrescentar informações, atualizar prescrições, entre outras atividades.

2. Possibilidade de filtrar e fazer buscas internas

Com o PEP, qualquer pessoa com acesso ao documento pode fazer filtros e buscas internas, por data ou por médicos responsáveis, por exemplo. Isso facilita muito o acesso a informações, agilizando o atendimento ao paciente e garantindo maior produtividade para o médico.

3. Acesso remoto e simultâneo

O acesso ao PEP é remoto e pode ser feito simultaneamente, por vários profissionais de saúde envolvidos no tratamento. Sendo assim, se a instituição conta com várias unidades ou mesmo se determinado médico estiver fora da unidade, é possível acessar o documento de qualquer lugar e trabalhar em conjunto, não sendo necessário que um feche o acesso para que outro possa acessar.

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4. Possibilidade de edição

O mesmo acesso remoto permite ao médico responsável não apenas conferir, mas também editar o PEP de qualquer lugar do mundo. Esse é um recurso importante para situações em que é preciso alterar alguma informação, mas o profissional não está na instituição. Além disso, os dados do prontuário devem estar constantemente disponíveis, de acordo com normas do Conselho Federal de Medicina. Com o PEP, é possível obter cópias autênticas das informações quando solicitadas.

5. Segurança de dados

Com um software médico seguro, o PEP é uma forma confiável de guardar os dados do paciente na nuvem, mantendo-os protegidos de furtos e até mesmo de acidentes.

A segurança também pode ser garantida em relação às prescrições. Quando são feitas à mão, podem ficar ilegíveis, sujeitas a rasura ou extravio, problemas que são completamente resolvidos com o PEP.

6. Confidencialidade

No quesito confidencialidade, o PEP também é eficaz, pois apenas usuários liberados podem ter acesso monitorado aos documentos. Os acessos são todos registrados e as alterações que forem realizadas ficam identificadas, garantindo também a segurança em caso de fraudes, por exemplo.

7. Integração

O PEP está no sistema de HIS (Hospital Information System), que também pode se integrar com RIS (Radiology Information System), LIS (Laboratory Information System) e PACS (Picture Archiving and Communication System). Isso torna ainda mais fácil o acesso de múltiplos profissionais de saúde envolvidos no tratamento e a centralização de todas as informações. Todos esses profissionais têm ainda a possibilidade de analisar os dados de maneira mais profunda, a partir de relatórios e gráficos gerados pelo sistema, o que seria impossível com prontuários de papel.

8. Possibilidade de inserir anexos

O PEP permite anexar outros materiais ao prontuário do paciente, como exames, anotações e até mesmo indicação de intolerância a algum medicamento. Todas essas informações ficam reunidas em um mesmo local, garantindo que, sempre que necessário, sejam revisitadas, recuperando o histórico do paciente.

9. Eliminação de erros

Como os prontuários deixam de ser feitos em papel, os erros de transcrição e legibilidade são eliminados, garantindo a segurança de que as informações serão mantidas e compreendidas por qualquer profissional que tenha acesso ao documento.

10. Assinatura eletrônica

O sistema possibilita a assinatura eletrônica do médico, que está linkada diretamente ao seu CRM. Isso garante que o profissional tenha mais tempo para se dedicar ao atendimento do paciente, além de ser uma forma com mais segurança para autenticar o conteúdo.

Em resumo, o PEP está evoluindo cada vez mais para atender as necessidades do paciente. Aqui, apresentamos 10 vantagens básicas, mas ainda há muitas outras!

Aprofunde-se no tema e descubra: 21 vantagens de PEP em uma instituição. Agilidade, segurança, armazenamento, acessos múltiplos, entre outros benefícios!

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Conteúdo publicado originalmente em 10 de março de 2015 e atualizado em 14 de outubro de 2020.