A importância do Business Intelligence na gestão da saúde

Considerando as constantes mudanças econômicas, o volume crescente de informações e a pressão do mercado por decisões efetivamente produtivas e rentáveis, o Business Intelligence na saúde, ou BI, torna-se indispensável para auxiliar os gestores a visualizar cenários complexos e dar diferentes significados para cada etapa da administração hospitalar.

Uma gestão guiada pela inteligência de dados traz mais acurácia, eficiência e agilidade aos processos hospitalares, impulsionando a produtividade das equipes e favorecendo a experiência do paciente nas clínicas. Neste conteúdo, daremos mais detalhes sobre o BI em saúde e mostraremos como aplicá-lo no dia a dia da instituição. Vamos lá!

Como o BI em saúde apoia a gestão?

As soluções de Business Intelligence coletam e compilam os dados tornando-os informações valiosas para a tomada de decisão. A estrutura de indicadores geralmente acompanha a pirâmide organizacional, composta pelos níveis: operacional, gerencial (tático) e estratégico para a corporação. Veja a seguir como funcionam cada um desses níveis.

Operacional: mensuração de processos

Na pirâmide organizacional, as atividades rotineiras, normalmente, são aquelas com um grande volume de ações de entrada e saída. São caracterizadas pela sumarização quantitativa e/ou valoradas. Por exemplo, volume de agendamentos, tempo médio de espera do paciente na recepção, volume de consultas ou exames realizados por médico.

Gerencial ou Tático: acompanhamento resultados e planos de ação

O nível gerencial ou tático é formado por operações de apoio, responsáveis por criar os mecanismos de gerenciamento das organizações, tal como análise de clientes, produtos ou mercado e rentabilidade. Dados de nível gerencial ou tático são utilizados para embasar o planejamento estratégico das instituições.

Estratégico: análise de indicadores gerenciais e insights para tomadas de decisão

As operações estratégicas apoiam a alta diretoria filtrando as informações fundamentais e altamente importantes para a tomada de decisões – como a análise de crescimento efetivo da instituição, ou o impacto de determinado centro de resultados na operação. 

A partir dessas informações, os gestores podem definir quais serão as estratégias adotadas para resolver problemas, estimular o crescimento, melhorar o atendimento e etc.

Benefícios do BI em saúde

Vamos agora aos principais benefícios do BI no dia a dia da instituição.

Suporte à tomada de decisões estratégicas

Um dos pontos mais fortes do Business Intelligence é a capacidade de fornecer informações de qualidade e preditivas. A ferramenta permite visualizar os dados por diversas óticas diferentes, gerando novas perspectivas e análises em uma instituição de saúde.

É possível ter uma visão pela ótica do atendimento, do médico, dos pacientes, convênios e uma série de outros atores distintos, cada qual trazendo um insight diferente para o negócio. Utilizando um sistema de gestão integrado é possível ter dashboards — que reúnem dezenas de indicadores da instituição — altamente visuais que tornam fácil o acompanhamento da evolução da instituição.

Números e estatísticas só fazem sentido quando aliados a um tratamento de dados – e é o Business Intelligence que faz isso. A inteligência de informação sumariza os dados, os sintetiza e gera informação relevante para todas as áreas de interesse no negócio, de forma que os números não sejam apenas fotografias do momento, mas sim uma comparação com períodos anteriores para que possa ser observada a evolução, estagnação ou redução de algum indicador.  Com isso, as soluções de Business Intelligence permitem decisões mais seguras e ações bem direcionadas para traçar metas e alcançar resultados.

Dessa forma, a organização se mantém competitiva diante da concorrência e é capaz de visualizar novas oportunidades, deficiências e possibilidades de melhorias, ampliando e otimizando sua atuação. Esses são benefícios que as instituições de saúde só alcançam quando investem em tecnologia.

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Eficiência para o setor de Radiologia 

Os indicadores de gestão devem estar em constante atualização – e, se possível, em tempo real – para que mantenham a qualidade da informação fornecida. Na Radiologia, por exemplo, é preciso que a solução adotada vá além das informações quantitativas. A ferramenta deve entregar informações sobre tempos e quantidade de agendamentos ou produtividade médica.

As análises preditivas para tomada de decisão devem contemplar os dados comparativos de valores do que foi agendado e o que foi efetivado, picos de agenda, perfil do público atendido e informações detalhadas sobre os tipos de faturamento.

Com essas informações disponíveis, os gestores conseguem saber qual é o exame mais rentável e qual possui maior taxa de não comparecimento, por exemplo. Além disso, o trabalho com o BI na Radiologia permite ter acesso a gráficos e valores que ajudam a alcançar uma gestão mais eficiente e auxiliar em ações em cima dos exames mais procurados.

Afinal, será possível elaborar um plano de ação estratégico com base nas agendas, exames, horários, entre outros. A partir desses dados, a instituição consegue estimular mais atendimentos para os dias em que a agenda está vazia ou realizar ações sazonais para elevar o faturamento. Sem falar que o trabalho com esses indicadores mais precisos é crucial para compreender a origem e reduzir glosas.

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Produtividade para as equipes nos hospitais

Nos Hospitais, o Business Intelligence acompanha todos os setores: contas a pagar, a receber, estoque, faturamento, custo do centro cirúrgico e de centros de imagens. Ou seja, entrega nas mãos dos gestores todas as informações relevantes para a tomada de decisões.

Um dos maiores ganhos, inclusive, é ter esse acompanhamento em tempo real. Ou seja, não é preciso esperar o problema acontecer para agir. Quando se tem a visão dos impactos das glosas no faturamento e suas principais causas, é possível adotar ações que gerem retorno mais rapidamente.

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Há ainda melhorias em relação à gestão da jornada de trabalho dos profissionais. Dependendo da solução tecnológica utilizada, o trabalho com BI na saúde permite adequar as escalas de acordo com o volume de atendimentos. As informações do sistema vão mostrar se as escalas criadas estão correspondendo às demandas de atendimento ou se há profissionais cumprindo jornadas completas sem necessidade, por exemplo.

Dessa maneira, a gestão dos dias e horários de trabalho pode ser feita de forma que reduza a carga de trabalho excessiva, diminua os custos com a mão de obra e possa otimizar o tempo dos colaboradores e dos pacientes.

Direcionamento de ações para o público-alvo

Além de gerenciar informações de impacto para a gestão de faturamento, o BI também é um aliado importante para que a instituição planeje suas ações com base em seu público-alvo. Dados populacionais, como faixa etária dos pacientes, sexo e horários de maior circulação, podem apoiar diversos outros setores.

Isso permite atender de forma diferenciada todos os tipos de público, como o público feminino, promovendo ações para cuidados preventivos, por exemplo. Ou ainda, promovendo um atendimento adequado às necessidades de cada grupo de pacientes, como crianças, idosos ou pessoas com deficiência.

Transparência e auditoria nos processos internos

Outra vantagem do Business Intelligence na saúde é que, mesmo que a instituição já possua processos consolidados, esse recurso consegue até mesmo mapear se há gargalos na entrega de algum deles. Em outras palavras, é como se ele fizesse uma auditoria dentro do próprio sistema, verificando itens como erros de lançamento do faturamento, números incorretos etc.

O BI esclarece esses pequenos incidentes e muitos que ficam escondidos dentro de uma rotina, mas que acabam impactando no faturamento, como furos de estoque. Assim, evitam-se perdas financeiras e aumentam-se os níveis de segurança do paciente, que ganha um reforço extra, por exemplo a partir de um controle mais preciso do lote de validade e medicação a ser administrada.

Com a aplicação do BI na saúde, a instituição poderá identificar falhas em seus processos de auditoria, definir ações para resolver os problemas e minimizar seus impactos. Os processos de auditoria devem ser seguros e garantir que as ações da empresa estão em conformidade com a legislação. 

Nesse sentido, o Business Intelligence é um dos maiores aliados dos gestores na identificação de falhas.

A coleta, o armazenamento e a manutenção das informações são feitos de forma segura, garantindo a integridade e a proteção dos dados do hospital e dos pacientes. Além disso, as informações coletadas são apenas aquelas necessárias para o desenvolvimento das atividades do hospital. Dessa forma, a instituição atuará em conformidade com as novas regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados.

Business Intelligence na saúde para uma gestão estratégica

Segundo relatório de 2022 da consultoria de gestão Quantum Black, até 2025 os fluxos de trabalho guiados por Business Intelligence já estarão consolidados no dia a dia das instituições corporativas. A expectativa é que, ao longo dos próximos anos, a maioria dos funcionários estejam habituados a utilizar dados para gerenciar praticamente todos os aspectos da rotina de trabalho.

Relatórios anteriores já indicavam esta tendência, a exemplo da pesquisa realizada pela IT Mídia em 2018, que revelou o potencial e o interesse das empresas de saúde em investir em Business Intelligence. De acordo com o levantamento, 73% das empresas com faturamento anual superior a R$ 2 bilhões já estavam focadas em investir em BI na saúde.

Outro estudo, realizado pela revista Medicina S/A com os CIOs de hospitais que pretendem investir em tecnologia, confirma que 94% das instituições já utilizam alguma solução digital. O mesmo estudo aponta que mais de 46% desses gestores têm como principal objetivo melhorar a eficiência de processos e a segurança dos pacientes.

Ou seja, o investimento em Business Intelligence vem se tornando uma realidade cada vez mais concreta nas instituições que buscam crescer de forma sustentável. Como vimos, o BI na saúde viabiliza esse crescimento por meio da entrega de dados concretos e indicadores gerenciais que permitem identificar os gargalos e desperdícios, obtendo insights para minimizá-los.

No entanto, é importante lembrar que a instituição deve adaptar a captura de dados conforme as suas necessidades. Para isso, contar com fornecedores especializados é essencial, de modo a investir em uma solução tecnológica robusta e que favoreça a tomada de decisões a partir da confiabilidade das estatísticas.

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