5 dicas eficientes para a administração de clínicas e centros médicos

A administração de clínicas e centros médicos é uma responsabilidade que exige organização e eficiência, além de visão estratégica, uma vez que é preciso cuidar de muitas tarefas simultaneamente, como gestão de pessoas, controle financeiro, organização de agendas, prontuários, relacionamento com pacientes, entre outras atividades.

Para realizá-las de maneira adequada, é preciso conhecimento técnico e gerencial, além de todo o cuidado para desenvolver e manter um alto padrão de qualidade no atendimento aos pacientes, que é o principal foco da clínica e não pode ser perdido de vista.

É necessário ter em mente que a administração de clínicas e centros médicos não envolve apenas a gestão em saúde, mas também tarefas operacionais e muitas vezes burocráticas. Com a consolidação de novos sistemas digitais e o uso de tecnologias, os líderes das unidades médicas podem contar com uma série de recursos que apoiam essa gestão, automatizando processos, eliminando o retrabalho e proporcionando uma série de benefícios. 

Neste artigo, trouxemos dicas valiosas para apoiar o gerenciamento de unidades de saúde e a administração de clínicas e centros médicos. Reunimos as melhores práticas do setor e apresentamos recursos essenciais para você potencializar a gestão clínica. Confira!

Como trazer mais eficiência para a administração de clínicas e centros médicos?

1. Implemente o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

Para implantar o PEP, é preciso investir em um software que ofereça essa funcionalidade. Muitas vezes, o atendimento do paciente em uma clínica ou hospital precisa do envolvimento de várias especialidades, como cardiologia, oftalmologia, oncologia, nefrologia, e de profissionais de enfermagem, fisioterapia, fonoaudiologia, nutrição, fisioterapia, entre outros. 

Além disso, o atendimento pode ser realizado em vários locais da clínica ou até mesmo em uma unidade diferente da instituição. Assim, para que os processos ocorram com segurança e nenhuma informação se perca de um atendimento para o outro, é importante que todos os dados estejam organizados para produzir um contexto que sirva de apoio para decidir que tipo de tratamento será adotado para o paciente.

Hoje, com a evolução da tecnologia para a área da saúde e de ferramentas específicas para a administração de clínicas e centros médicos, são inegáveis as vantagens do uso do prontuário eletrônico para a comunicação entre os membros da equipe responsáveis pelo atendimento.Na ferramenta é possível anexar exames, visualizar imagens digitais e fazer prescrições, bem como consultar dados familiares e informações de alergias. O prontuário eletrônico do paciente é adaptável para cada especialidade médica. Com esse tipo de prontuário, a administração de clínicas e centros médicos ganha em agilidade e em segurança de dados, além de evitar falhas e garantir um melhor atendimento aos pacientes, que esperam menos tempo para as consultas e têm mais confiabilidade quanto às informações registradas.

O PEP também viabiliza o trabalho de equipes multidisciplinares ao possibilitar a combinação de diferentes percepções e conhecimentos, trabalhando vários aspectos de forma conjunta. Os profissionais não precisam entrar em contato direto com o médico para obter informações do paciente, porque os dados ficam todos disponibilizados no sistema digital.

Esse tipo de sistema amplia a produtividade e potencializa o trabalho das equipes, evitando perda de arquivos, ruídos de comunicação ou trocas de documentos. Na prática, com o arquivamento dos exames e da documentação dos pacientes digitalmente, as clínicas eliminam os gastos e os riscos do armazenamento físico.

Saiba por quanto tempo é necessário armazenar os exames dos pacientes

2 – Administre melhor a agenda das clínicas

 Com um bom software de gestão, é possível ter em mãos a agenda eletrônica das clínicas, permitindo consultar os dados do paciente, conferir o status do atendimento, quais pacientes já foram atendidos, quais estão em andamento ou que ainda precisam ser atendidos, entre outras informações.

É possível monitorar o tempo de cada consulta e garantir uma melhor organização da grade de horários e médicos. Ou seja, permite uma gestão clínica facilitada, com informações precisas para a manutenção da qualidade no atendimento.

Outra vantagem de ter um sistema para agenda das clínicas é o envio de mensagens para os pacientes com o objetivo de lembrar e confirmar consultas. Com essa funcionalidade, é possível reduzir significativamente as ausências (no-show) e os atrasos.Essa é uma maneira muito mais eficiente de fazer o controle de agenda e melhorar a administração de clínicas. Esqueça a antiga agenda de papel! Além de não ser prática, as atividades manuais geram confusão no momento de desmarcar consultas e fazer o encaixe de pacientes, resultando em retrabalho para os colaboradores.

O mesmo vale para o uso de sistemas que não são integrados: aplicativos individuais ou o uso de planilhas não aumentam a eficiência dos processos. Somente com uma plataforma de agendamento integrada ao sistema de gestão, há maior praticidade, segurança de dados e rastreabilidade das informações. 

3. Tenha um melhor controle do fluxo da fila de espera

Fazer o controle dos processos e entender o tempo estimado para determinados atendimentos é primordial para que os profissionais da recepção possam fazer possíveis ajustes nas agendas dos médicos, resultando em uma redução na fila de espera.

Um bom sistema para clínicas permite aos recepcionistas identificarem as etapas mais demoradas do processo e trabalharem para torná-las mais rápidas.

Ademais, com a análise dos dados obtidos, o gestor pode estipular metas para conquistar velocidade e dinamismo, por exemplo.

Outra ação que contribui para que não haja longas filas de espera é disponibilizar resultados de exames on-line. Os pacientes podem acessar os resultados por uma plataforma na internet, não havendo a necessidade de voltarem à clínica para buscá-los. Isso evita grande movimentação na unidade de saúde. 

4. Evite glosas com planos e convênios

O termo glosa se refere a procedimentos realizados por instituições de saúde privadas que não foram aceitos como válidos pelos planos de saúde e, portanto, não tiveram o pagamento efetuado.

Com a utilização do CIS, o índice de perda financeira pode ser reduzido, uma vez que sistema permite, de forma prática e rápida, organizar, avaliar e conferir as faturas.

O sistema auxilia no preenchimento correto das informações do paciente, na checagem e na verificação dos dados obrigatórios, para que, ao enviar a fatura ao convênio, não haja qualquer irregularidade que impeça o pagamento, reduzindo o número de glosas na unidade.Soluções de Business Intelligence também podem coletar e compilar dados, tornando-os informações valiosas para mapear se há gargalos na entrega de processos. Em outras palavras, fazem uma auditoria dentro do próprio sistema e verificam itens como erros de lançamento do faturamento, números incorretos, etc.

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5. Administre melhor a gestão financeira da sua clínica

Com um CIS robusto, há maior controle sobre as despesas, receita, custos e o lucro da instituição. A partir do monitoramento dos dados, torna-se mais simples fazer um orçamento eficiente e encontrar oportunidades para investimentos, bem como entender quais gastos podem ser cortados e ainda ter uma forma eficaz de cobrança, com geração de boletos, emissão de notas fiscais e controle da inadimplência.

Um bom sistema digital também permite:

– emitir notas automaticamente (sem a necessidade de entrar no site da prefeitura da cidade);
– controlar as vendas por cartão de crédito;
– administrar os valores dos serviços prestados e taxas administrativas (apresentando o valor líquido que será recebido pela instituição);
– controlar todas as despesas e impostos;
– gerenciar os pagamentos dos médicos e acompanhar relatórios de produtividade;
– personalizar a visualização do fluxo de caixa.

Quer saber mais sobre inovação na administração de clínicas e centros médicos? Confira este material, que aborda como as plataformas de suporte à decisão clínica contribuem com uma cultura de inovação.