Como a administração de laboratório clínico pode ser mais produtiva?

O que pode ser definido como produtividade na administração de laboratório clínico? Primeiramente, podemos dizer que é um conceito simples: fazer mais e melhor com menos. Isso quer dizer diminuir recursos? Pelo contrário, saber como otimizar o que tem em mãos e o que é preciso adquirir para conseguir os resultados. Num laboratório, essa parte está muito relacionada com os equipamentos e tecnologia.

Na busca por uma administração de laboratório clínico cada vez mais produtiva, é recomendável que o gestor identifique quais são as tendências de volume de exames da região, por exemplo, para que possa possuir  os equipamentos na medida certa e com a tecnologia mais adequada. É sempre uma questão de analisar a demanda para que o investimento traga retornos. Uma aquisição no setor é, em muitos casos, de alto valor e a procura pelos pacientes deve atingir um volume pré-determinado para se pagar o investimento realizado.

Cada laboratório deve ter um mapeamento de sua região. Para isso, é preciso estar atento aos exames que fazem parte da linha de raciocínio dos médicos. Ou seja, quais são os mais solicitados e considerados um padrão para cada tipo de especialidade. Além disso, focar no próprio perfil dos exames de acordo com o nicho. Se a instituição está mais relacionada com a saúde da mulher, é preciso verificar quais as tendências específicas de perfil de solicitação de exames.

Na parte de administração de laboratório, mais um ponto importante é entender o quão é produtivo o setor de coleta e a recepção. O que pode ser feito com a ajuda de metas de tempo. Exemplo: qual o tempo de espera ideal, qual o tempo real, por qual motivo está acima ou abaixo do esperado? E, depois, como replicar as boas práticas. Por meio dos indicadores, o gestor consegue perceber se há um crescimento de demandas e criação de gargalos. Com isso, pode contratar mais colaboradores ou tomar uma decisão para atacar aquela situação.

A tecnologia entra quando há soluções que facilitam a administração de laboratório. O Pleres consegue identificar onde está o maior volume de exames, como está sendo o tempo realizado o processo de coleta, triagem, lançamento de informações e resultado.

Boas práticas de produtividade para a administração de laboratório

Existem algumas boas práticas na administração de laboratório que podem potencializar a produtividade. Algumas são dicas básicas e operacionais, outras necessitam de investimento em tecnologias. No entanto, todas conseguem trazer insumos para o gestor alcançar metas e ir além.

Boas práticas operacionais-administrativas

Uma prática extremamente relevante e que envolve operacional e administração de laboratórios é dimensionar o volume em ML suficiente para determinar a quantidade de tubos necessários para uma determinada quantidade de tipos de exames. Quanto o equipamento precisa de ML da amostra para realizar o exame em si. Em alguns casos, o software emite mais etiquetas do que o necessário por não haver inteligência na soma de ML necessários por exames. Há casos, os profissionais acabam fazendo a coleta de 8 tubos, porém, apenas 4 bastariam, deixando de economizar 50% do custo com recipientes.  É um controle que gera economia de tempo e ainda diminui o estoque.

Mais uma dica simples é que o profissional responsável pela coleta não precise utilizar teclado e mouse. Se estiverem de luva, precisarão trocar por outro par. Isso faz com que não exista contaminação e diminui a quantidade necessária do material. A enfermagem não deve precisar fazer uso de periféricos de uma tecnologias. Neste caso, o Pleres é um facilitador. Quando permite aplicar a rastreabilidade das amostras apenas com o código de barras, faz com que não seja necessário que técnicos utilizem teclado e mouse para aplicar o status de “Coletado” e gerar a informação.

O papel das tecnologias inovadoras na produtividade

Uma boa administração de laboratório envolve o conhecimento de tecnologias inovadoras que irão sustentar e otimizar a análise do gestor, com resultados que poderão embasar dados e identificar problemas e soluções. Afinal, administrar é tudo: cuidar de processos de faturamento, possuir um autorizador na recepção que irá permitir a autorização do convênio quando for faturar, reduzir erros humanos e, consequentemente, retrabalho. Por isso, uma instituição produtiva tem uma boa entrada de atendimento, porque irá minimizar desafios de faturamento e melhorar verificações de exames e convênios.

Quando se fala que uma administração de laboratório produtiva irá enxergar tendências, estamos também pensando nos exames que estão surgindo com novas técnicas e substituindo outros mais arcaicos. Hoje, alguns exames conseguem sozinhos identificar determinado diagnóstico que antes precisavam de um conjunto de exames para gerar um diagnóstico. O que, anteriormente, exigia uma bateria de solicitações diferentes dos médicos. No entanto, é uma questão de equilibrar: conhecer a inovação e verificar se o mercado da região, as tendências de pedidos dos profissionais, está preparado para mudar

As dicas do Programa de Acreditação de Laboratórios Clínico

Por fim, o PALC, Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos, traz uma série de exigências que podem caracterizar como dicas de boas práticas para os gestores. No site do Programa, é possível ter acesso aos documentos que compõem a verificação de qualidade, como diminuir erros, tratar não-conformidades, entre outros.

Para você, quais são os maiores desafios da administração de laboratório? Compartilhe suas dúvidas e sugestões nos comentários!