11 benefícios do agendamento on-line de consulta

O agendamento on-line de consulta vem sendo cada dia mais utilizado pelas instituições de saúde. Afinal, é uma facilidade tanto para o paciente quanto para a própria clínica, uma vez que otimiza a rotina para ambos os lados. 

Oferecer essa possibilidade é resultado de um profundo conhecimento de cada etapa da jornada do paciente, considerando as melhorias para prestar um bom atendimento. Com o cotidiano cheio de atividades e pouco tempo livre, alternativas que proporcionem praticidade são muito bem-vindas.

O agendamento da consulta é um momento determinante na jornada do paciente. Muitas vezes, representa o primeiro contato dele com a instituição. Sendo assim, passar uma boa impressão desde o início é fundamental. E isso é possível oferecendo o agendamento on-line de consulta. Ao garantir uma boa experiência para o paciente, aumentam as chances de fidelizá-lo e, consequentemente, de dar um passo adiante no crescimento da clínica.

Mas esses são apenas alguns dos benefícios do agendamento médico digital. Listamos os principais ganhos com esse modelo, para você saber a importância de contar com esse recurso na sua instituição. Confira!

Vantagens do agendamento on-line de consulta para clínicas 

1. Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana

Oferecendo o agendamento on-line de consulta, a clínica está sempre disponível, dando liberdade para o paciente fazer a marcação a qualquer dia e horário.  Ou seja, considerando que o agendamento on-line requer apenas um dispositivo com acesso à internet, deixa de ser necessário que as marcações sejam feitas em horário comercial, por meio da mediação de um profissional.

Então, seja em finais de semana, durante a noite, em períodos de férias ou até mesmo em feriados, é possível que os pacientes acessem a agenda e façam a marcação da consulta de acordo com os horários disponíveis naquele momento. 

 2. Mais qualidade no atendimento

Oferecer conveniência no agendamento on-line de consulta permite que a recepção da clínica tenha menos volume de ligações e, assim, os atendentes podem oferecer um atendimento mais humanizado aos pacientes que precisam esclarecer dúvidas sobre um procedimento mais complexo, por exemplo.

Ou seja, com o agendamento on-line de consulta, menos pacientes vão até a clínica para fazer marcação ou pegar resultados de exames. Assim, é possível fornecer um atendimento personalizado e mais qualitativo aos pacientes que se encontram na clínica.

 3. Um canal a mais de agendamento

Com o agendamento on-line de consulta, realizado tanto automaticamente pela internet quanto pela equipe que atende por chat ou WhatsApp, a instituição passa a contar com mais um canal de comunicação entre o paciente e a clínica.

Além disso, é possível aumentar o número de atendimentos sem a necessidade de investir no crescimento da equipe.

 4. Redução na fila de espera

Um dos motivos da desistência de agendamento de consultas e exames é a fila de espera para ser atendido. Muitas vezes, o paciente precisa esperar por vários minutos na linha até ser atendido, o que estressa o atendimento antes mesmo de ele ser iniciado. Em alguns casos, o paciente até prefere marcar em outra clínica.

Assim, a possibilidade do agendamento digital facilita a vida dos pacientes que buscam rapidez e praticidade na marcação de exames e diminui a fila de espera por telefone.

 5. Qualidade e precisão nos dados fornecidos

Quando o próprio paciente tem a possibilidade de preencher seus dados, como acontece no agendamento on-line de consulta, há uma chance menor de erro dos dados fornecidos, como nome, telefone, endereço, número da identidade e número do cartão do convênio, evitando também os diferentes tipos de glosas por falhas no cadastro do paciente.

6. Redução de erros

É preciso chamar atenção para a redução de erros que a marcação on-line de consulta garante. Por ser automatizado, conta com maior padronização no sistema e na organização, evitando aspectos como rasuras e marcações sobrepostas.

Além disso, por ser um sistema integrado com a disponibilidade de horários que os profissionais oferecem, evita que sejam marcados procedimentos para dias em que a equipe não estará no local, por exemplo.

Erros como esses podem impactar diretamente a experiência dos pacientes e distanciar a possibilidade de fidelização. Além disso, não realizar uma consulta por ter tido um agendamento equivocado mostra certo descompromisso da clínica perante o público atendido.

7. Preenchimento de horários vagos com agilidade

Quando há cancelamentos e a instituição não conta com um sistema automatizado, é preciso entrar em contato com cada paciente separadamente para remanejar os horários, tornando a gestão de agenda bastante trabalhosa. Quando não há um planejamento estratégico para lidar com eventualidades, os horários ficam ociosos e há impacto no faturamento daquele período. 

Portanto, quando um paciente faz o cancelamento da sua marcação, rapidamente o horário deve estar novamente disponível para ser preenchido por outra demanda. Isso demonstra uma reação efetiva e resolutiva diante uma eventualidade, que pode acontecer a qualquer momento. Vale ressaltar que o trabalho com uma lista de espera pode tornar o processo ainda mais otimizado, de modo que notifica o primeiro paciente da lista que um horário de interesse tornou-se disponível.

Leia também Gestão de Clínicas: Por que acompanhar indicadores de agendamento e cancelamento de consultas?

8. Redução de custos

Todos esses benefícios são refletidos no faturamento da sua clínica: há uma considerável redução de custos. O primeiro ponto que contribui para isso está associado aos colaboradores, que aumentam a produtividade e não ficam limitados aos processos operacionais, visto que muitos são automatizados.

Além disso, não há necessidade de contratar cada vez mais funcionários para suprir a demanda, uma vez que há maior produtividade dos colaboradores já existentes.

O segundo ponto está relacionado com um maior faturamento devido ao melhor fluxo de pacientes, onde os agendamentos são facilitados, assim como os cancelamentos são rapidamente repostos e a lista de espera otimizada.

Vantagens do agendamento on-line de consulta para pacientes

9. Conveniência no agendamento

Devido à rotina atribulada para todos, é difícil lembrar ou mesmo encontrar tempo para ficar esperando vários minutos no atendimento de um call center para agendar uma consulta ou um exame.

O agendamento on-line de consulta resolve esse problema, fornecendo conveniência ao paciente e a possibilidade de marcação a qualquer hora do dia, de um computador ou dispositivo móvel.

10. Liberdade de escolha e mobilidade

O agendamento on-line oferece a possibilidade do paciente visualizar a agenda completa e os horários disponíveis em cada dia para fazer a marcação no momento mais oportuno para ele.

A partir do momento em que o paciente pode visualizar em uma tela os horários disponíveis, ele rapidamente seleciona aquele que mais se encaixa à sua necessidade. Isso confere ao paciente maior liberdade no momento da marcação. Tudo isso a partir de um computador ou dispositivo móvel com acesso à internet, seja em casa ou durante uma viagem.

11. Lembretes e avisos sobre preparo de exames

Considerando que o agendamento foi realizado e devidamente integrado aos demais setores da clínica, existe uma funcionalidade da ferramenta que melhora ainda mais o processo: o envio de lembretes. São diversos os motivos que podem justificar o esquecimento da consulta por parte do paciente: seja pela rotina corrida, por ter agendado com antecedência ou por não ter registrado o horário em sua própria agenda. Tudo isso mostra a necessidade de enviar lembretes.

Fazer isso manualmente é algo que dá muito trabalho para os colaboradores: procurar meios de comunicação, entrar em contato quando o paciente pode responder etc. Muitas vezes, isso representa gasto de tempo e de recursos. Portanto, enviar uma simples notificação pelo dispositivo móvel é a melhor opção para o processo, e contribui para a redução das faltas nas consultas médicas. 

Além disso, o paciente pode ser informado sobre o preparo de cada exame. Se há a necessidade de fazer jejum, por exemplo, ele poderá encontrar as informações na tela em que fez o agendamento on-line ou no e-mail informado no cadastro, acessando-as quando achar conveniente e evitando, assim, que haja dúvidas no procedimento.

Em resumo…

Além de tornar a marcação de exames mais simples, o agendamento médico digital permite que o paciente seja notificado pela ferramenta quando seu exame estiver pronto e garante o acesso ao resultado via plataforma digital.

Isso minimiza a necessidade de deslocamento até a instituição de saúde, o que otimiza a rotina do paciente e agiliza tanto o laudo quanto o início do tratamento.

Não podemos esquecer que, no mercado econômico, tempo é dinheiro. Quando se trata de clínicas, tempo é sinônimo de qualidade de atendimento. Otimizando o tempo da sua equipe e dos pacientes, há maior segurança, produtividade e eficiência dos processos.

Além do agendamento de consultas e exames, outros recursos on-line podem ser aplicados para otimizar o atendimento ao paciente. Saiba mais sobre algumas dessas possibilidades neste conteúdo:

As diferenças de chatbot e inteligência artificial no atendimento ao cliente