Como implantar um sistema de gestão laboratorial em 5 passos

A utilização de ferramentas de gestão já é realidade na atualidade, em diversas instituições de saúde. Em um laboratório, ter um sistema de gestão contribui para otimizar o atendimento ao paciente, torna possível o armazenamento de todo histórico de exames, organizando o fluxo de todas as áreas do estabelecimento, aumentando a produtividade.

Entretanto, para ter essa ferramenta facilitando o dia a dia do seu laboratório, alguns pré-requisitos são necessários. Assim, separamos 5 passos para ensinar como implantar um sistema de gestão laboratorial que funcione efetivamente para sua instituição.

#1: Entenda as necessidades

O primeiro passo é entender a necessidades, as características e os recursos mais utilizados por seu laboratório. Como fazer isso? Organize as demandas, faça pesquisas com seus funcionários e pacientes, identifique as falhas nos setores. Seu laboratório trabalha com postos de coleta, com laboratórios de apoio, vai precisar de interfaceamento, vai aceitar convênios? Todas essas questões precisam ser levadas em consideração na escolha do sistema de gestão ideal para o seu laboratório, pois encontrar uma ferramenta que consiga se adaptar às necessidades do seu estabelecimento é o segredo para que a implantação traga bons frutos.

#2: Infraestrutura

Após descobrir as necessidades do laboratório é possível entender que infraestrutura será necessária para a implantação. Por exemplo: um laboratório que tem vários postos de coleta precisa ter comunicação integral, ininterrupta e com acesso a todos eles. Assim, os profissionais responsáveis pela área de TI conseguem definir o tamanho do servidor, para armazenar todos os dados; a velocidade da internet necessária, para fazer a comunicação entre todos os computadores; o tipo de disco de armazenamento, para que o sistema funcione sem travar, e outras questões importantes.

Em outra situação hipotética, há dois tipos de laboratório: um deles tem uma estrutura menor e, para reduzir custos com material, usa um único tubo na coleta de sangue e ele passa em todos os setores responsáveis. O outro laboratório, de maior porte, separa a amostra e usa um tubo para cada setor. A infraestrutura precisa levar em consideração também os pormenores para montar definir o tipo de suporte necessário para a estrutura do laboratório.

Outra questão que precisa ser levada em conta é a quantidade de computadores com acesso ao sistema. Dependendo da quantidade de convênios que o laboratório atende ou pretende atender e do faturamento, o administrador delimita a quantidade de colaboradores com acesso ao LIS, ou mesmo a quantidade de terminais necessários no laboratório e fora dele, com um sistema operacional compatível com a ferramenta escolhida.

Se ele vai ter uma equipe de TI no laboratório, pois não pode depender de terceiros sempre que houver um problema na rede e até mesmo para receber o suporte da equipe de LIS. Tercerizar o serviço pode ficar caro.

#3: Implantação

Depois que entendeu as necessidades e escolheu o sistema, o próximo passo é montar a equipe para implantá-lo. O ideal é ter uma equipe de TI preparada para dar suporte na implantação e na manutenção do sistema, pois é preciso treinar pessoal e estar a postos caso haja uma pano no sistema em algum momento. Depender do serviço de terceiros no dia a dia do laboratório pode gerar consequências ruins, pois o sistema inteliga todas as áreas e processos da instituição.

Para o momento da implantação, a equipe do LIS entra em contato e configura o sistema, de acordo com as necessidades do laboratório e a infraestrutura preparada, junto à equipe de TI. Após a implantação há o período de testes e homologação, para certificação de que o sistema está rodando corretamente, de acordo com as especificações necessárias.

#4: Treinamento

Como o LIS é um sistema que vai permear todos os processo do laboratório, todos os colaboradores devem ser envolvidos no treinamento, para entender as particularidades da ferramenta em sua rotina particular e conseguir utilizar o sistema corretamente.

As duas equipes, do LIS e de TI interna, treinam os colaboradores que têm acesso ao sistema de acordo com as necessidades de cada uma e, assim, o LIS é inserido na rotina do laboratório.

#5: Suporte Técnico

Alguns sistemas LIS não fornecem suporte técnico. Em caso de algum problema na ferramenta, dependendo da gravidade, é possível que todos os processos do laboratório tenham de ser suspendidos até que o funcionamento seja restabelecido. Por isso, ao escolher um sistema de LIS é importante que seja levado em consideração se há ou não suporte técnico, para que, a qualquer momento, em qualquer necessidade, dúvida, ou falha, a equipe do laboratório tenha a quem recorrer para resolver rapidamente a questão e não correr o risco de ficar fora de operação.

É preciso fazer cursos e se informar para se preparar para situações novas, o mesmo acontece para escolher a ferramenta correta para sua instituição. Se ainda está com dúvidas e quer saber mais sobre como implantar um sistema de gestão laboratorial de forma positiva para sua instituição, evitando desperdício de tempo e investimento, entre em contato com a equipe da Pixeon.

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