Como reduzir as faltas em consultas médicas

As faltas em consultas médicas podem ser uma importante causa de prejuízo para clínicas. Se os pacientes precisam cancelar uma consulta, não se pode presumir que eles vão tirar um tempo para entrar em contato e desmarcar. É comum que eles optem por simplesmente não aparecer. Por isso, o absenteísmo de pacientes é um fator que precisa ser observado e evitado constantemente.

A ideia é manter o máximo de eficiência nos processos de agendamento e gestão dos atendimentos da clínica para que as faltas sejam realmente eventuais e não algo que acontece com frequência, deixando profissionais ociosos.

Por meio de algumas ações simples e do conhecimento adequado de soluções tecnológicas, é possível superar os desafios que surgem e contribuir para a manutenção do faturamento da clínica. Continue lendo este conteúdo e confira dicas de como minimizar as faltas em consultas médicas.

Faltas em consultas médicas: como elas impactam o orçamento da clínica

É fato que as faltas dos pacientes comprometem o orçamento de uma clínica, desorganizam a rotina e geram grandes prejuízos financeiros. Afinal, quando a clínica dispõe de um horário para o atendimento de determinado paciente, há toda uma programação de agenda e de recursos voltados para esse serviço.

No entanto, algumas pessoas não pensam nas consequências de não desmarcarem a consulta e simplesmente não aparecem, sem aviso prévio, o que permitiria à clínica o encaixe de outro paciente e evitaria o prejuízo.

Uma pesquisa da SCI Solutions apontou que o custo de consultas médicas canceladas, perdidas ou remarcadas chega a US $ 150 bilhões anuais. Portanto, cabe ao gestor da clínica agir com estratégia, adotando ações e implementando soluções digitais para diminuir as chances de que isso ocorra.

Um caminho seria, por exemplo, contar com uma plataforma de agendamento e confirmação de consultas on-line, que possibilita organizar com precisão os atendimentos, impedindo que horários fiquem vagos ou que sejam marcadas várias consultas para o mesmo período por engano.

Esse tipo de solução auxilia a clínica com automação de tarefas, principalmente para situações em que o paciente desmarca uma consulta. Assim, é possível rapidamente remanejar a agenda e preencher o horário com outro paciente que esteja na fila para agendar consultas médicas.

6 dicas práticas para reduzir o absenteísmo de pacientes em consultas médicas

Trouxemos a seguir 6 dicas práticas para evitar as faltas em consultas médicas ou pelo menos minimizar o impacto dessas ausências. Confira!

1. Gerencie previamente as consultas

Para reduzir as faltas em consultas médicas, o primeiro passo é gerenciar previamente as marcações. Afinal, ter uma agenda ordenada, com todos os horários de atendimento e os médicos responsáveis por cada um, é uma tática que agiliza a identificação de problemas e até mesmo eventuais horários vagos.

Ter esse controle também é importante para analisar quais são os períodos mais requisitados pelos pacientes, bem como quais são os pacientes que mais se ausentam ou se atrasam, permitindo contornar melhor essas situações.

Vale lembrar que, embora isso possa ser feito com o agendamento em papel ou planilha, é muito mais simples e eficiente contar com uma plataforma digital inteligente que, além disso, pode fazer muito mais pela organização do dia a dia da clínica.

2. Utilize diversas estratégias de confirmação

Outra prática indispensável para reduzir o absenteísmo de pacientes consiste em utilizar diversas estratégias de confirmação. Essa é uma maneira de descobrir, com alguma antecedência, se o paciente pretende faltar e, dessa maneira, fazer uma melhor gestão da agenda e até mesmo do orçamento do mês.

Existem inúmeras alternativas interessantes e práticas, como o SMS, que tem um custo bem reduzido e possibilita resposta imediata. Segundo pesquisa da Athena Research, após confirmar por SMS, apenas 4% dos pacientes não comparecem à consulta. Entre aqueles que recebem ligações telefônicas, o índice é de 9,4%. Já entre os pacientes que não são avisados de nenhuma forma, o absenteísmo chega a 10,5%.

Para essa confirmação, a clínica também pode utilizar aplicativos de mensagem instantânea, como o WhatsApp e até e-mail. Mas o ideal é contar com uma plataforma completa, que automatize todo o processo e possibilite uma comunicação humanizada, como a Pixeon Lumia.

3. Estipule uma política de fidelidade

Uma política de fidelidade também pode ser uma boa estratégia, não apenas para reduzir as faltas em consultas médicas, mas também para atrair novo público e realocar marcações para horários menos requeridos.

Uma boa ideia é recompensar os pacientes mais pontuais, objetivos e que cumpram com suas responsabilidades em relação a avisar quando não podem comparecer à consulta.

Isso pode ser feito por meio do oferecimento de pequenos descontos, pacotes ou, dependendo da especialidade, exames e procedimentos mais baratos ou gratuitos.

4. Atualize constantemente os cadastros

A clínica deve ter o máximo de informações dos pacientes, não apenas a respeito de suas condições patológicas, mas até mesmo do seu histórico de procedimentos, do perfil socioeconômico e assim por diante.

Já para o cadastramento e o controle de ausências em consultas médicas, o crucial é o endereço e as principais formas de contato. A recepção é responsável por esses dados, que precisam ser constantemente atualizados e checados.

É recomendável verificar a precisão dos telefones fixos, números de celulares, e-mail e aplicativos de comunicação. Dessa forma, é possível enviar avisos sem erros e até divulgar serviços clínicos.

5. Crie uma boa relação com o paciente

Ter uma boa relação com o paciente é importante não apenas para o médico, mas também para todos os funcionários que fazem parte da clínica. Esse relacionamento de confiança ajuda a trazer mais clareza para todos os envolvidos e a reduzir o número de pessoas que faltam aos atendimentos.

A educação é a regra básica quando qualquer pessoa chegar à clínica. Somado a isso, é importante deixar os pacientes à vontade para se comunicarem com a instituição. Ou seja, vale lembrar que existe a possibilidade de telefonar, mandar uma mensagem ou até mesmo um e-mail no caso de algum imprevisto ou mudança de planos. Eles certamente vão compreender a situação se a relação for boa.

6. Tenha a tecnologia como uma aliada

A clínica não pode deixar de fazer da tecnologia uma forte aliada no dia a dia. Não importa o público: oferecer um recurso de qualidade e que aumente a praticidade é algo que melhora a credibilidade do negócio.

Um bom sistema pode ajudar a organizar a agenda e fornece várias funcionalidades, como algumas ferramentas que otimizam as rotinas do consultório, facilitando o contato com o público. Além disso, a solução pode oferecer muitos outros recursos para facilitar o serviço de saúde, diminuir o absenteísmo de pacientes e deixá-los satisfeitos.

Como você pôde ver, eliminar as faltas em consultas médicas é uma tarefa desafiadora. No entanto, ao seguir essas dicas, é possível minimizar bastante esse problema e garantir um equilíbrio melhor no orçamento da clínica no fim do mês.

Gostou de conhecer essas dicas? Saiba também como preencher melhor os horários da sua clínica com atendimentos a distância. As teleconsultas são uma tendência importante a se investir para oferecer mais comodidade ao paciente e garantir agenda sempre cheia para a clínica. Saiba mais:

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