A importância de controlar validades e lotes dos insumos no estoque da sua clínica

Um dos grandes desafios enfrentados por clínicas e hospitais é que os medicamentos e outros insumos utilizados para a realização de exames são produtos altamente perecíveis. Por isso, há a necessidade de uma atenção especial quanto ao controle de validade e lote para evitar que esse material seja perdido.

Muitas instituições de saúde ainda fazem esse controle manualmente, uma tarefa bastante trabalhosa e passível de falhas. Afinal, é preciso fazer inventários, dispensar itens, dar entrada de notas, tudo por lote de validade, o que requer um maior controle dos itens do estoque. Mas nem sempre as clínicas têm pessoas envolvidas e recursos dedicados para essas tarefas, ficando mais complicado fazer um controle minucioso.

Então, já que esse tipo de gerenciamento é tão importante, como fazer um controle de validades e lotes de maneira eficiente? A clínica em que você atua já passou por algum problema que envolvendo a falta de um controle como esse?

Neste artigo, trazemos algumas dicas de como controlar validades e lotes dos insumos para que a sua instituição de saúde reduza problemas como perda de itens vencidos, falta de insumos quando necessário, entre outros. Continue a leitura para ficar por dentro!

Qual é maneira mais adequada de se fazer um bom controle de validades e lotes de insumos?

Problemas relacionados a insumos em hospitais são mais comuns do que se imagina. Um estudo realizado na Universidade de São Paulo levantou os diferentes tipos de desperdício, segundo a opinião de profissionais de enfermagem e médicos. O mais apontado pelos entrevistados foi o desperdício relacionado a materiais (36%).

Outra pesquisa avaliou o impacto econômico-financeiro decorrente das perdas e dos desvios de medicamentos em um hospital público. O estudo mostrou um número de perdas por vencimento de 2581 comprimidos (2,28%), 3760 injetáveis (2%), 165 líquidos (1,95%) de 924 de medicamentos controlados (2,06%).

As perdas de medicamentos por vencimento representam um desperdício que pode levar a um alto custo financeiro para a instituição, sendo possível minimizá-lo a partir de processos padronizados no setor.

Esses novos processos podem incluir condutas de estoque e armazenamento com sistema de gestão específico para o controle de validade dos suprimentos, tornando-o mais fácil, rápido e eficiente.

Entenda como esse tipo de ferramenta auxilia o controle de validade.

 

Como funciona o controle de validade de suprimentos feito por um sistema de gestão?

O sistema de gestão para controle de validade de suprimentos contribui para que não haja desperdícios na clínica decorrentes do descarte de itens que já passaram do prazo, além de garantir a segurança de que itens vencidos não sejam utilizados no tratamento dos pacientes.

Com esse tipo de ferramenta, é possível fazer uma gestão rigorosa do estoque de insumos. Abaixo, listamos as principais vantagens que ela oferece para clínicas e hospitais:

Exato controle de entradas e saídas

Um bom sistema de gestão permite fazer um gerenciamento criterioso dos materiais que são adquiridos e que saem da clínica, sendo possível saber a origem do produto, o fornecedor e até mesmo quem o retirou o material do almoxarifado.

Outro recurso é a definição de alertas para o dia e o horário em que determinado produto será utilizado, para evitar que o insumo esteja em falta no estoque quando for necessária a sua utilização. No momento em que o produto é retirado do almoxarifado, o sistema já computa a sua saída, mesmo que o exame só esteja marcado para daqui a cinco dias, por exemplo.

Etiquetagem correta dos itens com informação de lote

No momento em que os itens são recebidos no estoque, é preciso etiquetá-los de maneira correta para que, quando o profissional de saúde for fazer a dispensação desse item, tenha a garantia de que aquele insumo pertence ao lote que está sendo dispensado.

O código de barras na etiqueta permite que o profissional registre automaticamente no sistema a saída do item e de qual lote ele é, evitando que saia do estoque um mesmo suprimento, porém de lote diferente. Dessa forma, é possível rastrear todas as informações, até mesmo para qual setor e qual paciente esse insumo foi direcionado. 

O sistema para controle de lotes também é essencial nos casos em que a Anvisa exige que algum lote de medicamento seja retirado de circulação. Com a ferramenta é possível conferir de modo rápido e com segurança, se há materiais do lote no estoque. Ademais, é possível identificar se algum paciente foi tratado com o medicamento do lote proibido, fazendo o eventual acompanhamento e intervenções necessárias.

 

Alertas para o gerenciamento de datas de validade

O sistema de gestão permite verificar os vencimentos de cada item do estoque, para que sejam usados os insumos dos lotes que têm a validade mais curta.

A partir de alertas específicos, esse controle evita a perda de suprimentos vencidos e a utilização inadequada de medicamentos fora do prazo de validade em pacientes.

Gestão de compras com eficiência

Uma boa plataforma de gestão de insumos é capaz de avisar se algum insumo está acabando, realizando o chamado estoque mínimo, que ajuda a monitorar a movimentação no estoque, para que nenhum produto fique em falta ou permaneça armazenado com a validade vencida.

Ou seja, é possível analisar de maneira assertiva o tempo médio que cada suprimento permanece no estoque. Então, a clínica tem condições de saber quanto tempo levará até que determinado insumo seja esgotado e em qual data é preciso que uma nova compra seja realizada, evitando que a instituição tenha problemas com a falta desses suprimentos no atendimento aos pacientes.

O sistema também possibilita a programação de uma espécie de trava para lotes que estejam próximos de vencer. Dessa forma, na hora da compra, mesmo que o fornecedor tente adicionar itens com essas características, o sistema barra a entrada no estoque, aumentando a segurança e eficiência do processo.

Portanto, um sistema de gestão é um investimento bastante útil e importante por permitir todo esse controle, além de gerar relatórios com indicadores baseados na movimentação do estoque para decisões mais assertivas. Isso contribui para que a clínica reduza custos e otimize processos.

Essas são apenas algumas práticas para trazer melhores resultados para a sua clínica. Para ficar por dentro de outras sugestões, confira este conteúdo: 

 Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Sobre a Pixeon  

Somos a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

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Sobre a autora

Luana Ribeiro é formada em Sistemas de Informação e possui MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV. Atualmente é gerente de projetos na Pixeon, atuando com hospitais, clínicas e laboratórios. Já está nessa área de saúde há cerca de 10 anos com ampla experiência em consultoria e gerenciamento de projetos. Acredita na transformação da saúde com o uso da tecnologia apoiando os pacientes e todos os profissionais envolvidos nesta área. Tem como hobbies viajar e apreciar um bom café com amigos.