Controle de vacinas: como aumentar a eficiência nas instituições de saúde

O controle de vacinas é uma parte importante da gestão de medicamentos de qualquer instituição de saúde. Assim como na gestão da farmácia hospitalar, é essencial adotar boas práticas para organização, controle de estoque, validades e outros aspectos que irão garantir a segurança e eficácia das vacinas. Sem esse acompanhamento de perto, hospitais e clínicas de vacinação podem ter problemas com órgãos reguladores, prejuízos financeiros, além da perda de credibilidade com os pacientes. 

Isso porque sem um monitoramento do estoque de vacinas com eficiência,  a instituição pode  deixar de atender os pacientes por falta de estoque ou até mesmo pela aplicação de vacinas fora da validade. Além disso, a instituição pode fazer uma compra muito maior do que a demanda, gerando sobras de produtos com alta perecibilidade.

Para evitar essas situações, a instituição de saúde precisa contar com um sistema de controle de vacinas que auxilie nesse monitoramento, permitindo uma gestão eficiente de estoque, prazos de validade, frequência de compra, entradas e saídas dos produtos, investimentos, entre outras informações.

Nos últimos meses, o desenvolvimento e armazenamento de vacinas tem sido um assunto muito discutido por conta da Covid-19, o que reforça a necessidade de buscar soluções para gestão clínica e hospitalar, uma vez que a demanda será cada vez mais alta e as instituições de saúde precisam estar preparadas.

Por isso, preparamos esse artigo especial, com as principais informações sobre o que é necessário fazer para ter um bom controle de vacinas, aumentando a eficiência das instituições de saúde. Conheça ferramentas e boas práticas para o controle da sua instituição.

Aqui, você verá:

• Desafios no controle de vacinas para instituições de saúde
• Boas práticas para gestão de vacinas
• Vantagens de um sistema para controle de vacinas
• Outras possibilidades com um sistema gerenciador de vacinas
• A importância de contar com um sistema completo para gestão nas instituições de saúde

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Desafios no controle de vacinas para instituições de saúde

Ao longo dos últimos anos, vem caindo no Brasil a cobertura vacinal do calendário básico de imunização e esse tem sido um motivo de preocupação para a saúde. Em 2019, pela primeira vez, nenhuma das vacinas básicas teve a meta alcançada.

Uma das razões para esse movimento antivacina, cada vez mais forte no país, é a disseminação de informações falsas. Um dado que demonstra isso é que apenas 75% das pessoas afirmaram em uma pesquisa da Datafolha, de outubro de 2020, que queriam se vacinar contra a Covid-19. Ou seja, um em cada quatro brasileiros não sabe se vai ou não quer tomar a vacina, quando ela estiver disponível.

No entanto, de acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), a vacinação contribui para a prevenção de 2 a 3 milhões de mortes anuais em todo o mundo, o que mostra a importância desse mercado global em expansão. Este tem se consolidado através de décadas e demonstra um crescimento estável, apesar de algumas barreiras significativas para a entrada de outros players .

Considerando esse cenário, levantamos os principais desafios no controle de vacinas para instituições de saúde.

5 desafios relacionados a vacinas enfrentados por clínicas e hospitais

1. Atendimento a regulações

O principal desafio no controle de vacinas é atender às diversas regulações específicas para unidades que aplicam imunizações. As normas vão desde ter um profissional realmente certificado para esse exercício, até garantir para o público final as informações de registro da Anvisa, com controle de lotes por validade.

Ou seja, não fazer essa gestão dificulta até mesmo a credibilidade da unidade, uma vez que muitos pacientes exigem informações sobre as vacinas que estão tomando. Não oferecer esses dados pode gerar processos civis e judiciais, tanto para a unidade quanto para o prestador que estiver aplicando ou vendendo a vacina.

Por isso, é importante que a unidade tenha como provar que o responsável pela aplicação é apto para esse tipo de atividade e que a vacina tem selo de garantia, aprovado junto à Anvisa.

Um bom sistema de controle de vacinas armazena essas informações de quem são os prestadores, qual é o CRM, o CRB ou o CRF, por exemplo, garantindo o controle até mesmo da certificação digital de enfermagem do profissional que aplicar a vacina. 

2. Previsão de demanda

Outro desafio que clínicas e hospitais enfrentam quando não há um controle de vacinas eficiente é a dificuldade de previsão de demanda.

É indispensável contar com um sistema que possibilite levantar um histórico das vacinas mais aplicadas para que a instituição se organize para atender os pacientes, sem que haja faltas ou sobras por compras em excesso.

Um sistema de controle de vacinas é capaz de analisar dados e prever a quantidade ideal de imunizações que uma instituição deve adquirir, de acordo com o perfil do seu público, considerando uma média das imunizações mais buscadas naquela unidade.

3. Controle de informações

Outro desafio das instituições de saúde é justamente o controle das informações relacionadas às vacinas. Muitas organizações realizam isso manualmente, o que pode gerar uma série de problemas como a perda de informações, erros e falhas no controle geral dos processos.  Por isso, é essencial ter um sistema de gestão.

Mais do que ter o controle de lotes das vacinas, um bom sistema garante o registro de inúmeras informações, como detalhes sobre aplicação, dados de pacientes, datas de agendamento, entre outras.

Por exemplo, se o sistema for integrado com um programa de envio de SMS ou e-mail, é possível informar o paciente sobre o retorno para tomar uma segunda dose da vacina que já foi adquirida por ele. 

Também é possível inserir no sistema as informações do cartão de vacina do paciente, mesmo que as imunizações anteriores não tenham sido aplicadas pela unidade. Por isso é importante manter a descrição das datas em que o paciente tomou as vacinas e quais são os lotes, obtidos por meio do cartão dele. 

Leia também Saúde digital: como os sistemas de gestão podem reduzir custos em hospitais

4. Rastreabilidade

A falta de controle de informações é acompanhada por outro grande desafio nas instituições de saúde: a falta de rastreabilidade. Ter acesso e acompanhar os dados de cada vacina é  essencial para garantir a segurança dos procedimentos, bem como análises avançadas para gestão das vacinas.

Com um sistema de controle de vacinas, é possível registrar as vacinas e ter um monitoramento de lotes, validades, em quais pacientes foram aplicadas, em quais datas, por quais profissionais, entre outras informações.

Trata-se de um monitoramento para proteção tanto da instituição de saúde quanto para o paciente. No caso de algum lote precisar ser retirado do mercado, por exemplo, os pacientes que receberam doses daquele lote devem ser avaliados e talvez imunizados novamente. Portanto, é preciso ter esse controle rígido para garantir a credibilidade da instituição.

5. Desperdício

Por fim, um dos maiores desafios das instituições de saúde é o desperdício de materiais. Sem um controle de vacinas eficiente, é comum que instituições de saúde enfrentem problemas no controle de validade, priorização de estoque e outros pontos. 

Um bom sistema de controle de vacinas oferece auxílio nesse sentido, evitando que sejam feitas compras de vacinas que não tenham tanta saída, uma vez que permite ao gestor fazer uma análise criteriosa antes de tomar decisões.

O sistema também contribui para registro de perdas de vacinas, por exemplo, no caso de algum acidente, como quedas ou aplicações de forma inadequada. É importante fazer esse registro para que a instituição tenha informações mais precisas sobre desperdício e desatenção de determinados funcionários, por exemplo.

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Boas práticas para gestão de vacinas

Uma boa gestão de vacinas traz inúmeros benefícios para as instituições de saúde, evitando perdas, reduzindo custos e contribuindo para controlar os investimentos necessários.

Esse gerenciamento é essencial para que não faltem vacinas e para que a unidade não deixe a desejar em qualidade de atendimento. Ele garante inclusive uma boa gestão de pessoas, assegurando que o quadro de profissionais da instituição seja composto por profissionais capacitados e realmente dedicados às metas da clínica.

Para que a instituição tenha uma boa gestão de vacinas, o recomendado é contar com sistemas digitais avançados, que permitam aos profissionais envolvidos uma análise completa do setor. O objetivo é evitar falhas e minimizar perdas, além de ter uma base para tomar melhores decisões, sabendo quando aumentar e quando diminuir o estoque, considerando a capacidade de armazenamento devida dos lotes adquiridos, por exemplo.

É necessário contar com um histórico para observar o quanto a unidade vende de cada uma das vacinas, sendo possível traçar quanto e quais delas são necessárias para atender a demanda, prevendo as compras necessárias pelos próximos meses.

Vacinas que têm um valor mais elevado e que não tenham tanta saída podem ser adquiridas conforme a necessidade do negócio. Já em relação às vacinas que possuem alta demanda e estão sempre em falta, pode ser necessário garantir um estoque maior, de até um ano, por exemplo, levando em consideração a validade dos produtos.

É preciso lembrar que vacinas são produtos biológicos sensíveis e escassos no mundo todo. Não existe produção que abasteça 100% da necessidade. Por isso, é importante conhecer o mercado e saber que em determinados momentos é fundamental estar à frente para prever essas faltas.

Outras práticas interessantes em gestão de vacinas para adotar em clínicas e hospitais, são:

• Manter um bom relacionamento com todos os fabricantes, distribuidores e representantes comerciais;
• Comprar a mesma vacina de laboratórios diferentes;
• Traçar uma previsão de vendas baseada na média dos dois últimos anos;
• Investir em atendimento on-line e vacinação em domicílio;
• Contar com sistemas digitais para facilitar a gestão de vacinas.

Vantagens de um sistema para controle de vacinas

Um sistema de controle de vacinas é um auxílio e tanto para a gestão de estoque e para o monitoramento das imunizações em qualquer instituição de saúde.

Isso porque ele automatiza as tarefas repetitivas, evitando erros por falhas humanas, em caso de digitar algum dado incorreto, por exemplo.

Além disso, usando um sistema para controlar as vacinas, é possível registrar todas as informações referentes a lotes, localização das vacinas (em caso de a instituição ter mais de uma unidade), dados do paciente em quem foram administradas, contribuindo, inclusive, para o processo de vendas.

Para vacinas em que são necessárias várias doses, por exemplo, um sistema pode ser útil para ter o controle de quando deverão ser aplicadas. Isso ajuda a instituição no relacionamento com o paciente, podendo avisá-lo sobre a próxima dose e fazer isso em grande escala — o que manualmente seria muito trabalhoso.

Adotando uma solução para fazer esse controle, a instituição otimiza o tempo, aumenta a produtividade dos funcionários, melhora a administração dos materiais, reduz custos com o estoque e com o volume de compras, incluindo o controle de dosagem, lotes e validade.

Outras possibilidades com um sistema gerenciador de vacinas

Além de todas essas funcionalidades que listamos, um sistema para controle de vacinas é capaz de oferecer outras formas de contribuir com a organização da instituição de saúde, auxiliando diretamente o Ministério da Saúde com dados estatísticos de atendimento da sua unidade na classificação e combate a endemias, como a malária;  epidemias como a catapora; e pandemias, como foi a Peste Negra, Sars e agora, a Covid-19.

Controle das informações da unidade para tomada de decisão

Com um sistema de controle de vacinas, é possível fazer análise de dados que garantam decisões mais estratégicas.

Por exemplo, uma unidade pode ceder uma vacina para outra unidade que precise com mais urgência, mesmo que ela já tenha sido reservada para um paciente, podendo organizar a reposição dessa vacina e conseguir atender ambos os pacientes.

Além desse exemplo, outras decisões estratégicas de compras, armazenamento e distribuição podem ser aperfeiçoadas ao contar com um sistema de gestão.

Leia também Como a gestão de custos hospitalares impacta na tomada de decisões

Possibilidade de criar campanhas específicas de vacinação 

Um sistema de controle de vacinas contribui para que a instituição promova campanhas de vacinação. Não é necessário aguardar o Ministério da Saúde realizar uma campanha para que a unidade passe a oferecer e divulgar aquela vacina em maior quantidade, como a campanha da gripe.

No caso de surto de alguma doença, a unidade pode gerar sua própria campanha, tendo o apoio do sistema para mensurar a demanda e fazer a divulgação necessária para atrair os pacientes para a instituição. Além disso, ao identificar um volume de material com prazo de validade próximo a vencer no estoque, a instituição pode realizar ações para ampliar a busca e aplicação da vacina. 

Comunicação eficiente com os pacientes

O auxílio de um sistema de controle de vacinas é bastante útil para a comunicação com os pacientes da unidade.

Permite que a gestão tenha o registro dos dados e do histórico do paciente,  sendo capaz até mesmo de enviar informações sobre vacinas e lembretes de agendamento automaticamente.

A importância de contar com um sistema completo para gestão nas instituições de saúde

O controle de vacinas é um dos vários recursos disponíveis em um sistema de gestão para instituições de saúde. Além da gestão desse tipo de produto, clínicas e hospitais podem fazer o controle completo da farmácia hospitalar, das Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs), bem como todos os demais processos de ponta a ponta da instituição. 

Com um sistema digital, diversos processos são otimizados, eliminando erros, retrabalho, e outros problemas como as famosas glosas. A ferramenta identifica todos os campos que precisam de dados no cadastro do paciente, indicando o preenchimento correto. Isso evita uma possível troca de nomes ou números.

Um sistema digital também oferece recursos avançados para o cadastro dos pacientes, agendamento dos exames, prontuário eletrônico, gestão financeira, gestão administrativa, entre vários outros.

No entanto, se a clínica opta por um sistema específico que faça apenas o controle de vacinas, é fundamental que ele possa ser integrado aos outros sistemas usados pela instituição para que tenha acesso às informações disponibilizadas.

Os sistemas mais avançados do mercado permitem realizar o escaneamento da guia de atendimento, que garante o controle com exatidão do documento necessário para a confirmação do exame ou da consulta. Dessa forma, são mínimas as chances de ter problemas com o convênio.

Em resumo, as principais vantagens de ter um sistema completo para gestão são:

• Atendimento multidisciplinar com o Prontuário Eletrônico do Paciente;
• Acompanhamento dos principais indicadores para garantir assistência segura e eficiente;
• Maior produtividade dos profissionais de saúde;
• Gestão eletrônica de medicamentos e materiais;
• Gestão financeira simples e em tempo real;
• Mais agilidade no atendimento e pacientes mais satisfeitos.

Quer saber mais detalhes sobre os nossos sistemas para gestão clínica e hospitalar? Então, confira os materiais a seguir:

– Como um sistema de gestão hospitalar promove a expansão dos serviços

– Transformação digital para saúde: automação de processos e gestão digital para hospitais

– Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores

Conheça também os nossos sistemas para gestão clínica e hospitalar e otimize o controle de vacinas na sua instituição. Se tiver qualquer dúvida, entre em contato e fale com um dos nossos consultores.

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Sobre a Autora

“Acredito que conhecimento nunca é demais e, compartilhá-lo traz a certeza de que é possível alcançar as pessoas e mudar suas vidas. Ter objetivos e dar o Meu melhor são premissas para minha satisfação pessoal e profissional. No dia-a-dia, cada análise é feita pensando em fazer diferença transformando – um pouco que seja ou muito que quero, a saúde.” –

Moema é Product Owner de Atenção Clínica na Pixeon.