Saiba como aperfeiçoar a eficiência no atendimento

A eficiência no atendimento de uma instituição de saúde, sem dúvidas, está entre os fatores que levam um paciente a querer se consultar novamente em uma ocasião futura e até mesmo indicar a clínica para outras pessoas. Quando ele se sente acolhido, bem recebido e tem suas expectativas atendidas, há grandes chances de fidelização.

Portanto, diante de tantas opções que o paciente pode escolher, a eficiência no atendimento pode ser um grande diferencial para a clínica, sobretudo se a gestão considera que a qualidade do serviço é uma junção de boas práticas de maneira geral, incluindo não apenas o atendimento, mas todos os processos internos. Afinal, um bom atendimento para o paciente também é reflexo de uma instituição organizada internamente.

Mas você sabe quais são os pontos que precisam ser aperfeiçoados no atendimento da sua clínica? Quer descobrir como otimizar a eficiência no atendimento? Então, confira este conteúdo que preparamos com as informações mais importantes que você precisa saber.

4 pontos da clínica para observar e manter a eficiência no atendimento

A seguir, listamos 4 pontos principais para manter a eficiência no atendimento. Esses pontos são muito observados pelos pacientes e dizem muito sobre a clínica.

Por isso, quando a instituição cuida da qualidade deles, a percepção dos pacientes sobre a clínica é muito mais positiva. Saiba quais são esses pontos e o que aperfeiçoar em cada um deles.

1. Marcação de consultas

A marcação de consultas é um dos pontos mais observados pelos pacientes ao considerarem a eficiência no atendimento. Quando esse processo é complexo e demorado, há grandes chances de o paciente não querer retornar à clínica para próximas consultas.

Para otimizar esse processo, o mais recomendado é que a instituição conte com soluções tecnológicas que permitam o agendamento on-line.

Com esse tipo de recurso, o paciente pode marcar a sua consulta a qualquer momento, uma vez que o agendamento não depende de um atendente. Além de funcionar 24 horas por dia e 7 dias por semana, confere à clínica a imagem de uma instituição que investe em tecnologia para a eficiência no atendimento ao paciente.

Leia também: As Vantagens do Agendamento On-line

2. Tempo de espera

O tempo de espera também é um dos pontos sensíveis do funcionamento de uma clínica e precisa ser constantemente monitorado pela gestão da instituição.

Na era do paciente digital, em que o usuário preza por agilidade e eficiência no atendimento, ficar muito tempo esperando por uma consulta é algo inadmissível. Esse novo paciente quer ter uma excelente experiência, não precisando esperar tempo demais, mas com conforto enquanto aguarda atendimento.

Portanto, é imprescindível ter a agenda da clínica organizada para garantir que o tempo das consultas siga certa regularidade, sem agendamentos acumulados que obriguem os pacientes a ficar horas em uma sala de espera.

3. Tempo de atendimento

O tempo de atendimento influencia também no tempo de espera. É importante que o paciente sinta que foi ouvido com atenção e que suas dúvidas foram devidamente esclarecidas. Mas a consulta também não pode ser extensa demais, uma vez que há outros pacientes aguardando.

Nesse sentido, é fundamental contar com o prontuário eletrônico, que permite ao profissional ter o histórico do paciente de maneira rápida e fácil, sendo possível ter informações sobre exames anteriores, medicações prescritas, entre outras.

Isso agiliza o processo e contribui para a eficiência no atendimento, além de dar ao paciente a sensação de que o médico passou mais tempo dando atenção a ele, em vez de buscando ou registrando informações no sistema.

4. Atenção do profissional

O médico precisa direcionar o seu raciocínio para muitos fatores diferentes e não é incomum que, ao mesmo tempo, precise avaliar o paciente, traçar um diagnóstico, pensar em uma conduta e assim por diante.

Por isso, a atenção do profissional é considerada um ponto importante a ser observado para a eficiência no atendimento. É preciso ter condições que permitam que o médico mantenha o foco e evite distrações.

Os recursos tecnológicos também são bem-vindos nesse ponto, automatizando processos para garantir que o profissional foque ao máximo no paciente. Por exemplo, há plataformas que fazem até mesmo sugestões de medicações para o médico apenas selecionar e concluir a prescrição da receita. Assim, o processo é otimizado, levando muito menos tempo e possibilitando que o profissional dê mais atenção ao paciente.

Como aumentar a eficiência no atendimento com sistemas digitais

Depois de conhecer os pontos que devem ser observados para a eficiência no atendimento e entender como eles podem ser fatores importantes para a fidelização do paciente, chegou a hora de conhecer dicas práticas para otimizar os processos por meio da tecnologia.

Invista em treinamentos para a equipe

Os colaboradores fazem parte da imagem da clínica e os recepcionistas, por exemplo, são responsáveis pela primeira impressão que os pacientes têm da instituição. Por isso, toda a equipe precisa estar preparada para oferecer um atendimento humanizado e eficiente.

A tecnologia auxilia nesse ponto quando a clínica dispõe, por exemplo, de agendamento on-line, envio de confirmação de consulta automatizado, prontuário eletrônico, entre outros softwares.

Organize e automatize os processos do dia a dia

Outro ponto importante é manter a organização e a padronização dos processos internos da clínica, pois isso é essencial para evitar falhas e retrabalho.

Quando as atividades estão bem sequenciadas e contam com um sistema de gestão para automatizar os processos repetitivos e burocráticos, fica mais simples oferecer um atendimento de primeira, assegurando que nenhuma etapa seja negligenciada pelos profissionais.

Uma boa ideia para melhorar a eficiência no atendimento pode ser solicitar uma avaliação dos atendimentos prestados. Isso costuma ser feito por meio de um questionário, que pode ser preenchido no mesmo dia ou até mesmo enviado via e-mail para o paciente. Foque em perguntas básicas, que mostrem o nível de satisfação com o que foi oferecido.

Conte com a tecnologia para mais produtividade

Um bom sistema pode ajudar a clínica também em produtividade, realizando a gestão de pacientes, agilizando as demandas existentes e aprimorando a qualidade dos processos.

Imagine quanto tempo um recepcionista deixa de gastar se não precisar mais digitar dados pessoais, por exemplo. Se a clínica conta com uma plataforma dotada de inteligência artificial, os dados do paciente são inseridos no sistema logo no agendamento, dispensando o recepcionista desse trabalho.

Outra medida que contribui para a produtividade é a realização de consultas remotas. Existem ferramentas específicas para teleconsulta que tornam esse modelo de atendimento bastante seguro, além de permitir que o profissional agende mais consultas, otimizando o tempo.

Leia também: Jornada do paciente: o que muda no fluxo de atendimento com as teleconsultas

Como você pôde ver, é possível aumentar a eficiência no atendimento da clínica seguindo algumas ações específicas e adotando soluções que criem uma melhor percepção de valor por parte do paciente. Quer saber mais sobre como otimizar outros processos na sua instituição? Confira este conteúdo:

Gestão clínica: como organizar os processos em todos os setores