Como ganhar produtividade no fluxo de laudos radiológicos?

Com a crescente digitalização e modernização dos equipamentos de imagem, a demanda por laudos radiológicos tem se tornado cada vez maior em hospitais, clínicas e laboratórios. Para atender essa quantidade de pedidos, é fundamental ampliar a produtividade dos colaboradores envolvidos no processo de emissão de laudos. Porém, esse aumento deve ser planejado estrategicamente para evitar gargalos nas diferentes etapas do processo.

Um dos principais desafios dos profissionais e administradores na área da saúde, com certeza é o tempo de entrega dos laudos. Hoje os pacientes buscam resultados mais rápidos ou até imediatos, o que amplia a necessidade de uma boa infraestrutura e ferramentas que viabilizem a entrada dos exames com segurança e velocidade. Com os atuais recursos tecnológicos e sistemas de gestão, as empresas podem ampliar a produtividade e a competitividade de mercado, sem comprometer a qualidade do atendimento ou incorrer em grandes gastos para os administradores.

Como a tecnologia pode facilitar a emissão de laudos radiológicos?

O uso de sistemas de gestão clínica (RIS) ou hospitalar (HIS) junto com os sistemas de gestão de imagem radiológicas (PACS) pode otimizar radicalmente o processo de laudo. A integração entre as ferramentas permite que diversas informações sejam compartilhadas pelos profissionais, evitando o retrabalho, perdas de documentos e falhas de comunicação, por exemplo.

Com um sistema de gestão integrado é possível agregar os diferentes setores desde o registro da solicitação do exame até a finalização do laudo. Em um hospital, por exemplo, as informações são disponibilizadas instantaneamente após a conclusão do procedimento pelo radiologista e as imagens podem ser visualizadas por meio do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).

Além de aproveitar a integração de ferramentas e dados disponibilizados nos sistemas de gestão, é fundamental explorar outras opções e recursos que os sistemas oferecem, que podem ser parametrizados para promover um melhor processo de trabalho. Confira alguns recursos dos sistemas de gestão que ampliam a produtividade dos fluxos de laudo:

• a integração entre os sistemas RIS/HIS-PACS permite uma comunicação simples e segura dos dados dos exames e laudos registrados em cada setor; 
• o gerenciamento de exames a serem realizados com o uso de listas de trabalhos para cada equipamento – podendo ser eliminado o uso de papel nesse caso – ajuda os operadores das áreas técnicas a gerenciar a fila de atendimento dos pacientes; 
• o preenchimento automático dos dados do paciente no equipamento por meio da integração entre o sistema de gestão e o equipamento (DICOM Worklist) evita erros de digitação, alterações dos procedimentos e glosas; 
• a criação de listas de trabalho para os radiologistas com a divisão dos exames por especialidade ou mesmo modalidade, podendo também elencar-los por criticidade, agiliza a realização dos laudos com maior urgência; 
• as possibilidades de confecção do laudo escrito ou narrado dentro do mesmo sistema, elimina o retrabalho médico em caso de perda de dados e registra no exame as ocorrências deste laudo para uma auditoria futura (se necessário); 
• a visualização de guias e demais documentos com anotações do exame dentro do sistema de laudo elimina a necessidade do trânsito de fichas ou guias físicas pela instituição; 
• o uso do reconhecimento de voz para os radiologistas transcreverem os laudos com mais rapidez, pode eliminar a etapa de narração e digitação dos exames traz um ganho de tempo no processo como um todo; 
• a possibilidade de laudos a distância, otimiza os laudos de emergência nas jornadas dos profissionais que realizam plantão noturno; 
• a gestão da entrega do exame sob demanda previne o desperdício na impressão de papéis e filmes, uma vez que não serão impressos exames antes da chegada do paciente. Esse serviço elimina a impressão prévia das imagens e seu transporte pela instituição. Além disso, o processo de envelopamento dos exames é eliminado, fazendo com que a conferência dos dados, laudos e imagens sejam registradas pelo sistema.

Esses foram apenas alguns exemplos de como aumentar a produtividade no processo de laudo. Outros recursos podem ser adaptados e ajustados, de acordo com os objetivos e necessidades de cada instituição.

Como é feita a implementação dos sistemas de gestão para laudos radiológicos?

O processo de implementação dos sistemas de gestão pode ser realizado de forma extremamente eficiente, desde que haja um bom engajamento da instituição nas mudanças que serão necessárias, que podem ser de ordem estrutural e processual.

Porém, mesmo em casos onde a infraestrutura deve ser adaptada para comportar o uso de sistemas avançados, os seus benefícios a longo prazo serão maiores que o investimento inicial. Da mesma maneira, o processo de trabalho de algumas áreas pode ser bastante afetado e a correta adequação desses fluxos é que determinará o sucesso da implantação, que prevê:

– o mapeamento de todos os processos que serão afetados na instituição;

– a instalação dos softwares e hardwares necessários;

– capacitação dos usuários;

– validação dos fluxos.

Após a realização destas etapas, o sistema é colocado em produção.

Principais desafios da implementação dos sistemas de gestão e novas tecnologias

Todo o processo de mudança gera alguns desafios. Mas com um bom planejamento, monitoramento do projeto e a devida capacitação dos profissionais, o impacto será reduzido. É fundamental garantir que todos os profissionais da instituição estejam envolvidos e dispostos a aderir ao novo processo, mesmo que haja certa resistência inicial aos novos fluxos de trabalho. Com cursos e treinamentos, os colaboradores podem compreender melhor os benefícios da tecnologia radiológica para a realização das suas atividades.

Nesse sentido, também é importante manter os funcionários cientes sobre as todas atualizações das ferramentas e novas tecnologias adotadas pela instituição, realizando reciclagens de treinamento. Esse acompanhamento irá garantir que todas as funções dos sistemas sejam utilizadas de modo adequado dentro do processo, obtendo os melhores resultados.

Mantenha-se atualizado nas principais tecnologias para a área da saúde

Seja na emissão de laudos radiológicos ou na gestão de um grande hospital, o uso de softwares de gestão integrados é capaz de transformar a rotina e potencializar os resultados da instituição. O uso de diferentes módulos, com o controle de acesso para padronização dos dados, garante a segurança e a precisão dos laudos. Organizações mundiais de saúde têm investido na gestão unificada dos sistemas com a automação de recursos, que ampliam a qualidade dos procedimentos.  

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