Gestão de clínicas e consultórios: 7 ferramentas para otimizar as tarefas

Por Pixeon e Boa Consulta em 21 de dezembro de 2021

Administrar uma instituição médica é um trabalho que exige dedicação e organização. São muitos os processos e, por se tratar de um bem tão valioso como a saúde das pessoas, os cuidados devem ser ainda mais rigorosos. Afinal, todos os processos realizados na clínica afetam os pacientes de alguma maneira. Hoje, na era digital, para uma gestão de clínicas e consultórios eficiente, é imprescindível contar com a tecnologia.

Novidades no meio tecnológico são lançadas frequentemente. O investimento em soluções para auxiliar processos em instituições de saúde tem crescido bastante nos últimos anos. De acordo com estudo da International Data Corporation (IDC), apenas na América Latina, devem ser investidos US$ 1,931 milhões (o que equivale a cerca de R$ 10 milhões) até 2022 em tecnologias no setor de saúde.

Sendo assim, vemos um intenso crescimento no setor, sempre em busca de melhorias para a gestão de clínicas e consultórios. Mas, diante de tantas inovações, você sabe quais são relevantes para a sua instituição? Em quais ferramentas é realmente importante investir para otimizar processos e tornar as tarefas mais fáceis?

Neste artigo, trouxemos informações sobre as principais ferramentas para melhorar a gestão de clínicas e consultórios. Continue a leitura e descubra como trazer melhorias para os seus processos com o uso de novas tecnologias.

7 ferramentas para otimizar a gestão de clínicas e consultórios

Para uma boa gestão de clínicas e consultórios, é preciso acompanhar de perto a rotina diária da instituição. A seguir, trouxemos 7 soluções que podem ser úteis para reduzir problemas e otimizar o funcionamento dos processos. Confira para entender quais delas seria interessante aplicar na sua clínica.

1. Software de gestão

Na área da saúde, tecnologia e gestão devem caminhar juntas. Afinal de contas, os novos recursos disponibilizam funcionalidades capazes de otimizar a rotina de trabalho administrativo de modo definitivo. Um software de gestão é exemplo disso.

Com o sistema, fica muito mais fácil fazer o controle administrativo de uma instituição devido à automatização de processos, ao armazenamento organizado e seguro dos dados e à emissão de relatórios para análise de gestão de clínicas e consultórios.

No entanto, antes de optar por um software, é importante fazer uma boa pesquisa e avaliar custo-benefício e serviços oferecidos pelas diversas opções disponíveis no mercado. O melhor sistema para a clínica é aquele que atende às necessidades específicas de gerenciamento dela e contém as funcionalidades ideais para a rotina de trabalho.

2. Prontuário eletrônico do paciente

O prontuário eletrônico do paciente está entre as melhores ferramentas oferecidas pelos softwares de gestão de clínicas e consultórios. Com esse recurso, é possível fazer o registro eletrônico de todos os dados dos pacientes, como histórico clínico, resultados de exames e prescrições.

Assim, o médico consegue encontrar o que precisa de maneira muito mais rápida. Isso otimiza o tempo durante a consulta, aumenta a atenção dada ao paciente nesse momento e permite que o profissional tome decisões com maior grau de assertividade.

Todos esses dados são armazenados em uma plataforma na nuvem, que garante a segurança e o sigilo necessários por meio de recursos como criptografia e acesso apenas a pessoas autorizadas com login e senha. Além disso, o sistema também faz backups periódicos, evitando a perda de informações relevantes.

3. Avaliação dos atendimentos

Ter o feedback dos pacientes é fundamental para saber em que pontos a clínica deve melhorar. Essa tarefa pode ser realizada de forma prática usando recursos tecnológicos.

Por exemplo, formulários eletrônicos com perguntas simples podem ser enviados automaticamente para o e-mail dos pacientes após as consultas, por meio de uma das funcionalidades do software. Assim, a mensuração da qualidade do atendimento oferecido pela instituição se torna mais fácil.

4. Confirmação de agendamentos

Em sistemas para clínicas, existe a funcionalidade de confirmar agendamentos de consultas, com o objetivo de assegurar que o paciente não se esquecerá da consulta. Caso o paciente comunique ausência, o horário pode ser utilizado para um encaixe.

A confirmação ocorre automaticamente por meio da solução, usando aplicativos de mensagens, SMS ou e-mail. Com esse recurso, a clínica garante que os horários estarão preenchidos de maneira organizada, otimizando a agenda dos profissionais.

5. Gestão financeira

Um bom software de gestão de clínicas e consultórios também possibilita registro e acesso aos dados financeiros da instituição. Por meio desse sistema, a administração do capital fica menos complexa, já que o gestor tem em mãos relatórios com análise completa sobre despesas e movimentações monetárias.

Além disso, é possível integrar as informações de diferentes setores da clínica, como financeiro e estoque, para uma observação mais completa. Dessa forma, permite uma visão ampla do cenário da instituição e a identificação de aspectos que merecem soluções rápidas para impedir contratempos.

Com um sistema, diversas etapas burocráticas, como o pagamento aos fornecedores, podem ser feitas de maneira automatizada. Quanto aos recebimentos referentes às consultas e outros procedimentos, é possível acompanhá-los para saber se os lucros estão atingindo as metas.

6. Central telefônica

Uma central telefônica gera melhorias na comunicação interna, visto que os colaboradores mantêm contato entre si a qualquer momento, otimizando a integração da equipe e elevando a qualidade dos serviços prestados pela clínica. Como bônus, ela também permite que custos com ramais administrativos sejam controlados e reduzidos.

Uma nova possibilidade para a gestão de clínicas e consultórios é utilizar celulares como ramal móvel, o que permite que as ligações sejam atendidas de qualquer lugar. Com isso, a melhoria no atendimento aos pacientes é grande, já que eles passam a estar aptos a entrar em contato com a clínica para agendar consultas e exames de forma mais rápida.

7. Agendamento on-line de consultas

Para melhorar ainda mais o atendimento ao paciente e facilitar o contato com a clínica, uma boa opção disponível é uma plataforma de agendamento on-line, como o BoaConsulta. Essa ferramenta gera diversos benefícios para a clínica, que percebe facilmente o descongestionamento das linhas telefônicas e o crescimento de consultas agendadas pelo público.

Já os pacientes podem verificar a disponibilidade do atendimento pela internet, sem a necessidade de ajuda de nenhum profissional para intermediar o processo, de forma simples e rápida. Assim, os usuários têm mais chances de encontrar o horário ideal para agendar suas consultas.

Sabendo que a gestão de clínicas e consultórios é fundamental para a organização e o planejamento das etapas de trabalho, contar com as ferramentas tecnológicas é uma ótima estratégia. Assim, o dia a dia de trabalho se torna mais prático e as atividades internas ganham bastante eficiência.

A gestão de processos é feita de maneira muito mais eficaz e tem como resultado a conquista de pacientes, a sustentabilidade da clínica no mercado e o crescimento contínuo. Para saber mais sobre como melhorar vários processos na instituição, confira este conteúdo: