Gestão de clínicas: uso de novas tecnologias e impactos positivos na eficiência operacional

Profissionais qualificados e eficientes, entre eles médicos, enfermeiros e outros especialistas, tornam as clínicas médicas ainda melhores, contudo, para garantir o sucesso do negócio, é primordial contar com uma gestão alinhada à melhoria contínua da instituição.   

A gestão de clínicas diz respeito ao gerenciamento de uma série de atividades muito importantes.  O foco do gestor não deve ser apenas o monitoramento, assim como, a busca constante pelo aprimoramento de processos e o desenvolvimento de estratégias para reduzir custos e oferecer o melhor atendimento e experiência ao paciente.   

Embora as habilidades para gestão de clínicas nem sempre sejam trabalhadas em faculdades de medicina, o mercado de trabalho evidencia a importância da eficiência para a sustentabilidade de qualquer empresa.

A seguir, compreenda como a tecnologia representa um papel fundamental neste cenário.

Gestão de clínicas: como a tecnologia impacta a eficiência operacional? 

A gestão eficiente de uma clínica depende de inúmeros processos, desde o agendamento de consultas e a administração de prontuários até a coordenação da equipe médica.

Agora, quando todas  essas atividades são realizadas com registros manuais e sem o apoio da tecnologia, o risco de erros aumenta consideravelmente.   

Além disso,  o tempo gasto em tarefas burocráticas e operacionais compromete o foco na assistência ao paciente. A tecnologia, no entanto, transforma a maneira como as clínicas funcionam, automatizando atividades e integrando sistemas, resultando em um ganho significativo de eficiência operacional.   

Veja alguns benefícios a seguir: 

Automatização de processos e redução de erros

A automação elimina tarefas repetitivas e manuais, como o agendamento de consultas, o preenchimento de formulários e a gestão de estoques.   

Desse modo, reduz-se o tempo necessário para executar essas tarefas e a chance de erros humanos, como duplicidade de agendamentos ou falhas no controle de materiais.

Gerenciamento inteligente de recursos 

Outro ponto positivo é que a tecnologia facilita o controle de recursos, como materiais médicos, horários dos profissionais e ocupação de salas de atendimento.   

Um software de gestão permite monitorar esses elementos em tempo real, garantindo que os recursos estejam alocados de maneira eficiente e evitando desperdícios.

Integração entre setores 

É comum que a pessoa na gestão da organização se depare e tenha que lidar com a falta de comunicação entre diferentes setores, concorda?   

Um dos maiores desafios na gestão de clínicas é garantir que as áreas, como recepção, enfermagem, consultórios e administração, estejam sempre em sincronia.

Sistemas integrados permitem que informações fluam entre setores sem a necessidade de retrabalhos e duplicação de dados.

Agilidade na comunicação 

Não é preciso muito tempo para perceber, na rotina, que o uso de softwares agilizam a comunicação.    Isso acontece devido à facilidade de acesso aos dados.

Ou seja, é eliminada a necessidade de consulta com várias pessoas para encontrar uma informação, já que tudo estará organizado no sistema.    

E, se for uma solução em cloud, os profissionais podem acessar as informações de onde estiverem e por qualquer dispositivo. 

Melhora no atendimento do paciente 

É sempre preciso considerar que o objetivo primordial da gestão de clínicas é a experiência do paciente.   

A digitalização de prontuários e processos administrativos garante que os profissionais de saúde tenham acesso a todas as informações relevantes sobre o paciente no momento certo e tornam o atendimento mais focado, ágil e humanizado. 

Acompanhamento de processos em tempo real

Desde a ocupação de salas até o andamento de tratamentos, tudo pode ser monitorado digitalmente, permitindo ajustes imediatos caso algo saia do planejado.

Assim, há um aumento na capacidade de resposta da clínica a imprevistos, além da melhoria no controle sobre os fluxos de trabalho.

Uso de dados para tomadas de decisão 

A tecnologia permite que os gestores utilizem relatórios detalhados sobre o desempenho da clínica, a ocupação de recursos e os resultados dos tratamentos, possibilitando ajustes rápidos e estratégicos.  

Os relatórios também podem ser utilizados para elaboração de planejamentos e previsão de tendências, facilitando ainda mais a gestão da clínica, principalmente no que diz respeito ao financeiro.   

Baixe agora:  Infográfico sobre LGPD na saúde: como tratar os dados sensíveis dos pacientes?

Tecnologia e gestão financeira em clínicas 

Quando o controle financeiro é feito manualmente, há maior probabilidade de erros, inconsistências e perda de tempo com processos repetitivos, como a emissão de cobranças e o monitoramento de receitas e despesas.   

O uso de tecnologias específicas para a gestão financeira em clínicas tem transformado essa realidade, trazendo mais precisão, rapidez e controle sobre as finanças.

Vejamos alguns pontos positivos:

Controle de fluxo de caixa em tempo real

Todos os recebimentos e pagamentos são registrados no sistema, permitindo que os gestores acompanhem o saldo atualizado a qualquer momento.   

Essa visibilidade ajuda a prevenir problemas de liquidez e a garantir que a clínica sempre tenha recursos disponíveis para cobrir as despesas.

Emissão automática de faturas e cobranças

A automação financeira facilita a emissão de faturas e cobranças, agilizando o processo e evitando atrasos.    Sistemas automatizados permitem configurar o envio do que é recorrente, lembrando os pacientes e convênios sobre pagamentos pendentes.

Relatórios financeiros detalhados e customizáveis

Os relatórios oferecem uma visão clara dos resultados financeiros, incluindo entradas, saídas, custos fixos e variáveis, e ajudam a identificar áreas que precisam de ajustes.

Com informações precisas e organizadas, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e estratégicas para o crescimento da clínica.

Integração com sistemas de gestão clínica e contabilidade

A integração entre os sistemas de gestão clínica e os de contabilidade automatiza o compartilhamento de informações, eliminando a necessidade de duplicar dados em diferentes plataformas.   

Isso garante que as informações financeiras estejam sempre atualizadas e corretas, facilitando o trabalho dos dois setores.  

Assista agora: Videocast completo sobre “Cultura de Segurança do Paciente: como superar desafios com o apoio da tecnologia?”

Mais eficiência operacional 

A necessidade de armazenamento físico, impressão de documentos e até a gestão de arquivos ocupam espaço, tempo para gerenciamento e oneram o financeiro da clínica. 

Em contrapartida, a digitalização reduz significativamente esses gastos e otimiza os processos internos.   

Neste contexto, o uso da tecnologia na gestão de clínicas torna esses negócios mais eficientes e, por sua vez, mais rentáveis a longo prazo.

Afinal, os gestores têm clareza financeira e conseguem atuar com agilidade diante de indicadores que estejam diferentes do esperado.   

Com poucos cliques, conseguem identificar as saídas e entradas, quais áreas estão consumindo mais dinheiro, quais procedimentos são rentáveis ou não.   

Para se aprofundar em como a tecnologia apoia a gestão financeira, assista agora: Podast completo sobre “Gestão na prática: experiências que todo gestor deve se preparar para passar”.

Sobre a Pixeon  

Pixeon é a empresa brasileira com um dos maiores portfólio de softwares para o mercado de saúde.  Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.  

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