6 dicas sobre como realizar e aperfeiçoar a gestão de pacientes

A gestão de pacientes é indispensável para que todos os processos da clínica funcionem adequadamente. Prestar um atendimento de qualidade proporciona uma experiência positiva para seus pacientes, o que é fundamental para que o negócio atinja o sucesso.

Para isso, é necessário que algumas ações sejam realizadas na clínica, sempre colocando o paciente como foco. Essas ações devem abranger desde o agendamento, passando pelo tempo que ele fica na recepção, até a hora da consulta. Em todas as etapas, ele deve ser bem amparado, além de encontrar um ambiente e pessoas que transmitam segurança e bem-estar.

Uma boa gestão de pacientes permite que a clínica conheça melhor esses usuários e aumente a satisfação deles. Além disso, garante as informações necessárias para aplicar ações de marketing mais efetivas, oferecer um atendimento humanizado e otimizar os processos da clínica, contribuindo para melhores resultados de maneira geral.

A seguir, trouxemos 6 importantes dicas para melhorar a gestão de pacientes em uma instituição de saúde. Acompanhe!

6 dicas para aperfeiçoar a gestão de pacientes

Para fazer uma gestão de pacientes com excelência, o gestor deve olhar para as necessidades e os objetivos da instituição, desenvolvendo, assim, estratégias para atingi-los.

O primeiro passo é fazer um planejamento minucioso que vise o engajamento e a participação de todos os colaboradores, o que poderá possibilitar uma mudança integral e a aplicação correta de recursos. Com o envolvimento da equipe, é possível seguir as seguintes dicas:

1. Otimize os agendamentos de consulta

Com o total controle da agenda, tarefas como agendamento de consultas, confirmação de presença e remarcações são realizadas com mais agilidade e organização. Isso faz com que nenhuma vaga da agenda seja perdida, evitando, assim, prejuízos para a clínica.

Tudo isso pode ser feito de forma simples e prática com uma plataforma inteligente para automação de processos. O paciente pode, por exemplo, fazer agendamento on-line de sua consulta e receber confirmação automática por meio de SMS ou e-mail.

Essas ações contribuem para a satisfação dos pacientes, visto que eles serão lembrados da consulta próximo à data dela ou alertados com antecedência, caso tenham seu horário transferido. Deixar um paciente esperando por atendimento e, ao chegar no local, ele descobrir que a consulta não será realizada gera uma situação nada agradável e ele pode deixar de procurar a clínica para uma nova consulta.

2. Garanta a organização das agendas da clínica

Um dos problemas mais frequentes nas clínicas é a superlotação de agendas. Isso pode levar a um alto índice de atrasos e um ambiente estressante e de insatisfação, tanto para os pacientes quanto para os profissionais.

Como consequência, é comum que haja queda na qualidade do serviço e também na reputação da clínica, prejudicando a manutenção no mercado e reduzindo as chances da instituição crescer.

Para organizar, é preciso alinhar a demanda com a capacidade de atendimento. Isso significa que é imprescindível contar com uma agenda unificada e atualizada, principalmente se os profissionais atuam em mais de uma instituição.

É importante que a agenda tenha também horários separados para primeiras consultas, que costumam ser mais longas, assim como intervalos para almoço e café. Desse modo, o médico terá um melhor rendimento, sem exigir além da sua capacidade com uma agenda muito cheia.

3. Mantenha as informações do prontuário atualizadas

Ter todas as informações referentes à condição de saúde do paciente atualizadas é essencial para se garantir um atendimento de qualidade e uma gestão de pacientes eficiente.

Com uma base de dados estruturada e recursos como o prontuário eletrônico, a comunicação entre médico e paciente é otimizada, o que reduz o tempo gasto para entender a sua atual condição de saúde. Dessa forma, uma boa relação é estabelecida, já que o paciente percebe o quanto o profissional está engajado para oferecer um atendimento de qualidade.

Além disso, a organização dos prontuários possibilita ter todos os dados em mãos na hora que precisar, agilizando a rotina no consultório médico e permitindo, até mesmo, que o profissional aumente o número de consultas por dia.

Entre os dados que não podem faltar no prontuário, estão:

• Nome completo;
• Data de nascimento;
• Idade;
• Doenças crônicas;
• Tratamentos realizados;
• Resultados de exames;
• Alergias;
• Medicamentos em uso.

4. Acompanhe relatórios e indicadores

Manter um paciente fiel aos serviços oferecidos pela clínica é muito mais fácil do que conquistar novos pacientes. Nesse sentido, fazer uma boa gestão de pacientes contribui bastante para conquistar índices elevados de fidelização.

Mas, para ter controle sobre essa situação, é importante desenvolver análises e gerar relatórios que apresentem informações relevantes sobre a gestão de pacientes.

Por exemplo, avalie a quantidade de pacientes novos que se consultam em um determinado período e verifique a porcentagem deles que voltam a procurar pelo atendimento da clínica. 

Esses dados são muito importantes para definir quais pontos precisam de melhorias com o objetivo de prestar um atendimento de excelência, que faça com que o paciente deseje procurar a clínica novamente em outro momento.

5. Treine a equipe

Para atingir um objetivo dentro da clínica, toda a equipe deve estar alinhada, visto que ela participa ativamente de todas as tarefas e processos. Por esse motivo, o trabalho em sinergia é indispensável para uma boa gestão de pacientes.

Sendo assim, analise a experiência que o paciente terá na clínica: ao chegar ao consultório, o primeiro contato que ele vai ter será com profissionais como porteiros, secretárias e recepcionistas. Em seguida, ele será chamado para a consulta com um dos médicos que fazem parte do corpo clínico da instituição.

Para que a experiência seja única, todos os integrantes da equipe precisam ser treinados, a fim de oferecer um atendimento humanizado e dentro das expectativas do paciente.

Os cursos de aprimoramento, capacitação e treinamento são um grande investimento para a clínica ao reforçar os hábitos que devem ser cultivados na instituição, além de permitir que os profissionais exerçam suas funções com excelência e segurança.

6.  Invista em tecnologias para gestão dos processos

Os recursos tecnológicos estão sendo amplamente usados no dia a dia de instituições de saúde. Contar com um bom software é sinônimo de facilidade na gestão de pacientes, o que é essencial para otimizar e automatizar tarefas, além de aumentar a produtividade dos profissionais e permitir que a clínica foque em estratégias.

Uma ferramenta desenvolvida especificamente para a gestão de pacientes melhora a relação entre os profissionais e os pacientes, mantendo a qualidade dos serviços ofertados.

Um dos principais pontos que uma plataforma inteligente pode otimizar é o agendamento de consultas. O agendamento on-line permite que o paciente marque um horário sem depender de um atendente. Ele tem acesso à grade de horários disponíveis e escolhe aquele que for mais conveniente.

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A confirmação de consultas é outra vantagem proporcionada por um bom software de gestão de pacientes. Mensagens via e-mail ou SMS são enviadas automaticamente para os pacientes com data e horário das consultas. Caso os pacientes não possam comparecer, podem remarcar ou cancelar de forma rápida e prática. Dessa forma, o horário fica livre para encaixe ou transferência de outros pacientes, evitando prejuízos para a clínica.

Um sistema de gestão de pacientes também permite que o atendimento das clínicas seja mais rápido, evitando filas de espera e salas lotadas. Isso porque, logo ao chegar na recepção, a secretária coloca o nome do paciente no sistema e encontra todas as informações necessárias, à sua disposição. Assim, não é preciso pegar os dados do paciente novamente.

Adotando prontuários eletrônicos, também é possível fazer um cadastro de pacientes completamente digital e organizado, o que fornece uma visão mais integral do histórico clínico. Esse banco de dados armazena em total segurança prontuários médicos, receituários e resultados de exames, otimizando o processo de diagnóstico e tratamento.

Contar com um prontuário eletrônico agiliza as consultas, além de possibilitar que o médico dedique mais tempo para fornecer um atendimento humanizado e de alta qualidade.

Todas essas possibilidades proporcionadas pela tecnologia na saúde, inclusive com o crescimento das teleconsultas (consultas realizadas remotamente), estão transformando a jornada do paciente. Saiba mais sobre como fica o fluxo de atendimento com as teleconsultas e o que é preciso fazer para oferecer um serviço eficiente e seguro aos pacientes.

Jornada do paciente: o que muda no fluxo de atendimento com as teleconsultas