Gestão laboratorial: como vencer os desafios na rotina estratégica e operacional

A gestão laboratorial não é uma tarefa fácil, pois envolve uma série de etapas que precisam ser tratadas com total eficiência e segurança. Isso inclui desde a chegada do paciente na recepção até a entrega do resultado dos exames.

O sucesso da gestão laboratorial depende do uso de sistemas digitais, tendo em vista que essas ferramentas organizam o fluxo de trabalho para que o gestor tenha amplo controle de todos os departamentos da instituição.

Neste conteúdo, falaremos sobre a importância dessas ferramentas inteligentes para otimizar a rotina corporativa no laboratório e daremos 5 dicas sobre como tornar os processos mais eficientes. Vamos lá!

Gestão laboratorial com uso de sistemas digitais

Um dos sistemas mais conhecidos na gestão de laboratórios é o LIS (Sistema de Informação Laboratorial). Com esse recurso, é possível ter amplo controle na organização dos fluxos de atendimento, além de auxílio na coleta dos materiais e na identificação das amostras.

Entre as principais vantagens de contar com essas ferramentas estão a rastreabilidade e o interfaceamento com aparelhos de análise e liberação de resultados. Esse processo inclui ainda mais agilidade na emissão e entrega dos laudos, seja na própria unidade ou via web para acesso dos médicos solicitantes e pacientes.

Além disso, o LIS de qualidade possui total integração com os principais laboratórios de apoio ao diagnóstico existentes no país, o que proporciona mais agilidade, redução de erros por processos manuais e vantagens competitivas, principalmente para laboratórios de análises clínicas de pequeno porte.

Como sabemos, o volume de trabalho dentro de um laboratório é gigantesco, o que torna esse ambiente ainda mais propício a erros. Portanto, o cenário exige máxima atenção do gestor. Com o apoio de ferramentas como o LIS, o índice de falhas operacionais diminui consideravelmente, devido à rastreabilidade dos processos.

Os pacientes, por sua vez, também saem ganhando. Eles terão um atendimento mais ágil e receberão o resultado de seus exames em tempo recorde, o que aprimora a condução dos quadros clínicos. Além de favorecer a cultura de segurança do paciente, o uso de sistemas digitais interfere também na credibilidade da instituição, tendo em vista o elevado nível de satisfação dos pacientes.

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Como garantir o controle de qualidade na gestão laboratorial

O controle de qualidade é parte intrínseca do processo de gestão laboratorial. O objetivo principal é garantir a acurácia e o rigor no resultado dos exames. Isso quer dizer que não pode haver erros que afetem a credibilidade da instituição e, sobretudo, a saúde do paciente. 

Como vimos, trabalhar com o suporte de sistemas digitais contribui para a eficácia dos procedimentos, organizando o fluxo de trabalho desde a recepção até a entrega dos resultados. 

A automatização das tarefas é decisiva também para a agilidade nas tratativas, pois permite cadastrar os pacientes em tempo recorde, fazendo os devidos encaminhamentos sem sobrecarregar as equipes.

A seguir, falaremos de dois diferenciais importantes no uso dos sistemas inteligentes para garantir o controle de qualidade no laboratório.

Interfaceamento laboratorial

O interfaceamento laboratorial substitui o registro manual de pacientes por um sistema digital que realiza a mesma tarefa, mas com mais eficiência e segurança. Esse recurso ajuda a evitar falhas nas diversas etapas de cadastro e análise das amostras.

O diagnóstico dos exames se torna mais rápido e preciso, pois a comunicação entre os sistemas é feita de forma integrada e automatizada. Isso quer dizer que não haverá a necessidade da interação ou interferência humana, o que evita distrações que poderiam levar a erros.

Como as etiquetas de identificação das amostras serão emitidas de forma automática, as coletas ocorrerão com mais rapidez e sem o risco de troca de informações. As etiquetas são geradas com o número de identificação de cada paciente, contendo também todas as referências sobre os exames que serão realizados.

Esse processo é completamente diferente do manual, em que o profissional responsável precisaria conferir o cadastro do paciente para verificar os exames solicitados. Com o código de barras automatizado, os procedimentos ficam mais ágeis, confiáveis e seguros.

Por meio do interfaceamento, os dados relativos à realização dos exames são encaminhados também de forma automática para os equipamentos. A máquina identifica o código de barras de cada amostra e, assim, as análises ganham velocidade e acurácia.

Controle da soroteca

Nas instituições tradicionais, o controle da soroteca é feito manualmente e não há uma categorização das amostras. A ação dificulta o trabalho dos bioquímicos e pode causar perda ou mistura de algumas amostras com outras, o que aumenta o risco de erro nos diagnósticos.

Um software especializado em gestão laboratorial também ajuda a evitar esse problema, fazendo o controle da soroteca com mais eficiência e rigor. As amostras ficam dispostas em racks, com etiquetas com código de barra. Assim sendo, basta que o colaborador informe os dados referentes a cada paciente para encontrar a amostra em questão.

Além de proporcionar um melhor aproveitamento do tempo das equipes, o laboratório que automatiza o sistema de soroteca terá retorno também no âmbito financeiro. Afinal, com uma gestão mais eficiente do acervo, evitam-se repetições desnecessárias de exames, que acontecem quando a última amostra fornecida venceu ou foi perdida, por exemplo.

5 dicas de gestão laboratorial

Como vimos, a gestão laboratorial envolve um controle rígido de todos os departamentos da instituição. O gestor precisa estar constantemente atento aos procedimentos realizados no local, tanto em relação ao paciente, quanto em relação aos aspectos administrativos em si.

No que se refere ao atendimento ao paciente, o tempo dispensado para a realização dos exames deve ser o mínimo possível, de modo a não gerar filas de espera que possam comprometer a experiência dos pacientes na clínica.

Para tanto, todo o processo de coleta deve estar devidamente organizado. A agilidade no atendimento ao paciente é uma consequência de processos bem alinhados. Pensando nisso, trouxemos 5 dicas de gestão que ajudam a otimizar o tempo dos pacientes e a gestão administrativa no laboratório.

1. Unifique processos para torná-los mais eficientes

Unificar processos é fundamental para que o gestor possa tomar decisões ágeis e assertivas. Quando os profissionais contam com sistemas digitais no dia a dia da instituição, a base de dados do laboratório fica centralizada, o que facilita muito o controle dos departamentos. 

Isso permite encaminhar os pacientes com mais rapidez e evita uma série de erros relacionados à troca de informações ou cadastros duplicados.

2. Foque em aumentar a capacidade de atendimento do laboratório

A ideia dessa prática é melhorar a recepção dos pacientes com um atendimento humanizado e, assim, aumentar a taxa de fidelização. Coleta domiciliar – para pacientes com dificuldades de locomoção – e uma área de vacinação própria, por exemplo, são diferenciais importantes. 

Com a expansão da capacidade de atendimento, o laboratório consequentemente eleva o faturamento e poderá firmar novas parcerias de sucesso.

3. Fique atento ao controle de qualidade laboratorial

Ao longo do conteúdo, falamos sobre a importância do controle de qualidade para sinalizar a credibilidade da instituição. Não adianta oferecer um serviço completo se a qualidade ficar aquém do esperado. Um bom gestor deve estar atento a esse ponto e definir as regras internas para evitar desperdício de tempo e recursos, como acontece na recoleta de exames.

Além disso, uma boa gestão laboratorial deve se basear na busca pelas acreditações, pois elas são indicativos fundamentais quanto à segurança das operações e à eficiência dos serviços prestados aos pacientes.

4. Realize benchmarking dos indicadores de desempenho

O benchmarking é uma prática comum entre os serviços de saúde que buscam realizar melhorias em seus processos. Basicamente, a ação consiste em comparar os procedimentos realizados internamente com os de outras instituições. 

O objetivo é identificar onde o laboratório está em desvantagem diante dos concorrentes e, assim, pontuar o que pode ser melhorado, investindo no aprimoramento constante. Pontuamos as principais vantagens do benchmarking no setor de saúde:

• Traz informações relevantes sobre o desempenho do laboratório, sinalizando oportunidades de melhoria;
• Amplia a consciência dos colaboradores sobre o desempenho da instituição e define expectativas de crescimento;
• Ajuda a consolidar a cultura da inovação e do aprimoramento constante dos processos;
• Auxilia na padronização de processos internos por meio da análise de métricas de desempenho;
• Favorece a redução de custos operacionais e estimula a produtividade das equipes, bem como o alinhamento do grupo.

5. Invista no treinamento e alinhamento das equipes

Falando em alinhamento, todos os colaboradores da instituição devem estar inseridos na tarefa de gestão laboratorial. Afinal, eles são os maiores responsáveis pelo sucesso das operações. Por isso, é essencial investir em treinamentos para as equipes e estimulá-las a manter a curva de crescimento em alto nível.

Com o suporte de um bom sistema para laboratório, o gestor favorece esse processo não só devido à organização dos fluxos de trabalho, mas, também, porque terá acesso a uma base de dados confiável para fundamentar os feedbacks que repassará a seu grupo. O resultado se traduz em eficiência operacional, gestão otimizada e satisfação garantida para os pacientes.

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Sobre a Pixeon  

Somos a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem laboratório, hospitais, clínicas e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (LIS, HIS, CIS e RIS), quanto no processo diagnóstico (Interfaceamento laboratorial e PACS para radiologia), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

Nosso sistema de gestão para medicina diagnóstica, Pixeon Korus, atende quase 2 milhões de pacientes e processa mais de 9 milhões de exames anualmente. 

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