Conheça 7 características que todo sistema de gestão para radiologia precisa ter

Uma das características fundamentais de um sistema de gestão para radiologia que a clínica deve considerar é a possibilidade de integração com outros sistemas existentes da instituição, como a integração entre os sistemas PACS, RIS e até mesmo outras ferramentas complementares, como reconhecimento de voz, entre outros.

Quando há integração, os sistemas funcionam de forma simultânea e complementar, permitindo inclusive o compartilhamento de informações.

Isso quer dizer que, ao enviar e replicar os dados de forma automática por meio da integração dos sistemas, é possível diminuir os erros que acontecem quando é necessário digitar as informações manualmente, por exemplo.

Outra característica importante a se considerar em um sistema de gestão para radiologia é o cadastro de regras de negócio acordadas com os convênios na plataforma. Essa medida agiliza o atendimento e evita erros, além de facilitar a autorização de exames.

Por exemplo, se for negociado com algum convênio específico que não será realizado algum tipo de exame específico, quando o recepcionista tentar agendar pelo convênio, será emitido um alerta avisando que não está autorizado. Dessa forma, o sistema facilita as atividades do recepcionista, já que é comum haver regras específicas para cada convênio.
 
O sistema avisa ainda quando falta algum documento para finalizar o atendimento, como a guia médica. Só é possível completar o cadastro depois que todos os campos estiverem preenchidos. As informações de preenchimento obrigatório são personalizadas no momento da implantação do sistema de gestão para radiologia.

Algumas ferramentas permitem inclusive a autorização do convênio de forma automática, otimizando o tempo do recepcionista. Nesse caso, ele não precisará entrar no sistema via portal de cada convênio para pedir a solicitação, podendo ser feita de forma integrada e automática.

Antes de escolher um sistema de gestão para radiologia, também é importante avaliar se ele está adequado de acordo com as leis brasileiras que regulamentam o funcionamento de softwares dentro de instituições de saúde.

É fundamental que haja a possibilidade de fazer a atualização do software para novas normas sem que seja necessário realizar a sua reinstalação ou interrompimento do uso. A maioria das empresas disponibilizam as versões atualizadas para download em sites e fornece um apoio remoto para auxiliar, caso surjam dúvidas ou problemas técnicos. 

O controle de glosas, que é quando o convênio nega à clínica o pagamento de valores referentes aos procedimentos realizados pelo paciente, também deve ser automatizado com o uso de sistemas de gestão para radiologia. Essa é uma importante característica a ser considerada para escolher a ferramenta ideal.

Nesses casos, quando o faturista da clínica realiza a conferência dos valores para fazer o fechamento, o sistema deve verificar todos os pedidos e mostrar quais ainda não foram pagos (ou foram restituídos apenas parcialmente) e por qual motivo não foram pagos. Dessa forma, dá tempo do faturista corrigir os erros e solicitar o ressarcimento antes do fechamento.
 
É possível fazer o controle de glosa de forma manual, mas demanda muito tempo e podem ocorrer falhas. Vale lembrar que deixar de fazer o controle efetivo da glosa pode causar prejuízos financeiros para a clínica.

Além do controle da glosa, um bom sistema de gestão para radiologia precisa fazer o controle do fluxo de caixa, ou seja, a gestão financeira da clínica. Com os relatórios, é possível fazer a análise dos indicadores e da evolução da instituição para definir mudanças e novas estratégias.
 
Os sistemas mais completos fazem ainda a projeção de receitas futuras a partir do que já foi lançado pelo faturista. Assim, pode-se ter a certeza de qual será o faturamento do mês e fazer novos investimentos.

Vale lembrar que essa análise deve ser feita em cima de valores e números reais, e não com base em variáveis.

O agendamento inteligente é outra característica fundamental para o gerenciamento de clínicas de radiologia. Essas ferramentas tornam o atendimento mais rápido e eficaz, pois o sistema busca o melhor dia e horário para agendar o procedimento a partir das opções que o paciente prefere.

Ao inserir no sistema mais de um exame a ser realizado pelo mesmo paciente, a ferramenta propõe agendamentos com horários próximos para que o paciente realize todos os seus exames no mesmo dia, otimizando seu tempo. Isso considerando o preparo necessário e o procedimento de cada exame. Em alguns casos, como o de uso de contraste, ele deve ser feito por último para não impactar os resultados do primeiro exame.

Para aumentar a produtividade dos médicos, um bom sistema de gestão para radiologia deve disponibilizar reconhecimento de voz e modelos de laudos prontos. Essas ferramentas são úteis, principalmente quando o exame do paciente está dentro da normalidade, o que acontece em 70% a 75% dos atendimentos.

Nesse caso, o médico pode liberar o laudo de forma mais fácil, inserindo as informações por meio de comando de voz ou escolhendo o texto padrão de um modelo, sem precisar redigi-lo todas as vezes, o que faz o profissional ganhar tempo e, consequentemente, atender mais pacientes e deixá-los mais satisfeitos com a agilidade.
 
Caso o sistema de gestão para radiologia tenha essas 7 características, pode ser uma ótima opção, oferecendo funções completas para a execução das tarefas.