Conheça 5 indicadores para laboratório de análises clínicas

A avaliação constante dos indicadores para laboratório de análises clínicas é fundamental para garantir a qualidade no atendimento e resultados mais satisfatórios na sua gestão. Por meio desse monitoramento, as instituições podem analisar como estão seus índices internos e, assim, encontrar oportunidades de melhorias.

Esse tipo de análise pode ser realizada com Business Intelligence (BI), uma ferramenta que coleta e compila os dados, transformando-os em insights para apoiar as tomadas de decisão.

Neste artigo, selecionamos 5 indicadores para laboratórios de análises clínicas que podem ser acompanhados por meio de um sistema de BI. Confira!

Quais os indicadores mais utilizados em laboratório?

Os indicadores para laboratório de análises clínicas são métricas levantadas a partir da rotina diária no empreendimento. Algumas delas têm importância ainda maior no diagnóstico dos gargalos operacionais da instituição, sendo chamadas de KPIs (Key Performance Indicator) – ou indicadores-chave do negócio.

Os KPIs são, portanto, os indicadores de maior relevância que um laboratório acompanha. A análise dessas métricas é crucial para processos decisórios precisos e livres de improvisos. Assim, o gestor consegue ajustar continuamente o planejamento estratégico da empresa, corrigindo gargalos e identificando padrões de sucesso que podem ser replicados.

Existem muitos KPIs em um laboratório de análises clínicas, os quais podem variar em termos de importância conforme as necessidades de cada instituição. Se o tempo de espera na fila de atendimento está elevado, por exemplo, é conveniente avaliar com mais cuidado essa métrica.

Ou seja, o indicador sinaliza que há um problema operacional e, assim, conduz o gestor rumo a processos decisórios mais eficazes. Nesse caso, ele poderia remanejar o número de colaboradores neste departamento para otimizar o tempo de espera na fila e, assim, garantir uma experiência mais satisfatória para os clientes.

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5 indicadores de laboratório de análises clínicas para monitorar

Vamos aos 5 indicadores básicos que devem ser monitorados constantemente na sua instituição para aliar eficiência nos serviços e fluidez na rotina de trabalho.

1. Número de exames

Esse é um dos principais indicadores para que o gestor possa acompanhar a quantidade de pacientes atendidos em determinado período de tempo. Com o auxílio de um sistema de gestão para laboratório, é possível cruzar diversas informações de pacientes, categorizando-os por gênero e outros dados, por exemplo.

Esse dado pode ajudá-lo a descobrir quantos profissionais homens e quantas profissionais mulheres devem compor seu corpo clínico, uma vez que, dependendo do tipo de exame, os pacientes preferem ser atendidos por alguém do mesmo sexo.

Também é possível obter dados sobre a idade dos seus pacientes, o que é útil para identificar quais faixas etárias mais procuram seus serviços. Se forem crianças, por exemplo, você pode então priorizar a contratação de profissionais que tenham mais habilidade para lidar com elas e preparar um espaço para melhor acolhê-las.

2. Número de coletas refeitas

O número de coletas refeitas é outro indicador básico que deve ser monitorado por laboratórios de análises clínicas, pois ajuda na gestão de insumos e materiais utilizados nos exames. Você pode, então, saber qual a quantidade necessária para cada procedimento e identificar possíveis problemas que provocam os retrabalhos.

Uma das razões para um elevado número de coletas refeitas pode ser o nível de experiência dos seus profissionais. Se a pessoa responsável pela coleta tiver pouca prática na área, isso pode aumentar a ocorrência de falhas durante o exame.

Outra possibilidade são problemas na etiquetagem das amostras, o que pode resultar no envio tardio das amostras para análise ou mesmo o encaminhamento para o local incorreto.

3. Número de coletas domiciliares

O número de coletas domiciliares aumentou muito na pandemia da Covid-19, como uma medida para atender às recomendações de distanciamento social. Mas esse serviço também ganhou importância pela comodidade e acessibilidade proporcionadas.

Pessoas podem ter seu material coletado no trabalho ou em casa, e aquelas que não podem se deslocar até um laboratório por alguma condição de saúde, podem ter acesso a exames de uma maneira mais prática.

É importante contar com uma ferramenta de BI para monitorar o número dessas coletas e prever a quantidade de insumos e materiais necessários, o número de profissionais na função, além de recursos para o deslocamento deles até a casa do paciente.

O BI ajuda, ainda, a organizar o atendimento de acordo com a disponibilidade e localização da pessoa responsável pela coleta. Isso otimiza o tempo dos colaboradores, poupa recursos financeiros da instituição e dá agilidade aos atendimentos domiciliares.

4. Número de encaminhamentos para laboratórios de apoio

Alguns anos atrás, era comum que os laboratórios de análises clínicas contassem com laboratórios de apoio para uma parte pequena de exames mais complexos. Em geral, 80% dos exames eram realizados pelo próprio laboratório e 20% eram enviados para laboratórios parceiros.

No entanto, hoje em dia muitas instituições contam com laboratórios de apoio para realizar boa parte dos exames – quando não todos. Para isso, é importante ter o controle do número e tipos de exames realizados, bem como das instituições que dão esse suporte.

A partir do BI, é possível analisar o quão vantajoso é encaminhar cada um dos exames e para qual laboratório. Dessa forma, o gestor garante as melhores negociações para a realização dos exames em outros estabelecimentos.

5. Permanência do paciente dentro do laboratório

Uma ferramenta de BI também é útil para monitorar a permanência do paciente dentro do laboratório: o tempo de abrir uma ficha de cadastro, o tempo que o paciente fica em espera, o tempo que o paciente fica aguardando para preparo do exame, o tempo de coleta para a análise clínica, entre outros indicadores relevantes.

Essas informações são essenciais para compreender quais etapas são responsáveis por uma possível demora no atendimento e o que é preciso fazer para oferecer um serviço melhor.

Acompanhamento de indicadores para uma gestão estratégica

Vimos que os indicadores para laboratório de análises clínicas são decisivos em uma gestão estratégica. Para acompanhá-los com alto nível de rigor e precisão, o gestor deve contar com suporte tecnológico de ponta.

Atualmente, vivemos na era da saúde 5.0, na qual os avanços digitais permitem trabalhar com indicadores confiáveis sem desperdiçar o tempo operacional das equipes. Esse investimento é, portanto, fundamental para uma gestão baseada na inteligência de dados – o chamado BI (Business Intelligence).

Ao investir em tecnologias modernas, no monitoramento de indicadores e em sistemas de gestão específicos para laboratório de análises clínicas, você está investindo na imagem da sua instituição.

Isso porque os pacientes estão mais interessados em usufruir dos serviços de um estabelecimento que se dedica à melhoria contínua de seus processos e que tenha interesse em otimizar sempre o atendimento.

Seu laboratório pode, inclusive, obter uma acreditação laboratorial que, entre outros pontos, avalia se a instituição faz o acompanhamento de indicadores. Apesar de não ser obrigatória, a certificação atesta a credibilidade dos resultados de exames, assim como a qualidade e a segurança dos processos executados por um laboratório.

Inteligência de dados com uso do BI

A análise confiável dos indicadores é apenas uma das funcionalidades que uma boa ferramenta de BI pode proporcionar para um laboratório de análises clínicas. Um BI eficiente oferece recursos para processar grandes volumes de dados e transformá-los em informações estratégicas para a gestão da sua instituição de modo geral.

Com esse recurso você pode, inclusive, acompanhar indicadores da forma on-line, de onde estiver, o que proporciona mais agilidade na tomada de decisão. Mas o BI vai além do monitoramento de métricas.

Integração para garantir inteligência de dados

Garantir a integração de dados é fundamental para um laboratório de análises clínicas ter sucesso com um BI. Esses dados precisam ser relevantes para a instituição e devem estar centralizados em uma base unificada e de fácil acesso por todos os colaboradores da instituição.

Caso contrário, seria muito difícil trabalhar com indicadores para laboratório com agilidade e precisão. Por isso, para aplicar o BI da forma correta, você precisa contar com um sistema de gestão robusto, ou seja, com um LIS (Laboratory Information System), que é a ferramenta capaz de automatizar, controlar e registrar todos os processos internos da instituição.

Listamos algumas funcionalidades indispensáveis em um sistema de gestão específico para laboratórios:

• Rastreabilidade de todos os processos;
• Integração entre laboratórios de apoio e outros sistemas operacionais;
• Interfaceamento de equipamentos;
• Controle de materiais, reagentes e outros insumos;
• Coletas e recebimento de amostras~.

Quanto mais completo e atualizado for seu banco de dados internos, melhor os resultados obtidos com uso do BI.  

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Sobre a Pixeon  

Somos a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem laboratórios, hospitais, clínicas e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (LIS, HIS, CIS e RIS), quanto no processo diagnóstico (Interfaceamento laboratorial e PACS para radiologia), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

Nosso sistema de gestão para medicina diagnóstica, Pixeon Korus, atende quase 2 milhões de pacientes e processa mais de 9 milhões de exames anualmente. 

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