O cálculo de parâmetro e a personalização de acordo com as necessidades da instituição de saúde

Na gestão de uma unidade de saúde, há diversos indicadores que devem ser levados em consideração para uma boa gestão de estoque. No sistema de gestão, os indicadores de parâmetro têm como objetivo nortear os processos de compra e controle de estoque, para que se tenha na instituição a quantidade ideal para execução das atividades da unidade médica, assim como, para direcionar administração no controle do negócio.

O propósito do cálculo de parâmetro é atualizar os indicadores de acordo as movimentações de estoque, sendo que as fórmulas de cada indicador foram criadas com base em conceitos logístico, a partir de consultoria e, no sistema, é possível fazer a personalização de acordo com as necessidades da instituição de saúde. Hoje o sistema conta com 10 parâmetros para auxiliar na gestão da sua unidade de saúde.

#1 Preço Médio

Esse indicador refere-se à média de valor do produto, sendo que o cálculo é realizado por meio de média aritmética. Tem como objetivo controle de todos os materiais e medicações que foram comprados. Uma forma simples de entender esse cálculo de parâmetro é da seguinte forma: suponhamos que em um estoque tenho uma caneta com o preço médio de R$ 1,00. Para repor estoque, foi comprada uma nova caneta no valor de R$ 2,00. Então o estoque passa a ter duas canetas, que, somadas, custaram R$ 3,00. Assim, conclui-se que o preço médio de cada uma é R$ 1,50.

#2 Tempo Médio de Ressuprimento

O propósito desse indicador de parâmetro é nortear o setor de compras quanto ao tempo de reposição do produto, no cálculo leva em consideração o tempo gasto entre a data de solicitação do material até a data da entrada no Centro Estocador. Sendo que este influencia diretamente no cálculo do Ponto de Ressuprimento. O sistema faz uma média entre as últimas entradas do produto, tendo como padrão considerar as três últimas, contudo é possível personalizar para que seja considerada a quantidade de entradas de acordo com a necessidade da instituição de saúde.

#3 Consumo Médio Mensal

Esse parâmetro trata da média de consumo de determinado produto. O cálculo pode ser realizado de duas maneiras: Consumo Regular, quando não houver oscilação entre um período e outro igual ou maior que 20%, o cálculo é feito através de média aritmética simples. Consumo Oscilante, quando entre o penúltimo período e o último ocorre oscilação maior que 20 % o cálculo é realizado por meio de média ponderada e são adotados pesos. Para fazer esse cálculo de parâmetro o sistema considera os três últimos meses e as seguintes movimentações: Saída pra Consumo Interno, Saída pra Consumo de Paciente, Devolução e Saída por Transformação.

#4 Estoque Virtual

O estoque virtual refere-se à quantidade em estoque físico somado a quantidade pendente. Levando em consideração as necessidades da instituição de saúde é necessário personalizar para que o indicador seja calculado a partir da coleta de preços, trata da solicitação de orçamento ou a partir da Autorização de Fornecimento, dispõe da geração do pedido efetivo de compra.

#5 Estoque Máximo

O Estoque Máximo refere-se à quantidade limite a ser mantida em estoque, de acordo realidade da unidade de saúde. O cálculo deste parâmetro é realizado com base no Consumo Médio Mensal. Com o intuito de obter controle de estoque mais rígido, no sistema de gestão, a partir de configuração, é possível barrar a entrada de produtos que exceda o Estoque Máximo. A personalização pode ser realizada de forma geral ou por produto. Se tratando de itens consignados, o Estoque Máximo será de acordo quantidade definida no contrato de consignação.

#6 Ponto de Ressuprimento

Ponto de Ressuprimento trata-se da necessidade de reposição do produto no estoque, o referido indicador pode ser utilizado na solicitação de transferência assim como na solicitação de compra. No HIS, quando usuário gera solicitação de reposição (Compra ou Transferência) é possível filtrar apenas os itens que atingiram o Ponto de Ressuprimento, para que assim sejam solicitados apenas os itens que estão necessitando de reposição no estoque. Com o intuito de alerta o usuário quanto a necessidade de reposição, no momento da baixa de estoque de um item que atingiu o Ponto de Ressuprimento o sistema apresenta ícone.

#7 Ponto de Segurança

Ponto de Segurança é um amortecedor para as eventuais intercorrências no consumo, falta no mercado, atrasos na entrega, etc., têm como objetivo evitar que o item zere no estoque. O referido indicador equivale ao estoque mínimo aceitável na unidade. No HIS, quando é realizada baixa de estoque, em que o item atinge o Ponto de Segurança o sistema apresenta mensagem de alerta ao usuário.

#8 Intervalo de Ressuprimento

Intervalo de Ressuprimento compõe o tempo em meses do valor a ser mantido em estoque sem comprometer a estratégia financeira da empresa. Esse parâmetro faz uma média do intervalo de tempo entre as compras de compra de determinado item.

#9 índice de Curva ABC

O Índice de Curva ABC trata do grau de movimentação financeira de determinado material ou medicamento. O cálculo é realizado considerando o valor mensal do consumo, tendo como base os seguintes percentuais: Curva A = 70%%; Curva B = 25%  e Curva C = 05%. Contudo, o sistema permite que sejam adotados percentuais de acordo com a realidade da unidade de saúde. É possível determinar as alçadas de aprovação de pedidos de compras a partir da Curva ABC.

#10 Índice de Criticidade

Índice de Criticidade está relacionado ao grau de importância de uso no consumo e reposição de um item dentro do processo produtivo na unidade de saúde.

Exemplo: Em uma unidade oftalmológica, colírio é item essencial no atendimento ao paciente, a ausência deste item afetará o processo produtivo da unidade. Levando em consideração a personalização de acordo com as necessidades da instituição de saúde, o sistema permite que seja definido a importância do item para a unidade a partir do índice de Criticidade

Esse Parâmetro é definido com base nas seguintes letras:

X = É necessário manter em estoque devido à regularidade do consumo por parte das áreas usuárias, mas em caso de falta não compromete em hipótese nenhuma, perda ou parada de produção nas rotinas envolvidas.

Y = Tão importante quanto o primeiro, mas em caso de falta, há um substituto ou similar imediato dentro e ou fora do hospital, sua falta não compromete e parada de produção da rotina envolvida, podendo aguardar a reposição regular do estoque;

Z = Item vital na produção da rotina envolvida, em caso de falta, há parada e perda de produção ou comprometimento da imagem do hospital perante a comunidade. Não existe substituto imediato dentro ou fora do hospital;

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