Sistema para clínicas: como reduzir custos e otimizar processos

Toda instituição, qualquer que seja o setor ou o porte, busca um resultado financeiro satisfatório. Sendo assim, uma boa gestão financeira é indispensável. No caso de instituições de saúde, isso só pode ser feito a partir do uso de tecnologias que facilitem o processo, como um sistema para clínicas.

É fundamental que a instituição tenha à disposição um sistema específico para a área, que tenha sido desenvolvido com funcionalidades próprias para os desafios da saúde, já que fazer a gestão de uma clínica médica  é muito diferente de gerir uma instituição de outro setor. 

Do ponto de vista financeiro, um bom sistema para clínicas médicas precisa ser completo, pois só assim ele conseguirá eliminar erros, aumentar a produtividade das equipes, facilitar o acesso às informações e fornecer dados para tomada de decisões estratégicas.

Além disso, um software para clínicas deve possuir um roadmap que contemple a sua própria evolução de acordo com o mercado. Nisso, um fornecedor ativo faz total diferença. O parceiro precisa acompanhar, ser consultivo e orientar o desenvolvimento do sistema para o que é realmente necessário.

Abordando tudo isso, preparamos este conteúdo para te ajudar a escolher um sistema para clínicas que seja ideal para a sua instituição, apresentando os pontos que precisam ser observados com o objetivo de garantir uma gestão financeira eficiente. Confira!

 

Sistema para clínicas: funcionalidades fundamentais

O maior diferencial de um fornecedor especializado é oferecer um serviço proximal, que entenda as necessidades da instituição e auxilie a alcançar seus objetivos estratégicos por meio da tecnologia.

É preciso considerar que os dados estão entre os ativos mais importantes de uma empresa atualmente, então é essencial conhecer melhor os aspectos de segurança do sistema para garantir que ele vai proteger as suas informações.

Observados esses quesitos, a instituição deve estar atenta às demais funcionalidades que o sistema traz, visando otimizar o fluxo de trabalho das equipes e favorecer a experiência dos pacientes. Algumas das funcionalidades mais importantes nesse sentido são:

Gestão de faturamento

Lidar com as glosas é um grande desafio para as instituições de saúde. Um sistema para clínicas desenvolvido por especialistas tem como prioridade garantir uma gestão de faturamento eficaz. Assim, ao automatizar a coleta de informações e organizar o fluxo de dados, esse sistema evita falhas na comunicação com as operadoras de saúde e, consequentemente, reduz a ocorrência de glosas.

Entre os recursos de faturamento de um bom software, destacamos:

• Mecanismos que impedem o fluxo de informações erradas;
• Mecanismos de alerta sobre informações faltantes;
• Bloqueio de serviços não autorizados;
• Lembrete de limite de atendimentos;
• Identificação de itens glosados e motivos das ocorrências.

Dispositivos de agendamento

Os dispositivos de agendamento para consultas presenciais ou teleconsultas também são indispensáveis para a estruturação da rotina de trabalho, refletindo diretamente na produtividade dos colaboradores.

Com esse recurso, o próprio sistema organiza a agenda de atendimentos, emitindo de forma automática os lembretes e pedidos de confirmação dos pacientes. Assim, evitam-se problemas clássicos como ausências, atrasos e confusões de horários.

Entre as principais funcionalidades que otimizam os agendamentos, destacamos:

• Agendamento on-line de consultas e exames;
• Automatização do envio de lembretes por SMS e/ou e-mail para os pacientes;
• Agendamento de retorno e emissão de links de cobrança;
• Controle da agenda de consultas presenciais e remotas;

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Prontuário Eletrônico do Paciente

Essa funcionalidade é uma das mais importantes em um sistema para clínicas médicas. Afinal, é no Prontuário Eletrônico dos Pacientes (PEP) que todas as informações acerca dos quadros clínicos serão devidamente registradas.

Como o fluxo de dados em uma instituição de saúde é amplo e o setor não permite negligências, é imprescindível fazer esse registro de forma segura e unificada, garantindo também a facilidade de acesso por todos os membros da equipe.

Entre as principais funcionalidades e vantagens do PEP, destacamos:

• Registro centralizado de receituários, prescrições, pedidos de exames, laudos e outras informações relevantes;
• Facilidade de acesso à base de dados dos pacientes;
• Suporte para decisões clínicas mais acuradas;
• Rapidez na entrega de resultados de exames;

 

Principais benefícios de contar com um sistema para clínicas

Agora que você já conhece as principais funcionalidades e recursos que não podem faltar em um sistema para clínica, vamos aos benefícios trazidos por esses mecanismos inteligentes.

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Redução de glosas

Os desafios que mais prejudicam os resultados financeiros de uma clínica ou hospital são, sem dúvidas, as glosas. Elas ocorrem principalmente quando as informações fornecidas sobre um atendimento não coincidem com o registro no banco de dados do convênio de saúde, impedindo o faturamento.

Um bom sistema para clínicas auxilia a instituição a evitar a ocorrência de glosas, garantindo que o atendimento seja efetivo e a recepção não cometa erros no preenchimento das informações.

O sistema deve oferecer um controle inteligente, barrando qualquer tipo de informação errada e alertando para que a recepção não deixe de registrar os itens importantes sobre os atendimentos

Em situações como essa, quando é feito o envio com informações incompletas ou equivocadas, pode acontecer de a glosa voltar para a instituição tentar recuperar. Nesse caso, o sistema para clínicas também pode auxiliar a identificar quais foram os itens glosados e os motivos pelos quais isso ocorreu. É a partir desses motivos que a instituição poderá recuperar a glosa, de acordo com as definições da ANS.

Mais agilidade nos atendimentos

Um dos grandes benefícios que os sistemas para clínicas podem oferecer é uma melhora significativa na agilidade do atendimento. Isso pode ser percebido nos mais diversos setores e nas etapas do contato com o paciente, indo desde a recepção até o consultório com menor tempo de atendimento.

Isso quer dizer que, quando um paciente entra na instituição, é possível ter elementos para compreender melhor quem é esse indivíduo, tendo os seus dados centralizados em um só local. Já o médico tem acesso rápido a dados como o histórico patológico pregresso, exames e doenças prévias.

Além disso, o sistema também pode emitir notas fiscais sem a necessidade de entrar no site da prefeitura da cidade. Isso traz agilidade e eficiência no controle de prestação dos serviços.

Inteligência aplicada às informações

Outro dos benefícios dos sistemas para clínicas médicas é que essas ferramentas permitem o trabalho com a inteligência de dados. Isso quer dizer que os administradores e gestores da instituição ganham mais subsídios e elementos para a tomada de decisões.

Por exemplo, há a possibilidade de controlar a taxa de ocupação e de conversão por médico, que permite acompanhar a performance do corpo clínico e se há ociosidade (o que pode provocar prejuízos).

Outro exemplo de gestão baseada em dados é sobre o total realizado a receber por mês, unidade ou meio de pagamento, além da visibilidade de quais contratos com convênios mais trazem rentabilidade para a clínica. 

Os dados armazenados permitem ainda traçar uma espécie de perfil produtivo da clínica, baseado nas taxas de agendamento, não comparecimento (no-show), contas a pagar, receber. e muitos mais. Dessa maneira, fica mais fácil aprimorar o desempenho de cada setor.

Menor chance de erros médicos

Um sistema para clínicas desenvolvido por especialistas pode prevenir até mesmo a ocorrência de erros médicos. Esse é um problema global e ainda mais recorrente no Brasil, que conta com instituições que precisam funcionar, muitas vezes, próximas do seu limite.

O emprego da tecnologia da informação age positivamente nesse sentido, por meio de recursos tecnológicos como o prontuário eletrônico que falamos anteriormente. Esses recursos são capazes de emitir alertas em tempo real para os médicos e enfermeiros, impedindo algum equívoco durante a administração de medicamentos, por exemplo.

Um bom software também favorece a aplicação de protocolos clínicos, assim como a mensuração de seu uso, o que traz mais segurança para o paciente.

Visão global sobre os processos internos

Qualquer instituição funciona melhor quando consegue avaliar e perceber os seus processos internos. Com clínicas e hospitais funciona da mesma forma, e a gestão pode ser muito melhor quando os responsáveis compreendem perfeitamente o que está acontecendo no local e quem são os responsáveis por cada situação.

Esse é um passo essencial para otimizar as ações administrativas a partir de informações centralizadas e facilmente acessíveis. A armazenagem de todos os dados em uma plataforma unificada viabiliza avaliações mais criteriosas, resultando em decisões mais adequadas à realidade da organização.

Fortalecimento da credibilidade da instituição

Qualquer instituição de saúde depende de sua credibilidade não apenas para atrair clientes, mas também para atrair bons profissionais, reter talentos e até mesmo conseguir parcerias proveitosas.

Esse é outro benefício de um sistema para clínica que assegura a agilidade no atendimento ao público e, ao mesmo tempo, permite que isso seja feito com qualidade, contribuindo assim para consolidar uma imagem positiva da instituição no mercado.

A integração dos departamentos se torna um grande diferencial para a instituição, que conseguirá se destacar em relação a outras organizações que ainda desenvolvem processos manuais e obsoletos.

Diminuição dos custos operacionais

Com o uso de um sistema para clínicas, é possível reduzir custos e despesas em função de múltiplos fatores, como a diminuição de ociosidade de salas, equipamentos e profissionais, por conta da distribuição estratégica de recursos.

Assim como na redução das glosas, um sistema inteligente também permite evitar desperdícios e erros potencialmente graves na administração de recursos, o que ajuda a manter o equilíbrio orçamentário da instituição.

Controle orçamentário eficaz

Por meio do recurso relacionado às contas a pagar, o sistema permite controlar todas as despesas da instituição, alertando quem deve ser pago (e quando) e gerenciando os compromissos com os fornecedores. Tudo de forma automatizada e integrada, desde o atendimento até o fiscal, que também é relacionado à área financeira.

Isso possibilita um amplo controle das despesas e também dos impostos em questão, além de gerenciar os pagamentos dos médicos, contando com relatório de produtividade dessas equipes. Ou seja, o software permite uma visão ampla, completa e detalhada do fluxo de caixa, baseada no plano financeiro da unidade.

 

Como escolher um sistema para clínicas médicas

Ao procurar por um sistema para clínicas, é aconselhável observar se o fornecedor da tecnologia está um passo adiante. Sabemos que a automatização na saúde é um diferencial competitivo, no entanto, se os fornecedores não forem bem escolhidos, os resultados poderão frustrar as expectativas. 

Por isso, esteja atento aos aspectos que você precisa considerar na hora de contratar um sistema para clínicas médicas, como as funcionalidades que listamos anteriormente.

Tenha clareza quanto às necessidades e objetivos de sua clínica para encontrar um sistema que atenda suas demandas. Um fornecedor confiável normalmente possui certificações que dão respaldo a sua integridade e à segurança do software, além de operação robusta para conseguir atender até as clínicas de grande porte.

Além disso, lembre-se que os fornecedores devem garantir o aprimoramento constante do sistema, de modo que a instituição não tenha que se preocupar com o desenvolvimento de novas ferramentas para acompanhar a evolução tecnológica. 

Ter processos mais econômicos sem perder de vista a satisfação dos pacientes depende dessa parceria entre o gestor e o fornecedor. O resultado se refletirá no dia a dia da instituição e, sobretudo, no bem-estar dos pacientes.

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