O que considerar ao escolher um software de gestão hospitalar

Por Equipe Pixeon em 7 de abril de 2022

Ter um software de gestão hospitalar é uma ótima maneira de otimizar a administração da instituição, além de refletir também em um melhor atendimento ao paciente. Mas escolher esse sistema pode ser uma tarefa complexa para a maioria dos gestores. Isso porque são muitas opções à disposição no mercado, que apresentam funcionalidades e tecnologias diferentes.

Sendo assim, é preciso entender quais são as necessidades do hospital e estudar as soluções para fazer uma escolha mais assertiva, considerando o que for mais indicado para a instituição de acordo com o perfil dela e dos profissionais envolvidos.

Mas é importante se atentar a alguns itens que são fundamentais para que o software de gestão hospitalar tenha uma boa usabilidade e seja mais facilmente aplicável ao dia a dia da instituição. Quer saber quais são eles? Fizemos uma lista com tudo o que não pode faltar no seu sistema. Confira!

Quais os benefícios de ter um software de gestão hospitalar?

Antes de saber quais são as principais funcionalidades que um administrador de hospitais deve buscar em um software de gestão hospitalar, é importante entender as vantagens que um sistema como esse pode trazer para o dia a dia da instituição, como:

Otimização de processos;
Redução de falhas;
Gestão estratégica;
Redução de custos;
Segurança no armazenamento de informações;
Melhora no atendimento de pacientes;
Entre outras.

Todos esses ganhos são possíveis apenas fazendo o uso adequado de um bom software de gestão hospitalar.

Quais funções são essenciais em um software de gestão hospitalar?

Agora que você já conhece as vantagens de ter um software de gestão hospitalar na instituição em que você atua, confira essa lista que fizemos com os principais itens que esse sistema deve ter.

Antes de optar por uma solução, observe se ela possui cada um desses itens para garantir que estará tomando uma boa decisão.

Atendimento

Um bom software de gestão hospitalar precisa ter funcionalidades que melhorem o atendimento aos pacientes e contribuam para a fidelização deles, como:

Agendamento de consultas on-line: possibilidade de o paciente marcar sua consulta de forma on-line e a qualquer horário pelo site, sem precisar ligar ou ir até o hospital.
Agenda digital e automatizada: evita confusões nos horários dos médicos, uma vez que envia lembretes sobre agendamentos para os pacientes e, caso estes não possam comparecer, libera a vaga automaticamente para outro interessado, possibilitando encaixes e um uso mais produtivo do espaço e dos equipamentos.
Registro de tempo de espera: permite que a instituição esteja sempre atenta a quanto tempo dos profissionais é dedicado aos pacientes e quanto os pacientes têm ficado esperando antes de serem efetivamente atendidos, para que melhorias sejam feitas constantemente.
Interação com pacientes: o relacionamento com os pacientes também pode ser estreitado com um bom software de gestão hospitalar que envie e-mails e mensagens SMS, seja lembrando de uma consulta, programando retornos, acompanhando o tratamento do paciente ou até mesmo em datas especiais, como aniversário e fim de ano.
Recepção inteligente: é possível combinar um software de gestão hospitalar a uma plataforma de inteligência artificial para receber os pacientes na instituição, realizando o primeiro contato, registrando dados pessoais e direcionando-os para os setores que desejam.

Gestão

Um software de gestão hospitalar também tem o objetivo de auxiliar a administração da instituição, permitindo acesso fácil a dados mais precisos e que possam servir como base para melhores decisões no dia a dia.

Um sistema é importante para possibilitar um controle rigoroso de tudo o que acontece no hospital, auxiliando em uma melhor distribuição dos recursos e, inclusive, no cumprimento de exigências legais.

Nesse sentido, veja algumas funcionalidades que são indispensáveis:

TISS e TUSS: são muitas as exigências legais que qualquer instituição de saúde precisa seguir. Para facilitar esse processo, um software de gestão hospitalar pode ajudar a exportar as consultas para o padrão TISS e enviar esses dados às operadoras de planos e prestadores de serviços. A funcionalidade da tabela TUSS, que é usada para solicitar exames e procedimentos, também oferece mais agilidade e eficiência para a rotina do hospital.
Gerenciamento de diversas unidades: um bom software de gestão hospitalar é essencial para instituições que possuem várias unidades. Nesse caso, é preciso ter os dados centralizados para ter uma visão completa do negócio, o que é facilmente gerenciado por um sistema especializado.
Mensagens em tempo real: uma funcionalidade bastante útil é a de chat para comunicação interna. Isso evita que os profissionais usem aplicativos pessoais, como o WhatsApp, para tratar de assuntos profissionais, já que esses dados podem ser facilmente perdidos ou extraviados. O ideal é contar com um recurso para interagir em tempo real, podendo vincular as mensagens ao cadastro dos pacientes.

Pacientes

Para estabelecer uma rotina mais eficiente e garantir um atendimento melhor, é preciso contar com um software de gestão hospitalar que também possua funcionalidades que automatizem processos relacionados aos pacientes.

Portanto, antes de tomar uma decisão, verifique se a solução disponibiliza essas funcionalidades essenciais:

Teleconsulta: a consulta realizada remotamente é uma tendência e tem sido bem aceita pelos usuários, especialmente depois da pandemia do coronavírus. Mas, para realizar uma teleconsulta de maneira segura, é preciso contar com um software especializado, que tenha sido desenvolvido para armazenar a consulta de maneira adequada, entre outras exigências.
Armazenamento de imagens: entre as vantagens de contar com um software de gestão hospitalar está a possibilidade de inserir mídias diversas no prontuário do paciente. Para um dermatologista, por exemplo, é possível armazenar fotos de pintas e manchas para oferecer ainda mais qualidade no acompanhamento da evolução de determinado tratamento.
Prontuário eletrônico do paciente (PEP): uma das funcionalidades mais importantes de um software de gestão hospitalar é o PEP, que permite à instituição ter um registro de todo o histórico do paciente, com procedimentos realizados, medicações prescritas, resultados de exames, diagnósticos, alergias etc. Tudo isso armazenado de forma segura e com facilidade de acesso aos profissionais autorizados.

Financeiro

Outro pilar que é preciso avaliar antes de escolher um software de gestão hospitalar é o financeiro. O sistema precisa ter funcionalidades que auxiliem o gestor a manter um bom controle das finanças da instituição de maneira simples e eficiente.

Sendo assim, confira quais funcionalidades o software deve apresentar nesse quesito:

Orçamento: é importante que o sistema permita criar e enviar orçamentos rapidamente para os pacientes que entram em contato, além de contribuir para uma melhor organização do planejamento financeiro ao garantir que os dados sejam encontrados e acompanhados com facilidade.
Contas a pagar e a receber: um dos processos mais importantes em qualquer instituição é o registro organizado de entradas e saídas. O sistema precisa ter recursos que facilitem a organização dessas informações para que o gestor possa acompanhar as finanças com clareza e a qualquer momento.
Estoque: o controle de estoque também pode ser realizado com facilidade quando a instituição conta com um bom software de gestão hospitalar. É possível registrar todas as movimentações de medicações e demais materiais do hospital, garantindo um planejamento mais eficiente de compras, considerando também prazos de validade, por exemplo.
Nota fiscal: o sistema deve ajudar o gestor a se organizar para que todas as informações fiscais estejam em dia com as leis. É importante que o software faça integração com as prefeituras homologadas para emitir notas sem a necessidade de acessar outros sistemas. Além disso, deve permitir um fácil controle e consulta de notas emitidas.

Agora que você já sabe quais são as principais funcionalidades de um bom software de gestão hospitalar, fica mais fácil escolher o sistema ideal para a sua instituição.

Entenda também como uma solução como essa pode auxiliar a instituição a eliminar as glosas. Confira este material: