Gestión de indicadores de productividad en el proceso de informe

Este es un momento de transición de las instituciones de salud: la migración de los procesos off-line para on-line. Actualmente, una de las grandes dificultades de las clínicas es no lograr organizar y evaluar efectivamente el desempeño de la operación, desde el momento del primer registro del paciente hasta la entrega del informe. En una clínica que controla los procesos en un simple sistema de planillas, o incluso utilizando un sistema de gestión que no permite la integración con otros sistemas, es muy difícil tener indicadores de productividad que tengan en cuenta todo el flujo de un examen dentro de una clínica.

Sin embargo, toda la clínica trabaja orientada a plazos, conocidos como SLAs, y necesitan cumplir con el tiempo de entrega previamente combinado con los pacientes. Desde el momento en que el paciente hace la programación hasta la entrega del examen, para que la clínica cumpla el plazo de entrega es necesario tener un control de procesos muy claro. Un sistema de gestión que controla las SLAs, y organiza y controla automáticamente el flujo, facilita el día a día de la institución. Normalmente las clínicas cultivan procesos poco claros y vinculados a las personas. De esta forma, las instituciones se vuelven rehenes de algunos colaboradores que muchas veces se sobrecargan.

Actualmente los sistemas de las clínicas están más enfocados en la ejecución de actividades, que en procesos estructurados y en generar indicadores efectivos sobre el desempeño de la clínica. Las preguntas como ‘¿Cuánto tiempo un paciente espera para recibir el informe de su examen?’, ‘¿Cuánto tiempo un médico radiólogo tarda en generar un informe?’ o ‘¿Cuánto tiempo dura cada actividad hasta la entrega del informe?’ Nunca se responden con los sistemas de gestión comunes. Las clínicas no tienen visibilidad de indicadores de productividad, importantísimos para identificar los cuellos del proceso y promover cambios.

Muchas veces, el administrador identifica que hay un problema de productividad, pero por no tener informaciones consistentes y específicas, realiza cambios por sentimiento, o tratando de adivinar la causa del problema. Por no medir indicadores de productividad propiamente, la administración se pierde en la toma de decisiones y no puede entender cómo se están ejecutando los procesos de la propia clínica.

Hacer una institución de salud productiva y eficiente es cada vez más crucial para fidelizar a los pacientes y promover el crecimiento de la clínica de manera sostenible. La actualización en las tablas de convenios, cada año, se vuelve más desfavorable en relación al crecimiento de costos de mantenerse una unidad. Así, medir indicadores de productividad y hacer la clínica más eficiente es crucial para mantenerla rentable.

Para ello, lo ideal es utilizar un sistema que gestiona el flujo de procesos, que trabaja con el concepto de workflow y listas de trabajo orientadas a SLAs. Muchas veces, la clínica tiene control de las SLAs y entrega todos los exámenes en el plazo, pero analizando todas las fases del proceso, ni siempre todas las áreas están siendo eficientes en su trabajo – es posible que una fase sea ineficiente y otra muy productiva, por ejemplo. Así, la unión de estas dos garantiza que la clínica entregue todo en el plazo.

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