¿Por cuánto tiempo preciso guardar los exámenes de pacientes?

Las clínicas y hospitales están cada vez más preocupados con el bienestar de los pacientes. Entre los servicios prestados, están el almacenamiento de exámenes no retirados. Si su institución utiliza sistemas digitales, esta medida no causa tantos problemas. Sin embargo, si el almacenamiento es físico, los exámenes impresos pueden ocupar un espacio considerable en las recepciones. Pero al final, ¿cuánto tiempo hay que guardar los exámenes de pacientes?

De acuerdo con el Consejo Federal de Medicina (CFM), los exámenes, que incluyen imágenes e informes, forman parte de la historia clínica del paciente. Este historial médico debe mantenerse en la institución por un mínimo de 20 años, según dice la Resolución CFM nº 1.821/2007, en el caso de documentos impresos en papel. Para los registros digitalizados o microfilmados, este almacenamiento debe ser permanente.

Es importante recordar que el deber de guardar los exámenes de pacientes termina a partir del momento en que se retira el examen, pero es obligatorio que quede archivado una vía del informe emitido. También es fundamental que la institución guarde el comprobante de entrega al mismo tiempo que debería almacenar la historia clínica, para evitar complicaciones futuras.

Existen hospitales que aun tercerizan el servicio de diagnóstico por imagen con clínicas y laboratorios. En estos casos, si esta empresa tiene autonomía administrativa, con los informes de los exámenes emitidos en su nombre, la responsabilidad de guardar el material de archivo es de esa empresa. Es decir, si ocurre la rescisión del contrato del servicio prestado, el material deberá ser almacenado por la clínica o por el laboratorio, y no por el hospital. Los pacientes que retiren exámenes después de la terminación del contrato, deben dirigirse a la empresa que prestaba el servicio.

Como el tiempo de almacenamiento es muy largo, 20 años, utilizar sistemas digitalizados contribuye mucho para reducir el espacio en las recepciones de clínicas y hospitales. El PACS Aurora permite el almacenamiento de imágenes. Aunque para estos sistemas es necesario guardar los exámenes de pacientes de forma permanente, aumentar el espacio del servidor es más práctico, fácil y barato que aumentar el espacio físico. Compruebe la demanda de su institución y elija la mejor opción, pero siempre respete las resoluciones del CFM.

¿Cómo guardar los exámenes de pacientes con el PACS?

La sigla PACS significa Picture Archiving and Communication System, que se traduce en Sistema de Comunicación y Archivo de Imágenes. Su función primordial es almacenar imágenes y facilitar la comunicación entre los sectores de hospitales y clínicas. Un sistema PACS ideal debe atender todo el flujo de imagen, desde la adquisición del examen, hasta el diagnóstico, proceso de informe y monitoreo.

Los exámenes se quedan en una plataforma electrónica, facilitando su búsqueda. Sus recursos mejoran la accesibilidad, seguridad y distribución de exámenes e informes. Y aún es posible aumentar la productividad de su institución y ofrecer más comodidad y agilidad al paciente.

Al almacenar los exámenes en el PACS, la institución no necesita ocupar espacios físicos para el almacenamiento de exámenes. Se sabe que el alquiler de espacios físicos en grandes centros tiene un costo elevado. Con los exámenes almacenados digitalmente es posible aprovechar el espacio físico de la institución de manera más interesante, como para salas de exámenes, por ejemplo.

Tradicionalmente, las imágenes de los exámenes se almacenan en el servidor del PACS. Sin embargo, este escenario se está modificando.

¿Guardar los exámenes de pacientes en la nube ya es una realidad?

El almacenamiento en la nube integrado a sistemas de PACS sigue siendo una idea relativamente nueva, pero ya ha demostrado los enormes beneficios que puede ofrecer.

Actualmente, las instituciones enfrentan problemas de gestión de infraestructura para el almacenamiento de exámenes a largo plazo. Además de la dificultad de administrar la información y hacer frente a problemas de seguridad, existe también el alto costo involucrado en la adquisición y el mantenimiento de servidores y centros de datos. Compruebe algunas de las ventajas del almacenamiento de exámenes radiológicos en la nube:

Reducción de costos

El Consejo Federal de Medicina prevé que los documentos e la historia clínica del paciente, que incluyen exámenes, deben mantenerse en la institución por lo menos 20 años. Así, con el tiempo, el costo de la infraestructura necesaria y la inversión para mantenerla sólo aumenta. Con el avance de la tecnología, los exámenes se pueden enviar a la nube automáticamente a través del PACS. Con ello, reduce la necesidad de datacenters más robustos y, consecuentemente, los costos involucrados en el proceso.

Eficiencia operativa y seguridad

Con los servicios de almacenamiento en nube integrados a soluciones como PACS, ya no es necesario tener recursos cuidando el almacenamiento de exámenes en medios físicos, como CDs, películas o incluso en papel. Así, el proceso de administrar y almacenar la información es optimizado. De esta manera, se facilita la localización de los exámenes cuando sea necesario. El almacenamiento en la nube también contribuye a la seguridad de la información. En algunos casos, el almacenamiento físico puede sufrir pérdidas o tener exámenes dañados.

Más escalabilidad

El modelo de almacenamiento en la nube permite que la institución pague bajo consumo. En este caso, sólo por lo que realmente utilice. Así, no hay límites para el crecimiento. Incluso con la adquisición de nuevas modalidades no hay necesidad de adquirir más espacio. No hay que hacer la adhesión de un nuevo paquete. Sólo tiene que enviar las imágenes a la nube y, así, la institución puede crecer a su propio ritmo sin quedarse atada al proveedor.

¿Por qué es importante almacenar las imágenes en la nube?

¿Cómo almacenar con seguridad, un número gigantesco de imágenes en un centro de datos propio? Con el almacenamiento en la nube usted evita el alto costo con el mantenimiento de servidores. Y aún es posible apostar por la seguridad de la información.

Imagine que una tomografía tiene aproximadamente 500 imágenes y que una determinada institución haga unos 5.000 exámenes al año. Al multiplicar por 20 años, por lo menos, que el examen necesita quedar almacenado serán 10 millones de imágenes almacenadas.

500 imágenes

5.000 exámenes al año

X 20 años de empresa

10 millones de imágenes