4 dicas para reduzir gastos com a gestão de custos hospitalares

A gestão de custos hospitalares é um dos maiores desafios para os gerentes financeiros, sobretudo em tempos de instabilidade econômica, o que leva à alta dos preços de insumos, pressão por resultados e outras recessões.

Tanto que, nos últimos anos, muitas instituições têm buscado diferentes meios para otimizar recursos e tomar decisões estratégicas. É disso que falaremos neste conteúdo, listando 4 dicas práticas para reduzir gastos e equilibrar o orçamento. Vamos lá!

Tipos de custos hospitalares

Para compreender melhor os conceitos que envolvem a gestão de custos hospitalares, definimos os diferentes tipos de despesas abaixo:

• Custo: tudo que é gasto direta ou indiretamente, na prestação de um serviço ou na produção de um bem (produto).
• Custos fixos: são aqueles cujo valor não se altera quando se aumenta ou reduz a quantidade de volume dos serviços produzidos. Os custos fixos se mantêm mesmo que sem produção. Por exemplo, se um hospital atender 10 ou 30 pacientes, os custos com infraestrutura, segurança ou iluminação serão os mesmos naquele período.
• Custos variáveis: são aqueles cujo valor se altera quando se aumenta ou diminui a quantidade de volume de serviços prestados. Um exemplo são os gastos relacionados à matéria-prima: se há um aumento no número de exames de imagem, há um aumento no número de filmes radiológicos utilizados – se a organização não utiliza um PACS com visualização e entrega dos resultados digital, por exemplo.

Os custos, sejam eles fixos ou variáveis, ainda podem ser classificados como diretos ou indiretos de acordo com a forma de aplicação:

• Custos diretos: são os custos que podem ser identificados diretamente no produto ou serviço. Consegue-se identificar a quantidade consumida ao se observar o serviço que está sendo prestado. Um exemplo são os materiais e medicamentos utilizados, assim como a quantidade de tempo dos profissionais envolvidos no atendimento do usuário.
• Custos indiretos: são os custos que não têm possibilidade de identificação direta com o serviço prestado, como por exemplo, a iluminação de um centro cirúrgico.

Qual a importância da gestão de custos hospitalares?

A gestão financeira tradicional não é capaz de atender a complexidade dos processos que interferem diretamente no orçamento final dos hospitais. Dessa forma, é fundamental investir em sistemas que otimizem a gestão, adequando-se às necessidades e ao porte de cada instituição.

Esse controle é essencial para a qualidade e eficiência dos serviços prestados. Afinal, se o orçamento hospitalar está prejudicado, isso interfere na capacidade de atendimento , qualidade de tratamento proporcionada aos pacientes e em outros procedimentos básicos para a manutenção dos serviços. Portanto, cuidar da gestão financeira significa priorizar também a eficiência nos atendimentos.

Nesse sentido, contar com tecnologias adequadas ao porte e às necessidades da sua instituição ajuda bastante na otimização da gestão financeira. É imprescindível que os hospitais busquem soluções que atendam às peculiaridades do setor de saúde, integrando funcionalidades e dados para qualificar o atendimento dos pacientes.

Os sistemas da Pixeon, por exemplo, foram desenvolvidos especificamente para a área da saúde e permitem monitorar em tempo real uma série de dados que levam a um controle financeiro efetivo, considerando-se os diferentes custos mencionados no tópico anterior.

Os softwares como o HIS podem apresentar as informações financeiras por setor, paciente, convênio ou procedimento. Para cada um desses cálculos, diversos itens são levados em conta, tais como horas de trabalho dos profissionais envolvidos, materiais utilizados, diárias de internação, valor da hora no centro cirúrgico etc.

A partir desses dados é possível otimizar recursos e melhorar a eficiência de processos. Com as informações corretas em mãos, o gestor pode definir um planejamento, tomar decisões e buscar soluções para problemas, sempre que necessário.

Quer saber mais sobre a importância de uma gestão baseada em dados? Veja nosso manual de indicadores hospitalares e saiba quais acompanhar.

4 dicas para reduzir gastos com a gestão de custos hospitalares

Vamos agora às boas práticas para reduzir custos hospitalares e otimizar sua gestão financeira, considerando-se a tecnologia como sua maior aliada.

1. Automatize processos internos

Tradicionalmente, hospitais realizam o controle de gastos com o uso de planilhas ou servidores locais. Um dos problemas desse tipo de gestão é o retrabalho dos profissionais, que por vezes têm de fazer o rastreamento de dados de serviços prestados na organização de forma manual – principalmente nos casos em que há registro de glosas.

Além de ficar suscetível a erros e tomar muito tempo dos profissionais do setor financeiro, a gestão de custos hospitalares tradicional acaba desconsiderando as situações específicas que influenciam o faturamento final. Nesse caso, o famoso “cortar gastos” pode não resolver os problemas do orçamento e acabar gerando outras falhas na organização, como demissões.

Nesse sentido, a melhor maneira de equilibrar fator humano e gestão de custos hospitalares é automatizando processos internos (como a análise de dados) com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

Assim, a rotina corporativa ganha fluidez e os profissionais terão mais tempo livre para desempenhar funções que demandam a expertise humana, como o acolhimento aos pacientes e um atendimento diferenciado.

2. Capriche na análise dos indicadores

A análise de indicadores sólidos é essencial para controlar custos hospitalares de forma integral. Isto é, acompanhando métricas, dados e conceitos que têm um impacto direto sobre o orçamento, o gestor consegue definir um planejamento estratégico mais assertivo e bem direcionado.

Valores gastos com materiais, o tempo de espera para o atendimento dos pacientes ou o período de ociosidade dos equipamentos, por exemplo, são dados valiosos para compreender o andamento dos processos, de modo a identificar gargalos e replicar estratégias que vêm dando certo.

Muito além do controle básico de entradas e saídas de recursos, o gestor financeiro deve analisar diferentes aspectos e atividades dos hospitais que possam influenciar no faturamento final.

Essa gestão de custos hospitalares guiada por dados permite identificar os principais pontos de melhoria na instituição, desde questões operacionais, de infraestrutura e falhas nos fluxos de atendimento. 

Com o controle de dados também é possível reconhecer áreas e operações que podem ser otimizadas e fortalecidas para gerar resultados ainda melhores. Ou seja, a análise de dados é um processo de suporte à tomada de decisões gerenciais e estratégicas para a organização.

3. Identifique gargalos administrativos e operacionais

Pode até ser que os gestores acreditem que o orçamento está bom e que os resultados positivos são sinal de que a instituição está crescendo. Mas, em uma avaliação profunda, é possível identificar vários processos que podem ser otimizados para aumentar ainda mais o faturamento.

Por exemplo: atrasos de 15 ou 20 minutos para iniciar um procedimento no centro cirúrgico podem não parecer muito tempo para os profissionais ou pacientes. Contudo, a longo prazo, se for contabilizado o tempo de ociosidade da sala, equipamentos e dos médicos, a percepção pode ser bem diferente.

Com a análise de relatórios avançados, os gestores podem detectar gargalos que sinalizam, por exemplo, que o aluguel de certos equipamentos não é rentável para a organização – podendo tanto optar pela compra, quanto pela desistência do serviço. Essa avaliação pode se estender para outros procedimentos específicos, que muitas vezes não estão dando o retorno financeiro esperado.

4. Invista em softwares robustos e especializados

Assim como empresas de diferentes setores, as unidades de saúde precisam de um acompanhamento financeiro constante, que hoje é totalmente otimizado e facilitado com softwares e ferramentas digitais, como o Business Intelligence.

Tais instrumentos captam as informações em tempo real e demonstram por meio de gráficos, tabelas e relatórios avançados, os inúmeros dados gerados pelos hospitais – que vão muito além dos tradicionais fluxos de caixa.

Somente com o controle de dados, a partir de softwares robustos que permitam ter um panorama completo da organização, é que os gestores poderão tomar decisões eficientes, visando o crescimento e o maior faturamento dos hospitais.

Mais que uma tendência do mercado, o uso de tecnologias na gestão de custos hospitalares é a chave para que as instituições aumentem a vantagem competitiva e as possibilidades para obter melhores resultados. Contar com sistemas especializados no setor da saúde e que trabalhem de forma integrada é um aspecto decisivo na busca por um sistema de gestão.

Os softwares de gestão financeira devem ir além do controle de entradas e saídas de recursos; eles devem estar integrados a outros processos e dados da unidade hospitalar, como o registro de pacientes, tempo de espera, procedimentos realizados, estoque e etc.

Os softwares de gestão da Pixeon contemplam todos esses aspectos para otimizar o dia a dia da sua instituição, aumentando a produtividade de seus colaboradores e tornando a jornada do seu paciente mais rápida e segura.

Sobre a Pixeon  

Pixeon é a empresa brasileira com o maior portfólio de softwares para o mercado de saúde. 

Nossas soluções atendem hospitais, clínicas, laboratórios e centros de diagnóstico por imagem, tanto em gestão (HIS, CIS, RIS e LIS), quanto no processo diagnóstico (PACS e Interfaceamento laboratorial), garantindo mais desempenho e gestão de alta performance em instituições de saúde. 

O software HIS/CIS para hospitais e clínicas, Pixeon Smart, é completo e integra toda a instituição em um só sistema, além de ser certificado no mais elevado nível de maturidade digital pela SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). 

Já são mais de 3 mil clientes no Brasil, Argentina, Uruguai e Colômbia e milhões de pacientes atendidos anualmente por meio das nossas plataformas.  

Quer saber se as tecnologias da Pixeon fazem tudo que você sempre quis para o seu hospital ou clínica? Solicite um contato comercial e surpreenda-se com tudo que nosso sistema de gestão é capaz!