Como utilizar a tecnologia para controlar os custos hospitalares?

Você consegue mensurar o quanto é importante para o faturamento fazer uma boa gestão de custos hospitalares?

A pesquisa de Variação de Custos Médico-Hospitalares (VCMH), realizada pelo Instituto de Estudos de Saúde Suplementar (IESS), mostrou que, devido à pandemia, a VCMH estava negativa em 1,9% em dezembro de 2020, em decorrência da opção dos beneficiários em adiarem procedimentos e consultas.

No entanto, com o início da vacinação no país e a retomada gradual das atividades, o primeiro trimestre de 2021 apresentou retomada do crescimento do índice.

Mas, mais do que acompanhar a VCMH, para tomar melhores decisões em relação aos custos hospitalares, a instituição precisa de um sistema de gestão que auxilie esse controle.

A gestão dos custos hospitalares é bastante diferente de outras áreas da saúde. É preciso conhecer o hospital, além de entender a rotina e as áreas de apoio. Só assim os gestores podem compreender os produtos e as unidades de negócios.

Há uma série de equipes, serviços e produtos envolvidos e interligados. Por isso, não basta uma metodologia tradicional, mas investir em uma gestão diferenciada dos custos hospitalares. É o que veremos a seguir.

Custos hospitalares: principais grupos de repasse de custos e despesas

Há alguns principais grupos de despesas e custos dentro de um hospital:

• Folha de pagamento;
• Honorários médicos;
• Materiais e medicamentos;
• Impostos;
• Despesas gerais (água, energia elétrica etc.).

Dentro dos grupos, é fundamental criar os pontos de controle. São eles que irão determinar se há grandes oscilações em cada grupo de custos hospitalares ou, ainda, dentro de um setor específico.

Se existe, por exemplo, uma variação de 15% em um dos grupos, é preciso cruzar informações e avaliar se a curva crescente está de acordo com o aumento da demanda do hospital.

A visão de futuro é essencial para os gestores hospitalares garantirem seu lugar à frente dos concorrentes e cuidarem bem da saúde financeira da instituição. Isso é possível justamente por esse cruzamento de dados, que informa ao gestor sobre o que está acontecendo na rotina de cada um dos grupos. Dessa forma, pode-se identificar gargalos e oportunidades de investimento.

Os pontos de controle devem ser baseados em indicadores, como: aumento de demanda, variação da folha de pagamento e volume de material e medicamento.

O cruzamento de custos hospitalares com indicadores, como aumento de custo de materiais e medicamentos frente ao indicador de paciente/dia, é fundamental para uma gestão estratégica de custos.

No entanto, sem o auxílio de um sistema especializado, é impossível acompanhar os custos hospitalares, o que se torna ainda mais difícil se a instituição estiver escalando.

Benefícios da tecnologia na gestão de custos hospitalares: como um sistema especializado pode contribuir

Quanto mais dados a instituição tem para lidar, maior deve ser a organização para que exista uma análise precisa do que está acontecendo diária ou mensalmente.

A tecnologia permite acompanhar a produtividade de cada setor da instituição de acordo com a sua realidade e também a formação de preços. Sem informações para negociar com convênios, o preço dos procedimentos será provavelmente baseado no preço estabelecido pelo mercado, que pode passar longe da realidade da instituição.

Para saber como fazer a gestão dos materiais, insumos e medicamentos de um hospital e garantir uma boa administração, evitando desperdícios e realizando as compras de forma mais adequada, confira este material: “Dicas de como administrar os materiais, insumos e medicamentos de um hospital”

Nos hospitais, o controle é feito a partir da investigação e da determinação dos custos que envolvem os serviços de cada paciente e que estão, inevitavelmente, dentro das áreas citadas anteriormente.

Nesse sentido, é fundamental uma divisão de compromissos dentro de um sistema de custos hospitalares. Cada um possui uma responsabilidade e deverá prestar contas. Para isso, será necessário que o encarregado consiga fazer uma associação de sua função com o panorama da instituição.

Dessa forma, será possível alcançar um comparativo com os gastos de serviços, processos e projetos e os que estão no comando de cada um. Isso possibilita outra prática indispensável, que é distinguir os centros de custos: gerais, intermediários ou atividades fim.

Isso pode ser feito em três etapas:

1. Investigar as rotinas de gestão e administrativas, insumos ou materiais internos e externos, produtos intermediários e para atividade fim e recursos humanos;
2. Averiguar e criar os centros de custos, agrupando os que possuem particularidades, rotinas, expertise e materiais médicos similares;
3. Manter um sistema de informação e registro de dados físicos e financeiros associados ao uso de materiais e equipamentos e seus valores dentro do fluxo de serviços.

Dentro dos itens apresentados pelos profissionais, é possível visualizar o quanto uma tecnologia especializada é importante para os propósitos de análise e controle de custos hospitalares.

Leia também: [E-book] Transformação digital para saúde: automação de processos e gestão digital para hospitais

2 pontos nos quais a tecnologia promove controle de custos hospitalares

Confira dois exemplos essenciais de como a tecnologia ajuda a alcançar um melhor controle de custos hospitalares:

Faturamento

• Visão detalhada dos pagamentos e das glosas (acatadas e recuperáveis/recusadas);
• Controle do que foi produzido, quanto foi faturado e o que está por faturar;
• Indicação do motivo pelo qual o faturamento está parado (se foi um erro na recepção, ao esquecer de anexar a cópia de algum documento, por exemplo);
• Gerenciamento de contas a receber mais completo;
• Respostas para questões como:

Por qual motivo o que foi produzido não foi faturado?

Por que não houve o pagamento do convênio?

Há um problema interno ou externo?

Serviço e material médico hospitalar

• Mensuração do custo físico do material e medicamento;
• Gestão de hora por pessoa;
• Custo de sala por hora;
• Hora do custo cirúrgico, da utilização dos equipamentos;
• Ficha técnica com determinação de cada procedimento e das horas e materiais utilizados para os serviços;
• Detalhamento de: mão de obra do médico, do técnico, custo-hora do espaço físico (sala), quantidade de minutos e tempo do equipamento (o que resulta no custo por equipamento) e materiais médicos.

Ao chegar até a análise do custo envolvendo tanto faturamento quanto serviço e material médico hospitalar, é possível saber precisamente se o que está sendo recebido do convênio cobre o que está sendo gasto no procedimento.

Por exemplo: o convênio paga X, mas o hospital gasta X + Y. Com a ficha técnica, mostra-se os custos criteriosos e, por meio das provas da análise, pode haver uma negociação de preços com o convênio.

Há ainda o conceito de custos por absorção, em que são distribuídos pequenas partes de gastos por área até chegar ao custo do hospital. Quanto mais houver a mensuração dos custos hospitalares, mais é possível melhorar os processos.

Saber o quanto há de atraso de um paciente para outro e a qualidade do atendimento permite medir e planejar. Por exemplo, é possível negociar com fornecedores, realizar uma compra maior de determinado item, analisar a qualidade de produtos, saber a melhor estratégia para estoque, negociar taxa e contrato de manutenção de equipamentos hospitalares e muito mais. 

Ou seja, a gestão financeira é, sem dúvidas, um dos pilares de qualquer instituição. Porém, para que o profissional possa executar seu papel, precisa contar com as ferramentas adequadas. O mesmo vale para o controle dos custos hospitalares.

Quer saber mais sobre como um sistema de gestão pode ajudar a sua instituição a reduzir glosas? Temos um conteúdo completo sobre esse assunto e que pode ser muito útil para você. Confira:

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